Kinh nghiệm khai báo về Work History cho kì thi CCBA, CBAP

Bài viết này mình muốn viết về cách khai báo Work history khi đăng ký thi CCBA, CBAP.
Điều kiện của Work history cho CBAP bao gồm:

• Đã làm ít nhất 7500 giờ trong công việc của Business Analyst trong vòng 7 – 10 năm. 
• Ít nhất 900 giờ trong số 7500 giờ của 4 nhóm/ 6 nhóm mảng kiến thức (KA: Knowledge Areas) mà IIBA đã định nghĩa bao gồm: Business Analysis Planning and Monitoring, Elicitation and Collaboration, Requirement Life Cycle Managements, Requirements Analysis and Design Definition, Strategy Analysis, and Solution Evaluation.

Tức cần phải thỏa mãn 4 trong 6 KA đủ với tổng số giờ là: 3,600 giờ 

• Tham gia ít nhất 35 giờ PD (chương trình đào tạo phát triển chuyên nghiệp trong khoảng 4 năm gần đây.
• 2 người tham chiếu có thể là quản lý trực tiếp, khách hàng hoặc CBAP làm cùng bạn.

Tham khảo thêm thông tin về điều kiện thi các chứng chỉ trọng tâm của IIBA. 

Trước khi chúng ta sẽ cùng thảo luận một chút về thời gian mà mọi người nên khai trong quá trình công tác. Một ngày mình có 8h trên công ty (Working hours) và thông thường sẽ có 22 ngày/tháng. Tuy nhiên bạn không thể nhân theo cách 8h*22 ngày để tính thời gian cho dự án được.

Điều này (đối với cá nhân tôi) là quá vô lý. Theo ý kiến của mình thì thời gian tối đa cho 1 ngày làm việc (bạn làm tốt, tập trung) nên để là 5h và 20 ngày cho 1 tháng. Với khoảng thời gian đó, mình phân chia thời gian cho từng Knowledge area như sau.

1. Business Analysis Planning and Monitoring.

• Team Lead:
  • Với các dự án đang chạy, mỗi ngày (trung bình) bạn đang phải dành ít nhất 35-40 phút cho Area này. Nguyên nhân thì đơn giản quá rồi, phân task cho team members, bảo vệ task trước PO, quản lý kết quả nhận được, giải quyết các vấn đề phát sinh từ BA team để nâng cao chất lượng công việc.
  • Thông thường công việc này được làm rất vất vả vào mỗi đầu và cuối Sprint. Trong Sprint với các dự án theo Agile, Team lead thường có quick meeting hằng ngày, 12% tổng thời gian làm việc hằng ngày được sử dụng cho area này sẽ phù hợp.
  • Tuy nhiên nếu tham gia dự án ở giai đoạn ban đầu khi mà việc thực hiện các plan để trình bày và chốt dự án thì thời gian này của Teamlead có thể lên tới 50-60% toàn thời gian làm việc.
• Team Member:
  • Mỗi ngày bạn sẽ quick meeting với leader (cho Agile project) hoặc bản thân bạn sẽ phải lên kế hoạch cho các công việc, task của mình, thông tin về stakeholders mà mình cần làm cùng.
  • Thời gian cho mỗi ngày của Member cho area này nên trong khoảng 10-20% thời gian cho cả ngày.

2. Elicitation and Collaboration

• TeamLead:

  • Việc tham dự cuộc họp với khách hàng, trình bày và xác nhận thông tin đã được thu thập từ các member đều cần sự tham gia của Team lead.

  • Đồng thời Teamlead cũng là người chịu trách nhiệm và hiểu rõ các vấn đề đang còn conflict hoặc open để có thể giao tiếp và chốt được với khách hàng.

  • Thời gian thực hiện cho Teamlead ở mục này thường là khoảng 15-20% công việc hằng ngày.

• Team Member:

  • Đối với cá nhân mình, thì đây là công việc quan trọng của các BA nói chung. Thời gian thực hiện nhận thông tin từ khách hàng, phân tích thông tin, giao tiếp với khách hàng, chuẩn bị tài liệu xác nhận, etc.

  • Thời gian làm việc cho các task ở mục này chiếm khoảng 25-30% tổng số thời gian trung bình trong ngày của BA.

3. Requirement Life Cycle Management

• TeamLead:
  • Việc đánh quyền ưu tiên, mức độ quan trọng của các yêu cầu, xác nhận yêu cầu đều cần sự tham gia của Teamlead. Tuy nhiên việc này thường đã được xem xét trong quá trình làm plan của Teamlead và tùy thuộc vào methology dự án.
  • Tương tự như phần Plan Business Analysis, nếu dự án đang ở giai đoạn bắt đầu, team lead sẽ mất rất nhiều thời gian để chốt các thông tin về priority, information maintainance, Assess change cho các dự án thực hiện theo Predictive approach. 
  • Khi dự án đang chạy, các team member đã theo đúng yêu cầu thì trọng số của Teadlead thuộc vào phần tham gia đánh giá sự thay đổi (nếu phát sinh) và approve cho thay đổi đó. Thông thường, mình đã đặt trọng số khá cao cho phần này ở Area 1 rồi nên thường chỉ đặt trọng số 8-15% cho task này của Team leader.
• Team Member:
  • Quá trình phân tích, trace, maintain dữ liệu không thể tách rời với quá trình elicitation của BA. Trọng số thích hợp của Team member nên là khoảng 12-15% cho task này.

4. Strategy Analysis

• Đối với mình area này thực hiện sẽ rất nhiều trong thời gian trước khi dự án bắt đầu. Thông thường các công việc như Presales (một số công ty có thể BA) tham gia để phân tích hiện trạng công ty, xây dựng dự án, viết business case.
• Tùy theo vai trò và mức độ quan trọng của dự án mà thời gian cho areas này sẽ kéo dài hay không. Mình có tham gia gần 1 năm thực hiện các task này, phân tích hiện trạng của khách hàng, xác định mục tiêu mong muốn mà khách hàng cần, viết tài liệu Business case và xin phê duyệt.
• Như một điều tất yếu, quá trình phân tích hiện trạng cũng sẽ bao gồm việc thu thập (elicitation) thông tin, giao tiếp (collaboration) với khách hàng. Trọng số mình hay đặt cho phần này tùy loại dự án nhưng khoảng 10-20%

5. Requirements Analysis and Design Definition

• Phần quan trọng nhất và không thể thiếu trong bất cứ hoạt động nào của BA. Areas này đi kèm với tất cả các hoạt động của khách hàng.
• BA không thể thu thập thông tin mà không mô hình yêu cầu, phân tích và xác nhận thông tin. Quá trình giao tiếp với khách hàng không thể thiếu việc đưa ra một bức tranh tổng thể, định nghĩa các giải pháp có thể cho yêu cầu này… Với các team member trọng số của areas này có thể lên tới 30-40% công việc trong một ngày.

6. Solution Evaluation

Đừng nghĩ rằng area này chỉ dành cho các solutions mà các bạn đã triển khai. Việc đánh giá Solution có thể là các solutions đang tồn tại. Vì vậy khi BA thực hiện phân tích hiện trạng, yêu cầu của khách hàng, việc phân tích solution đang được sử dụng của khách hàng để hiểu tại sao giải pháp hiện tại không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng chính là các task trong Solution evaluation area. Phần này mình thường để trọng số 10-12%.

7. Ví dụ

Mình đưa 1 ví dụ với 2 dự án mình làm. Một dự án mình làm với tư cách Presales (thời gian là 11 tháng và mình là team member) và một dự án mình tham gia 02 năm với tư cách là Team leader khi mà dự án đã được ký kết (đã có business case, scope of work, list of deliveries, etc). Mình khai báo với mức là 4.5h/ 1 ngày và 18 ngày/1 tháng như sau (lấy roundup để khai báo theo giờ nhé).

Hi vọng bài viết này sẽ giúp mọi người điền thông tin về kinh nghiệm làm việc dễ dàng và chính xác hơn.

Chúc các bạn thi đậu nhé!
Chia sẻ thực tế từ kinh nghiệm của chị Trần Thị Xuyến, CBAP (DS học viên BAC đạt chứng chỉ IIBA).

Các bạn cũng có thể theo dõi thêm về series bài viết về thi chứng chỉ CCBA – bài chia sẻ của anh Toàn (học viên BAC đạt CCBA 10/2019):

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.