KPI là gì? 5 bước đánh giá công việc bằng KPI

KPI là cụm từ xuất hiện phổ biến trong mọi lĩnh vực với tần suất dày đặc trong những năm trở lại đây. Dù là các bạn trẻ trong giai đoạn tìm việc làm hay người đã đi làm nhiều năm thì KPI vẫn sẽ được nhắc nhở thường xuyên. Bài viết này sẽ giúp các bạn tìm hiểu về khái niệm và cung cấp một số mẫu KPI thường dùng.

KPI là một chỉ số quan trọng và được sử dụng rất phổ biến

1. KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đo lường hiệu quả công việc. Đúng như tên gọi của mình, đây là chỉ số giúp đo đạc và đánh giá hiệu quả hoạt động của một người, tập thể, nhóm hay công ty cho một dự án trong thời gian cụ thể.

KPI thường được các nhà quản lý và lãnh đạo sử dụng để xác định các mục tiêu quản lý và hành động cụ thể cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Trong thực tế, KPI có thể được dùng bởi bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào để đánh giá mức độ thành công của dự án so với kế hoạch và mục tiêu đã đề ra. Đạt hoặc vượt KPI đồng nghĩa với thành công và ngược lại.

Vì ý nghĩa đặc biệt của mình, KPI được áp dụng trong mọi lĩnh vực và ngày càng trở nên quan trọng hơn. Tuy nhiên, mỗi lĩnh vực sẽ có KPI khác nhau và cần được sử dụng linh hoạt để đạt hiệu quả mong muốn. Ví dụ KPI ở cấp độ quản lý thường tập trung vào hiệu suất và kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Trong khi đó, KPI của nhân viên thường chỉ hướng đến quy trình của từng phòng ban.

Giả sử, KPI của quản lý cửa hàng là đạt mốc doanh thu được yêu cầu trong tháng. Về phần KPI của nhân viên sắp xếp hàng hóa có thể là làm việc đúng giờ, đảm bảo hàng trên kệ luôn được sắp xếp gọn gàng, đầy đủ, khoa học, giúp khách hàng dễ dàng chọn lựa. Chính sự khác biệt này, các công ty, doanh nghiệp, cửa hàng có thể đánh giá, xếp loại nhân viên, xem xét hiệu quả hoạt động và từ đó cân nhắc các vấn đề lương, thưởng.

2. 5 bước đánh giá công việc theo KPI

Khi áp dụng KPI, các nhà quản lý cần phải cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau. Đặc biệt, việc triển khai cần phải thực hiện theo từng bước. Dưới đây là các bước đánh giá công việc bằng KPI phổ biến mà các bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp nhu cầu.

Việc áp dụng KPI cần được tiến hành theo quy trình cụ thể

• Bước 1: Chọn đối tượng xây dựng và quản lý KPI

Trong trường hợp công ty của bạn có nhiều bộ phận khác nhau, việc đặt ra KPI cũng như đánh giá và chỉnh sửa cần phải thực hiện bởi cá nhân hoặc nhóm có kiến thức, chuyên môn phù hợp. Cụ thể, một Giám đốc điều hành sẽ không phù hợp để xây dựng KPI cho đội ngũ Marketing, thay vào đó Giám đốc truyền thông hay trưởng bộ phận Marketing sẽ hiểu rõ những mục tiêu và có kế hoạch phù hợp.

• Bước 2: Đưa ra các chỉ số KPI phù hợp

Kết thúc bước đầu tiên, cá nhân hoặc tổ chức được chọn sẽ đưa ra những chỉ số KPI quản trọng và gắn liền với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Chỉ số KPI đưa ra cần phải đáp ứng được tiêu chí SMART, bao gồm:

S – Specific: Mục tiêu cụ thể

M – Measurable: Mục tiêu đo lường được 

A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được

R – Relevant: Mục tiêu thực tế

T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

SMART giúp tổ chức cân nhắc và đánh giá các chỉ số KPI đưa ra có thực sự phù hợp hay không, nếu không sẽ cần có những sự điều chỉnh nhất định.

• Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên KPI

Khi đã có KPI cụ thể, mỗi phòng ban, cá nhân sẽ được đánh giá dựa trên các chỉ số này. Tùy vào mức độ hoàn thành mà đối tượng đặt ra KPI sẽ cân nhắc và đánh giá đối tượng thực hiện. Giả sử có thể chia thành các nhóm như sau:

Nhóm 1 (100%): Hoàn thành công việc trong thời gian đã đề xuất.

Nhóm 2 (80%): Hoàn thành công việc nhưng cần nhiều thời gian hơn dự kiến.

Nhóm 3 (50%): Chưa hoàn tất công việc được giao và mất nhiều thời gian gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác.

• Bước 4: Phân loại KPI

Sau khi đã đánh giá mức độ hoàn thành, đối tượng quản lý KPI cần phân loại thành các nhóm khác nhau. Có hai nhóm chính cần chú ý đó là:

Nhóm KPI không cần chỉnh sửa: Đây là các KPI được xem là phù hợp và có thể tiếp tục áp dụng trong các dự án tiếp theo bằng cách thay đổi một vài chỉ số cho phù hợp.

Nhóm KPI cần chỉnh sửa: Bên cạnh đó vẫn có những KPI chưa thực sự phù hợp và cần thay đổi để đảm bảo tính công bằng và giúp người thực hiện đáp ứng được kỳ vọng đồng thời bám sát mục tiêu chung của doanh nghiệp.

• Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

Cần lưu ý rằng KPI phải được điều chỉnh và tối ưu liên tục theo thời gian và từng dự án. Không nên sử dụng một cách rập khuôn, đảm bảo các chỉ số phải do người am hiểu và có chuyên môn đề xuất. Đôi khi để có được KPI tối ưu cần mất nhiều ngày thậm chí là nhiều tháng nhưng kết quả thu được là rất đáng mong đợi.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây bạn đọc đã hiểu được ý nghĩa của KPI và biết cách ứng dụng trong thực tế. Các nội dung thú vị sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog, để mang đến cho bạn những thông tin hữu ích nhất.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp