Một số ví dụ về BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) là một tiêu chuẩn OMG (Object Management Group) dành riêng cho mô hình hóa quy trình nghiệp vụ và cũng là một những tài liệu quan trọng không chỉ trong kinh tế mà trong cả lĩnh vực IT (Information Technology – Công nghệ Thông tin). Biểu đồ BPMN xác định chi tiết các quy trình (Process), trình tự (sequences), sự kiện (Event), nhiệm vụ (Task), cổng (Gateway), làn đường (Lanes), nhóm (Pool), v.v.

Một lưu đồ BPMN chuẩn sẽ cung cấp các quy trình và góc hiểu về những quy trình nghiệp vụ nội bộ đó trong các ký hiệu đồ họa và cho phép doanh nghiệp khả năng sắp xếp và kết nối các quy trình với nhau trong một quy chuẩn quản lí.

Trong bài viết này, BAC sẽ đưa ra một số ví dụ về BPMN và giải thích ý nghĩa của từng ký hiệu trong từng ví dụ cụ thể để bạn đọc có thể hình dùng cách sử dụng chúng sao cho phù hợp.

1. Ví dụ một số kí hiệu sử dụng trong BPMN

• Ví dụ 1: Quy trình shipment của một nhà bán lẻ phần cứng

Hình trên thể hiện quy trình chuẩn bị các kiện hàng đủ điều kiện để sẵn sàng giao cho khách hàng của một nhân viên bán lẻ phần cứng.

Trong ví dụ này có 1 pool (Hardeware retailer) và nhiều lanes cho nhiều đối tượng liên quan trong quy trình trên (nhân viên kho, nhân viên clerk, quản lý logistics).

Sự kiện bắt đầu (start event) “goods to ship”, ta có 2 sự kiện cần làm song song với nhau (parallel gateway – biểu tượng hình thoi ký hiệu chữ thập). Trong khi người nhân viên clerk đang xác định đó món hàng đó gửi theo hình thức bình thường hay đặc biệt thì người nhân viên kho cần phải sẵn sàng để đóng gói hàng hóa.

Sau khi nhân viên clerk xác định được phương thức vận chuyển là bình thường hay đặc biệt thì sẽ có những cách xử lí khác nhau. Điều này thể hiện ở hình thoi mode of delivery (the exclusive gateway – xảy ra 1 trong 2 trường hợp, nhánh này hoặc nhánh kia).

• Đối với hàng hóa vận chuyển đặc biệt (tức là bảo hiểm đã bao gồm trong dịch vụ hàng hóa đó) thì nhân viên clerk sẽ lấy thông tin kiện hàng đó và yêu cầu khách hàng điền thông tin cần thiết khác.
• Đối với hàng hóa vận chuyển bình thường thì nhân viên clerk sẽ kiểm tra có cần thêm hay không bảo hiểm cho món hàng đó. Nếu bảo hiểm là bắt buộc thì quản lí logistics sẽ đưa ra mức bảo hiểm cụ thể. Với tất cả những kiện hàng vận chuyển thường thì nhân viên clerk cũng đều phải luôn luôn điền mã bưu chính cho chúng. Điều này thể hiện qua ký hiệu hình thoi có hình tròn nét liền ở trong (inclusive gateway).

Sau những quy trình trên thì khách hàng đều cần phải hoàn tất những thông tin giấy tờ khác. Sau đó, kiện hàng sẽ được vận chuyển đến kho để nhân viên kho đóng hàng và chuyển đi.

• Ví dụ 2: Quy trình đặt hàng và vận chuyển piza

Trong quy trình có 2 pools (khách hàng và nhà hàng piza) và nhiều lanes (nhân viên đứng quầy, đầu bếp, và nhân viên giao hàng).

Sự kiện bắt đầu là khách hàng muốn đăt piza. Họ lên website, lựa chọn piza và tiến hành đặt hàng. Ngay lúc này nhân viên đứng quầy piza sẽ nhận được một tin nhắn đặt hàng từ vị khách hàng đó. Trong lúc đợi nhận piza, khách hàng sẽ có những hành động khác nhau, thì cũng dựa từng event như vậy sẽ có những events khác xảy ra. Điều này thể hiện ở biểu tượng hình thoi và có nhiều lớp hình tròn bên trong (Even-based gateway).

Đúng vậy, một là khách hàng sẽ không làm chỉ đợi piza giao đến và thanh toán toán. Sau đó là tận hưởng piza và đã giải quyết được nhu cầu của họ.

Nhưng trường hợp trong lúc đợi, có thể họ phải đợi quá lâu trong khoảng 1h đổ lại. Thời gian tối đa khách hàng có thể đợi thể hiện ở biểu tượng đồng hồ trong lưu đồ (Timer). Khách hàng sẽ có xu hướng nhắn tin với nhân viên piza để hỏi, liệu họ đã sắp giao hàng chưa. Trong lúc này, khi đầu bếp nhận được thông tin đặt hàng của khách, họ sẽ đồng thời làm bánh (Parallel gateway). Sự kiện này diễn ra song song trong lúc khách hàng đợi giao hàng.  Sau khi bánh làm xong sẽ được chuyển cho nhân viên giao hàng và họ sẽ theo địa chỉ trên đơn hàng để giao.

Như đã nói ở trên, thì khách hàng thanh toán thì nhân viên viên giao hàng sẽ nhận tiền và họ sẽ gửi lại hóa đơn cho họ. Thể hiện cho điều này là 2 luồng thông tin vào và ra trên lưu đồ.

Nói thêm về biểu tượng tin nhắn có 2 đường viên bên ngoài trong lưu đồ, lúc khách hàng hỏi trạng thái đơn hàng và nhận tin nhắn hàng đã giao đến nơi. Đây là biểu tượng cho tin nhắn xuất hiện ngay lập tức. (Message).

Hoàn tất các việc trên, quy trình sẽ kết thúc (End).

Bạn có thể xem thêm về ví dụ này: https://bit.ly/BPMN_2_0_examples_non_normative_document 

2. Ví dụ sử dụng hợp lí các kí hiệu trong BPMN

Tuy nhiên, có một số trường hợp bạn không cần sử dụng những kí hiệu trong BPMN quá phức tạp, nhưng vẫn đảm bảo thể hiện sự hiểu đúng về quy trình nghiệp vụ. Ví dụ sau sẽ làm rõ điều này. Ngữ cảnh là viết lưu đồ cho quá trình tạo bill đã được tính mã giảm giá.

Trường hợp sử dụng chưa hợp lí: 

Có thể thấy không cần thiết phải chia thành nhiều trường hợp như sơ đồ cây quyết định như trên. Vì cứ mỗi tiêu chí được thêm vào thì nó sẽ tăng các trường hợp lên theo cấp số nhân.

Vậy sử dụng hiệu quả BPMN cho quy trình trên ta chỉ cần thể hiện như sau:

Với 2 ví dụ trên, BAC hi vọng sẽ giúp các bạn hiểu hơn về cách dùng các kí hiệu trong BPMN để thể hiện chính xác và hợp lí các mối quan hệ của các bên liên quan, tính chất các sự kiện xảy trong quy trình nghiệp vụ được mô tả.

Có thể tra cứu các ký hiệu chuẩn BPMN 2.0 – có thể tham khảo ở đây. Để rõ hơn từ cơ bản đến nâng cao cũng như ứng dụng thực tế ra sao, BAC có thiết kế chương trình BPMN đặc biệt:

Khóa học ứng dụng BPMN: 

• Thông tin chi tiết khóa học BPMN: https://www.bacs.vn/vi/khoa-hoc/ung-dung-bpmn/
• Hoặc: https://bpmn.bacs.vn/

Nguồn tham khảo:

Http://www.bpmn.org/
Https://camunda.com/bpmn/examples/
https://www.omg.org/cgi-bin/doc?dtc/10-06-02

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.