Trách nhiệm của một Hybrid Business Analyst trong doanh nghiệp

Ngày nay, các doanh nghiệp ngày càng nỗ lực để cải thiện quy trình doanh nghiệp, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động đồng thời tối đa hóa lợi nhuận cho bất kỳ khoản đầu tư nào được thực hiện.

Với nhu cầu tăng lên, không quá ngạc nhiên khi một công ty tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà phân tích nghiệp vụ để thúc đẩy quy trình và đảm nhận vai trò lãnh đạo trong các dự án lớn. Các doanh nghiệp thường tìm kiếm một ứng cử viên có nền tảng phong phú và đa dạng cùng các kỹ năng độc đáo có thể được sử dụng để đáp ứng một loạt các nhu cầu.

Thông thường, những chuyên gia này là những nhà phân tích nghiệp vụ có kinh nghiệm, đã giữ vị trí thành công trong ba năm trở lên. Lý tưởng nhất là các ứng cử viên làm việc với các tổ chức của một số ngành công nghiệp khác nhau, cho phép họ cung cấp giá trị cho đa dạng các tổ chức và dự án.

Trong bài viết này, BAC sử dụng thuật ngữ Hybrid Business Analyst, tuy nhiên có thể có nhiều cách gọi khác như Flexible Business Analyst, Lead Business Analyst, and Enterprise Business Analyst. Mục đích của bài viết này cũng sử dụng quan điểm của một Hybrid Business Analyst – người có cách tiếp cận truyền thống hơn.

Dưới đây là một số trách nhiệm phổ biến của Hybrid Business Analyst:

Chúng ta hãy khám phá những trách nhiệm này một cách chi tiết để minh họa những gì bạn thường phải thực hiện trong vai trò của một Hybrid Business Analyst nhé.

Xác định chi phí ước tính của một dự án là việc rất quan trọng đối với mục đích lập kế hoạch, đồng thời xác nhận giá trị của việc giải quyết vấn đề. Điều này bao gồm xem xét tất cả các nguồn lực hiện có của công ty, chi phí dự kiến của phần mềm hoặc hệ thống mới và nắm rõ những gì cần thiết để đạt được các mục tiêu của dự án.

Hoạch định ngân sách rõ ràng có thể giúp cung cấp sự minh bạch về tài chính ngay từ đầu và giúp tránh các vấn đề về tiền bạc trong giai đoạn sau của dự án.

Hybrid Business Analyst cần hiểu những gì họ mong đợi từ các mục tiêu kinh doanh. Là một nhà phân tích chuyên nghiệp, bạn nên hiểu đầy đủ nhu cầu doanh nghiệp của các bên liên quan đến dự án để có thể xác định chính xác  và thành công các vấn đề đồng thời thúc đẩy việc thực hiện các dự báo trong tương lai thông qua các giải pháp hiệu quả.

Đôi khi, chính các bên liên quan là người không hiểu rõ nhu cầu của họ là gì. Do đó, công việc của các nhà phân tích nghiệp vụ là giúp tất cả những người tham gia vào dự án xác định đúng mục tiêu và kỳ vọng. BA có được thông tin và thực hiện các bước hành động cần thiết để nhận ra các giá trị quan trọng của quá trình chuyển đổi.

Các nhà phân tích nghiệp vụ là các nhà lãnh đạo tổ chức làm rõ và điều chỉnh các mục tiêu này đồng thời ưu tiên công việc để các thành viên nhóm dự án khác có thể làm tốt công việc của họ. Bạn có thể nghĩ Hybrid Business Analyst như một tiền vệ cho sự chuyển đổi của một tổ chức.

Do đó, Hybrid Business Analyst thường tham dự các cuộc họp thường xuyên với các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi người đều có sự hiểu biết chung về nhu cầu kinh doanh trong quá trình xác định và điều chỉnh.

Là một nhà phân tích nghiệp vụ, bạn có thể cần thực hiện nhiều bài thuyết trình và điều hành, tạo điều kiện tốt nhất cho nhiều cuộc họp trong suốt sự nghiệp của bạn. Là một phần của một nhà lãnh đạo nhóm có nghĩa là bạn phải truyền đạt kiến thức, kĩ năng và kinh nghiệm cho đồng đội của mình. Điều này thường được thực hiện trong các cuộc họp nhóm.

Các nhà phân tích nghiệp vụ cũng hỗ trợ điều hành các cuộc họp để có được thông tin, giải quyết vấn đề, cung cấp, cập nhật và hơn thế nữa. Trong các cuộc họp này, bạn thường có những cuộc trò chuyện với giám đốc điều hành và quản lý cấp cao qua đó trình bày cho họ những thông tin phức tạp. Do đó, điều quan trọng là phải tự tin, nói chuyện thoải mái, lưu loát trước mọi người.

Soạn thảo tỉ mỉ chi tiết dự án

Một nghĩa vụ quan trọng khác của một nhà phân tích donah nghiệp là đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án. Nếu các thành viên trong nhóm mơ hồ thậm chí không biết những gì mình cần làm thì cơ hội họ đáp ứng những kỳ vọng và hoàn thành tốt công việc rất mong manh.

Nhưng ngoài việc lập bản đồ trách nhiệm cho từng cá nhân, BA cũng phải tạo điều kiện thuận lợi cho thông tin thích ứng giữa các bên liên quan khác nhau trong dự án. Sự hợp tác này cho phép mỗi bên hiểu được sự thay đổi đang được xem xét và nó sẽ ảnh hưởng đến từng nhóm như thế nào. Giải pháp cuối cùng thường chỉ thành công khi tất cả các thành viên trong nhóm có sự hiểu biết rõ ràng và đồng thuận về các chi tiết quan trọng của dự án.

Trong khi các nhà phân tích nghiệp vụ thường không muốn xây dựng và phát triển một nhóm dự án thì một số tổ chức hiện nay yêu cầu Hybrid Business Analyst làm như vậy. Điều này thường xảy ra nhất khi Hybrid BA dẫn dắt các dự án mà không có người quản lý dự án.

Điều này thường có nghĩa là nhóm cấn đảm bảo có các công cụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện vai trò của mình, tuy nhiên trong một số trường hợp, điều này bao gồm cả việc giám sát quá trình tuyển dụng và tham gia trực tiếp vào các cuộc phỏng vấn qua đó hỗ trợ tuyển dụng các ứng viên phù hợp để lấp đầy các vị trí trống. 

Các nhà phân tích nghiệp vụ phải cam kết thực hiện một dự án và xem xét nó từ đầu đến cuối. Tuy nhiên, hầu hết các nhà phân tích nghiệp vụ điển hình không tham gia trực tiếp vào quá trình thực hiện. Tuy nhiên, vì Hybrid Business Analyst đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho sự thay đổi nên họ thường được đưa vào chu kỳ chu trình triển khai một cách tự nhiên.

Sự tham gia của họ có thể bao gồm việc giải quyết bất kỳ vấn đề nào được phát hiện trong quá trình thực hiện và giải quyết các yêu cầu bổ sung hoặc thay đổi có thể phát sinh từ đó. Ngoài ra, các nhà phân tích nghiệp vụ cũng có một chút kỹ thuật trong tự nhiên và họ có thể tham gia hoặc hỗ trợ thử nghiệm để đảm bảo rằng giải pháp đáp ứng đúng các mục tiêu đã nêu.

Khi kết thúc quá trình triển khai, các BA cũng sẽ thường giúp triển khai giải pháp mới bao gồm đào tạo các bên liên quan và tạo tài liệu cần thiết. 

Như bạn có thể thấy, một nhà phân tích kinh doanh hỗn hợp có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm quan trọng để thực hiện, triển khai dự án và cuối cùng là thành công của một dự án. Thông thường, khi một dự án thiếu nhân sự chủ chốt, chẳng hạn như người quản lý dự án và chuyên gia đảm bảo chất lượng, Hybrid Business Analyst  cần được đưa vào để giúp những thay đổi này diễn ra suôn sẻ.

Hy vọng rằng những chia sẻ BAC chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC’s Blog bạn nhé.