BRD là gì? Tầm quan trọng của BRD trong dự án

Công việc của một Business Analyst (BA) thường gắn liền với requirement (yêu cầu) và documentation (tài liệu). Điều này không hề phóng đại khi tài liệu đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là sản phẩm của BA đồng thời cũng là bước đầu định hình cả dự án. Những người trong đội ngũ kỹ thuật sẽ dựa gần như hoàn toàn vào tài liệu để phát triển sản phẩm. Vì thế, tài liệu tốt thì sản phẩm tốt và ngược lại, có rất nhiều loại tài liệu mà bạn sẽ được nghe đến và một trong số đó là BRD.

Tham khảo: Phân biệt các loại tài liệu BRD, SRS, FRS

1. BRD là gì?

Business Requirement Document (BRD) là một tài liệu mô tả yêu cầu kinh doanh. So với FRD thì BRD cơ bản hơn rất nhiều vì không đi quá sâu vào kỹ thuật, nhờ đó, hầu hết mọi người đều có thể đọc được tài liệu này.

BRD là tài liệu mô tả yêu cầu kinh doanh

BRD là loại tài liệu được các BA sử dụng để làm việc với các stakeholder (các bên liên quan) đến vấn đề kinh doanh. BRD tập trung vào việc mô tả yêu cầu kinh doanh của tổ chức và được viết bởi BA khi làm việc với khách hàng. Tổng quan, BRD là một tài liệu mô tả những yêu cầu kinh doanh được viết bằng ngôn ngữ dễ dàng đọc hiểu bởi các bên liên quan như khách hàng, quản lý, nhà đầu tư,… và không đi quá sâu vào kỹ thuật.

2. Có gì bên trong tài liệu BRD?

Mặc dù, BRD không đề cập nhiều đến vấn đề kỹ thuật như FRD nhưng một tài liệu BRD vẫn cần có đầy đủ các nội dung sau:

• Bối cảnh kinh doanh, phạm vi của toàn dự án, nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi.
• Danh sách các bên liên quan chính.
• Mục tiêu kinh doanh cần đạt được mà dự án hướng đến.
• Quy tắc kinh doanh của dự án (Business rule).
• Mục tiêu dự án (dự án sẽ giải quyết vấn đề nào của tổ chức).
• Phạm vi thực hiện và ảnh hưởng của dự án này (Scope).
• Thông tin về chức năng chính trong phạm vi dự án.
• Các chức năng ngoài phạm vi dự án (đưa ra dự báo về những chức năng trong tương lai, ảnh hưởng nhân lực hoặc các vấn đề liên quan để làm cơ sở phát triển dự án).
• Định hình những khó khăn của dự án.
• Đánh giá những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình triển khai.
• Đề xuất quy trình nghiệp vụ một cách tổng quan và lựa chọn mô tả phù hợp (Use case, BPMN,…).
• Đưa ra mô tả màn hình (Sketch, Mockup, Prototype).
• Liệt kê danh sách các thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng trong tài liệu, các từ vựng có thể người xem không biết.
• Phần phụ lục hỗ trợ tìm kiếm.
• Tài liệu tham khảo.
• Ngày lập tài liệu.

3. Tầm quan trọng của BRD

Tài liệu BRD đóng một vai trò cực kỳ quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ dự án nào. Dưới đây là những dẫn chứng cụ thể nhất:

• Tạo mối liên kết giữa BA và các bên liên quan: Để có được tài liệu này, người BA cần phải làm việc trực tiếp với bên liên quan. Cần biết rằng mỗi người đọc tài liệu dưới một góc nhìn khác nhau, người BA phải hiểu rõ người xem của mình là ai, từ đó xây dựng tài liệu phù hợp. Sẽ thật vô nghĩa nếu bạn đưa tài liệu cho một người không hiểu những gì trong đó và càng nguy hiểm hơn nếu họ hiểu sai nội dung đó.

• Xây dựng sự nhất quán giữa các bên liên quan: Mỗi loại tài liệu đóng một vai trò riêng trong dự án nhưng mục tiêu chung vẫn là để mọi thành viên đạt được cùng sự đồng thuận dù họ ở đội ngũ kinh doanh hay kỹ thuật.

• Giảm thiểu tài nguyên dự án: Khi một tài liệu được thống nhất, các yêu cầu được mô tả và tài liệu hóa, các bên liên quan sẽ có được sự đồng thuận. Từ đó, giảm thiểu những thay đổi không cần thiết, tiết kiệm thời gian, tiền bạc, nhân sự,…

• Tạo ra nguồn tài liệu quản lý dự án thống nhất: Các phiên bản tài liệu BRD có thể xem là một loại tài liệu lưu trữ từng phiên bản của dự án, để hỗ trợ việc phát triển dự án sau này.

Còn rất nhiều điều khiến BRD trở thành một trong những tài liệu quan trọng nhất hiện nay. Vì thế, dù bạn là người mới hay đã là một Business Analyst đừng bỏ qua BRD nhé. Hy vọng rằng những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với các bạn, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất tại BAC’s Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp