IT BA: Cách tinh gọn hoạt động công nghệ thông tin

Trong thời đại số hóa phát triển mạnh mẽ, Công nghệ thông tin (CNTT) không chỉ đóng vai trò hỗ trợ mà còn trở thành nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành và phát triển bền vững. Tuy nhiên, cùng với sự mở rộng nhanh chóng của công nghệ là những thách thức ngày càng lớn trong việc tối ưu hóa hoạt động CNTT để đảm bảo hiệu suất, giảm chi phí và duy trì tính cạnh tranh. Đây chính là lúc Business Analysis phát huy vai trò quan trọng của mình.

Business Analysts trong ngành CNTT không chỉ đơn thuần là người thu thập yêu cầu mà còn đóng vai trò như cầu nối giữa công nghệ và kinh doanh, giúp xác định nhu cầu, tối ưu hóa quy trình, cải tiến hiệu suất và đảm bảo rằng các giải pháp công nghệ phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào vai trò của IT BA: Cách tinh gọn hoạt động công nghệ thông tin nhé!

1. Tổng quan về hoạt động công nghệ thông tin

Trước đây, CNTT chủ yếu đóng vai trò hỗ trợ, nhưng giờ đây, nó đã trở thành động lực chính giúp các tổ chức vận hành hiệu quả, cải tiến quy trình và tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Hoạt động CNTT bao gồm quản lý cơ sở hạ tầng, vận hành hệ thống, phát triển ứng dụng và bảo mật dữ liệu. Tất cả nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động mượt mà, an toàn và linh hoạt trước những thay đổi của thị trường. Tuy nhiên, cùng với sự mở rộng nhanh chóng của công nghệ là những thách thức lớn trong việc tối ưu hóa vận hành, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất.

2. Tại sao phân tích nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động CNTT?

Hoạt động CNTT bao gồm tất cả các quy trình và dịch vụ do bộ phận CNTT cung cấp, đảm bảo quản lý và hỗ trợ cơ sở hạ tầng kỹ thuật số, hệ thống và ứng dụng. Trong bối cảnh này, phân tích nghiệp vụ tập trung vào việc hiểu và cải thiện các hoạt động này nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của tổ chức.

3. Các thành phần chính của hoạt động CNTT 

Nếu bạn không phải là người am hiểu về công nghệ thì dưới đây là một số thành phần chính của hoạt động CNTT:

• Cơ sở hạ tầng (Infrastructure): Bao gồm phần cứng và tài nguyên mạng nền tảng.
• Hệ thống (Systems): Các phần mềm và dịch vụ hỗ trợ các chức năng kinh doanh.
• Ứng dụng (Applications): Các giải pháp phần mềm cụ thể được người dùng cuối sử dụng để thực hiện công việc.

4. Vai trò của Business Analyst trong hoạt động CNTT

Như BAC đã đề cập phía trên, Business Analysts là những người đặc biệt bởi vì họ vừa có nền tảng về công nghệ vừa có tư duy kinh doanh. Họ có thể làm việc trơn tru với cả đội ngũ kỹ thuật và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. BA có khả năng dịch thuật giữa ngôn ngữ kỹ thuật và ngôn ngữ kinh doanh để đảm bảo rằng các yêu cầu kỹ thuật đáp ứng được các mục tiêu của doanh nghiệp.

BA thực hiện điều này bằng cách…

4.1. Xác định nhu cầu và mục tiêu kinh doanh

Business Analysts phối hợp cùng các bên liên quan để xác định nhu cầu và mục tiêu kinh doanh cụ thể, đảm bảo rằng các sáng kiến CNTT phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức.

4.2. Thu thập và phân tích yêu cầu cho hệ thống và quy trình CNTT

Nhà phân tích nghiệp vụ có vai trò thu thập các yêu cầu chi tiết thông qua phỏng vấn, khảo sát và hội thảo, sau đó phân tích chúng để thiết kế các hệ thống và quy trình CNTT hiệu quả.

4.3. Quản lý và giao tiếp với các bên liên quan

Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan nhằm đảm bảo họ tham gia và có tác động trong suốt quá trình thay đổi. BA đóng vai trò cầu nối giữa nhóm kỹ thuật - technical (với các thuật ngữ phức tạp) và bộ phận kinh doanh - business, đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ nhu cầu và khả năng kỹ thuật.

5. Cách tinh gọn hoạt động CNTT bằng phân tích nghiệp vụ

Để tinh gọn hoạt động CNTT, Business Analysts tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và loại bỏ những điểm dư thừa nhằm đảm bảo rằng các dịch vụ CNTT được cung cấp một cách hiệu quả thông qua:

5.1. Các phương pháp cải thiện quy trình trong hoạt động CNTT

Business Analysts áp dụng các kỹ thuật như phân tích quy trình (Process Analysis) và Six Sigma để xác định những điểm chưa hiệu quả và đề xuất các cải tiến.

5.2. Tự động hóa và tối ưu hóa quy trình CNTT

Tự động hóa là chìa khóa giúp tinh gọn hoạt động CNTT. Business Analysts xác định những nhiệm vụ lặp lại và làm việc để tự động hóa chúng, giúp giảm công sức thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc.

5.3. Xác định và loại bỏ sự dư thừa

Bằng cách phân tích các hoạt động hiện tại, Business Analyst có thể xác định và loại bỏ các quy trình không cần thiết, giúp cải thiện luồng công việc tổng thể.

5.4. Nâng cao hiệu suất và năng suất

BAs liên tục giám sát và cải thiện các quy trình CNTT để đảm bảo hoạt động hiệu quả và sinh lời. Họ làm việc trực tiếp với các nhóm CNTT để hiểu sâu về quy trình và tối ưu hóa cách làm việc của họ.

6. Công cụ và kỹ thuật phân tích nghiệp vụ trong hoạt động CNTT

Để tối ưu hóa hoạt động CNTT một cách hiệu quả, Business Analysts thường xuyên sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau để phân tích dữ liệu, mô hình hóa quy trình và triển khai các phương pháp tối ưu hóa như:

6.1. Phân tích dữ liệu để giám sát hiệu suất

Các công cụ phân tích dữ liệu giúp BA theo dõi hiệu suất, xác định xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động CNTT.

6.2. Triển khai phương pháp Agile và DevOps

Agile và DevOps giúp thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác, hỗ trợ phát triển nhanh chóng và cải tiến liên tục trong hoạt động CNTT.

6.3. Mô hình hóa và mô phỏng quy trình nghiệp vụ

Các sơ đồ luồng công việc và công cụ mô phỏng giúp phân tích và tối ưu hóa quy trình CNTT trước khi triển khai thực tế.

7. Một số thách thức dành cho BA và cách giải quyết 

Mặc dù sự kết hợp giữa phân tích nghiệp vụ và hoạt động CNTT mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng không tránh khỏi vô vàn thách thức. BA và các chuyên gia CNTT cần hợp tác để vượt qua những trở ngại nổi bật như:

• Nhân viên thường ngại và kháng cự sự thay đổi do quen với cách làm việc cũ. Lúc này BA cần áp dụng các chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả để giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
• Những môi trường CNTT phức tạp yêu cầu lập kế hoạch và điều phối kỹ lưỡng để tránh gián đoạn.
• Ngoài ra, BA cũng phải đảm bảo rằng tất cả các thay đổi, phần mềm và quy trình tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn bảo mật để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.

8. Xu hướng và cơ hội tương lai cho BA - IT 

Công nghệ không ngừng phát triển, và vai trò của Business Analyst (BA) trong lĩnh vực CNTT cũng ngày càng trở nên quan trọng. Để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu suất và duy trì tính cạnh tranh, BA cần nhanh chóng thích ứng với những xu hướng công nghệ mới nhất. Dưới đây là ba xu hướng lớn đang định hình tương lai của Business Analysis trong CNTT:

8.1. Tích hợp AI và Machine Learning vào hoạt động CNTT

AI và ML mang đến khả năng phân tích dự đoán và tự động hóa ra quyết định, giúp cải thiện hiệu suất CNTT.

8.2. Điện toán đám mây

Ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống máy chủ truyền thống sang các nền tảng điện toán đám mây như AWS, Google Cloud và Microsoft Azure. Lý do chính là điện toán đám mây mang lại tính linh hoạt, khả năng mở rộng và tiết kiệm chi phí.

8.3. Ứng dụng IoT để nâng cao quản lý vận hành

IoT (Internet of Things) kết nối các thiết bị thông minh, giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu theo thời gian thực để tối ưu hóa quy trình vận hành. Trong lĩnh vực CNTT, IoT đặc biệt hữu ích trong giám sát hiệu suất hệ thống, dự đoán bảo trì và tự động hóa quy trình kinh doanh. BA có thể tận dụng dữ liệu từ các thiết bị IoT để giám sát hiệu suất, dự đoán bảo trì và tối ưu hóa quy trình.

Phân tích kinh doanh trong CNTT không chỉ dừng lại ở việc thu thập yêu cầu hay cải thiện quy trình, mà còn đóng vai trò chiến lược trong việc hướng dẫn doanh nghiệp ứng dụng công nghệ mới để phát triển bền vững. Những BA biết tận dụng xu hướng AI, Cloud, và IoT sẽ trở thành nhân tố không thể thiếu trong tương lai! Mong rằng những kiến thức BAC chia sẻ đã đem đến cho bạn những trải nghiệm thú vị. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://thebaguide.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp