3 mẹo để viết yêu cầu rõ ràng hơn cho các Business Analyst

Sự rõ ràng là một trong những thuộc tính cơ bản nhất của việc viết các yêu cầu (requirement) tốt.

• Các yêu cầu rõ ràng ít có khả năng bị hiểu nhầm bởi các bên liên quan trong kinh doanh và những người thực hiện kỹ thuật.
• Các yêu cầu rõ ràng đời hỏi ít chu kỳ xem xét hơn để xác nhận và xác thực.
• Các yêu cầu rõ ràng dẫn đến những câu hỏi sâu sắc, thể hiện sức mạnh và giá trị của bạn với tư cách là một nhà phân tích kinh doanh.

Nhưng định nghĩa của “rõ ràng” là như thế nào? Và làm cách nào để chúng ta biết được các yêu cầu của mình đã “rõ ràng” hay chưa?. Video dưới đây sẽ bao gồm 3 cách để bạn có thể chắc chắn rằng các yêu cầu của mình đã rõ ràng.

Dành cho các bạn muốn đọc bài viết một cách chi tiết, thì dưới đây là nội dung của video. Khi bạn viết các yêu cầu theo một cách rõ ràng, bạn phải chắc chắn chúng dễ hiểu cho các bên liên quan kỹ thuật và cả kinh doanh. Những yêu cầu rõ ràng cần ít quy trình xem lại và xác thực vì bạn đang tập trung ít thời gian hơn, yêu cầu này có nghĩa là gì thay vì chúng ta muốn nó nghĩa là gì và đó là cách chúng ta đầu tư thời gian và các cuộc họp với tư cách là nhà phân tích kinh doanh.

Đây là điều quan trọng, khi bạn viết các yêu cầu quan trọng và dành nhiều thời gian để đảm bảo chúng rõ ràng, bạn sẽ đưa ra nhiều câu hỏi, những câu hỏi sâu sắc cho doanh nghiệp và các biên liên quan kỹ thuật. Điều này sẽ thể hiện sức mạnh và giá trị của bạn với tư cách một nhà phân tích kinh doanh.

1. Sử dụng thì hiện tại chủ động

Bạn nên sử dụng câu nói chủ động để yêu cầu rõ ràng hơn

Điều đầu tiên cần chú ý khi viết yêu cầu chính là thứ có tên thì hiện tại chủ động. Đôi khi, chúng ta có xu hướng dùng văn nói thụ động. Chúng ta dùng văn nói thụ động khi thiếu một phần thông tin quan trọng đối với yêu cầu.

Ví dụ:

1. Chi tiết công việc đã được nhập.

2. Chi tiết công việc đã được lưu.

Đó chính là dấu hiệu của văn nói thụ động, chúng ta muốn tránh những thứ mà không rõ ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng bước trong yêu cầu. Một lựa chọn thay thế dành cho bạn.

Nếu bạn phải đặt những điều này vào một use case, bạn nên viết thành hai bước như sau:

1. Người đăng tuyển đã nhập thông tin chi tiết công việc.

2. Hệ thống đã lưu chi tiết công việc.

Bây giờ, chúng ta đã thêm một mệnh đề “ai” hoặc “cái gì” để làm rõ ai đang thực hiện hành động đó, điều này thường bị thiếu trong câu nói thụ động. Điều này giúp mô tả yêu cầu một cách rõ ràng, dễ hiểu hơn.

2. Sử dụng các thuật ngữ một cách nhất quán

Điều thứ hai khiến các yêu cầu trở nên khó hiểu chính là việc sử dụng các thuật ngữ một cách không nhất quán của Business Analyst. Tuy nhiên, việc này không hề quá khó để khắc phục, hãy dùng các biến thể nhỏ của thuật ngữ mà khi bạn có một cộng đồng những người quen thuộc và có thể hiểu bạn đang muốn nói gì.

Nhưng sau đó, giả sử bạn thuê một nhà phát triển mới hoặc người khác trong nhóm kinh doanh của mình, người đang tham gia các phiên yêu cầu của bạn hoặc bạn mở rộng đội ngũ và một số công việc là thuê ngoài hay nhà phân tích kinh doanh mới đến và cố gắng thực hiện những yêu cầu bạn để lại. Những điều này có thực sự giống nhau? Chi tiết tin tuyển dụng có giống với chi tiết việc làm không? Một người nào đó xem các yêu cầu của bạn có thể có thắc mắc hoặc đưa ra các giả định không đúng.

Bạn muốn xem xét và đảm bảo mình đã dùng các thuật ngữ một cách nhất quán. Hãy dùng thời gian để xác định chúng trong bảng thuật ngữ hoặc một miền mô hình kinh doanh, sau đó khi bạn viết các quy trình kinh doanh và use case, hay bạn có thể ghi lại tiến trình và yêu cầu chức năng của mình. Bạn muốn đảm bảo rằng mình đang dùng các điều khoản đó một cách nhất quán.

3. Tránh kết hợp các yêu cầu

Việc chia nhỏ yêu cầu giúp chúng dễ hiểu hơn

Giả sử: “Người đăng tin tuyển dụng đã nhập chi tiết công việc và xem xét trước khi lưu”.

Đó có phải là một yêu cầu rõ ràng không? Có nhiều động từ được dùng trong câu này. Đây không phải là một câu nói thụ động nhưng có nhiều yêu cầu trong câu.

Có một yêu cầu cho việc nhập chi tiết công việc và một yêu cầu cho việc xem xét lại chúng, cuối cùng là yêu cầu lưu trữ. Trước khi lưu, có toàn bộ yêu cầu khác mà loại được gắn thẻ ở cuối bằng hai từ đó.

Nếu bạn đang thảo luận về điều đó để thực hiện, một số yêu cầu trong đó có thể bị bỏ qua. Yêu cầu của chúng tôi thiếu rõ ràng. Khi chúng tôi chia nó ra thành các yêu cầu riêng biệt, nó sẽ trở nên nhiều hơn.

Hy vọng rằng với các mẹo được chia sẻ trên đây, các bạn Business Analyst đã có thêm những thông tin hữu ích để tham khảo. Vẫn còn rất nhiều nội dung thú vị sẽ được tổng hợp và cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog, đừng quên đón đọc.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp