Top 5 kỹ thuật khám phá yêu cầu của Business Analyst

Nói một cách đơn giản, khơi gợi là quá trình khám phá các yêu cầu. Cụ thể, khơi gợi thường đề cập đến việc tham gia với các bên liên quan để hiểu nhu cầu và mong đợi của họ khi nói đến phạm vi và yêu cầu chi tiết của dự án.

Khám phá yêu cầu là kỹ năng quan trọng của Business Analyst

1. Quan sát

Đầu tiên là quan sát, đây là khi bạn đang ngồi với người dùng hoặc thông qua chia sẻ màn hình trong môi trường ảo và bạn xem họ thực hiện công việc của họ hoặc bạn yêu cầu họ trình diễn công việc của họ theo cách giả định, giống như đây là điều tôi sẽ làm nếu tôi đang xử lý tài khoản mới hoặc xử lý đơn đặt hàng hoặc hoàn tất khoản tiền hoàn lại.

Có một sự khác biệt ở đây trong vòng kết nối trải nghiệm người dùng. Đôi khi, người ta ưu tiên quan sát thuần túy khi các bên liên quan không nói bất cứ điều gì mà họ sẽ không nói trong quá trình làm việc bình thường của họ và bạn với tư cách là Business Analyst không đặt bất kỳ câu hỏi nào hoặc yêu cầu làm rõ bất kỳ điều gì. Đó là để đạt được một mục tiêu khác xung quanh việc thực sự hiểu được môi trường đầy đủ của các bên liên quan.

Là một Business Analyst, chúng tôi thường đặt câu hỏi. Chúng tôi sẽ yêu cầu các bên liên quan nói rõ họ đang nghĩ gì, tại sao họ lại làm những gì họ đang làm, chia sẻ logic kinh doanh và chúng tôi sẽ đặt những câu hỏi đó để thực sự làm rõ logic cũng như các kịch bản thay thế. Nếu có vẻ như tài liệu đó hoạt động, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi đã nhấp vào tài liệu khác ở đây hoặc nếu bạn không nhận được tài liệu đó. Bạn bắt đầu đặt câu hỏi để bạn không chỉ nhận được luồng công việc cho trường hợp cụ thể đó mà còn cho nhiều trường hợp khác nhau.

2. Sơ đồ đánh giá hoặc hướng dẫn

Kỹ thuật khơi gợi yêu cầu thứ hai mà tôi muốn chia sẻ với bạn là thực hiện đánh giá sơ đồ hoặc hướng dẫn. Điều này cũng có thể được gọi là nguyên mẫu. Đây là một cách tuyệt vời để gợi ra thông tin không mong muốn và sử dụng cấu trúc của mô hình yêu cầu, chẳng hạn như sơ đồ quy trình làm việc hoặc trường hợp sử dụng hoặc khung dây hoặc sơ đồ mối quan hệ thực thể và sử dụng cấu trúc đó để giúp điền vào thông tin đó mô hình thường dẫn đến việc xuất hiện thông tin bất ngờ.

Bạn có thể bắt đầu với một mô hình dự thảo. Nếu đó là sơ đồ mối quan hệ thực thể, bạn có thể vẽ một vài khái niệm chính trên bảng trắng hoặc in ra trong một trang tính hoặc lên trên màn hình được chia sẻ nếu bạn đang thực hiện chia sẻ màn hình trang tính. Nếu bạn đang thực hiện một khung dây, bạn có thể có một loại khung với một số điều hướng và một số phần tại chỗ.

Hoặc bạn có thể bắt đầu với một trang trống. Nó thực sự phụ thuộc vào nhóm các bên liên quan của bạn và mức độ thành thạo của họ khi sử dụng mô hình đó. Bạn cũng có thể bắt đầu với một bản nháp khá hoàn thiện của mô hình đó và xem qua từng phần một để nhận thông tin đầu vào và phản hồi từ các bên liên quan của bạn. Tất cả các cách khác nhau để thực hiện hướng dẫn và sử dụng kỹ thuật tạo nguyên mẫu với các nhóm bên liên quan khác nhau.

3. Phỏng vấn có cấu trúc

Kỹ thuật thứ ba được gọi là phỏng vấn có cấu trúc. Đây là kỹ thuật phổ biến nhất mà các Business Analyst sử dụng. Nó thường diễn ra với một nhóm nhỏ các bên liên quan trong một cuộc họp. Đó có thể là một cuộc họp trực tiếp hoặc có thể là một cuộc họp ảo.

Bạn muốn chuẩn bị cho cuộc họp kiểu đó với một chương trình nghị sự. Bạn muốn có một chương trình họp và bạn muốn có một danh sách kiểm tra các yêu cầu. Bạn muốn biết những câu hỏi bạn sẽ hỏi. Bạn có thể chia sẻ trước điều đó với các bên liên quan nếu bạn nghĩ rằng họ sẽ có lợi khi thực hiện một số bước chuẩn bị. Một số bên liên quan sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn hỏi những câu hỏi đó một cách nhanh chóng và bạn không làm họ choáng ngợp trước tất cả các câu hỏi mà bạn có thể phải hỏi.

Bạn có thể tải xuống danh sách kiểm tra các yêu cầu mẫu hoàn toàn miễn phí tại đây. Tất nhiên, danh sách kiểm tra đó dành cho một loại yêu cầu cụ thể. Vì vậy, bạn muốn làm rõ mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được trong cuộc họp đó và bạn cần hỏi những câu hỏi nào để khám phá thông tin nhằm đạt được mục tiêu đó.

4. Đánh giá tài liệu

Kỹ thuật tiếp theo được gọi là đánh giá tài liệu. Đây là một kỹ thuật khơi gợi yêu cầu mà bạn có thể khám phá nhiều thông tin bằng cách phân tích bất kỳ tài liệu hiện có nào để hiểu các yêu cầu tiềm năng. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian của các bên liên quan.

Nếu thời gian của các bên liên quan và khả năng tiếp cận của bạn với các bên liên quan ở mức cao, bạn chắc chắn muốn ưu tiên những tài liệu nào bạn có thể xem xét trước để bạn có thể thực sự chuẩn bị. Nó có thể giúp bạn đưa ra những câu hỏi đó cho cuộc phỏng vấn có cấu trúc hoặc sơ đồ phác thảo mà bạn có thể sử dụng hoặc làm cho quan sát của bạn rõ ràng hơn, hoặc rõ ràng và cụ thể hơn.

Một cảnh báo lớn về điều này là với tư cách một Business Analyst, bạn không muốn đầu tư quá nhiều vào việc đánh giá tài liệu hoặc đưa ra các giả định. Bạn không muốn sử dụng tài liệu có thể đã lỗi thời, có thể không phản ánh quan điểm thực tế của các bên liên quan của bạn để chỉ quyết định các yêu cầu là gì.

Thông thường, bạn cần quay lại với các bên liên quan và xác thực thông tin mà bạn đã sử dụng hoặc sử dụng nó để phát triển, như tôi đã đề cập, danh sách kiểm tra yêu cầu, danh sách kiểm tra khám phá sẽ cho phép bạn có một cuộc phỏng vấn có cấu trúc, hiệu quả để hỏi những người đó các câu hỏi.

5. Cuộc khảo sát hoặc bảng câu hỏi

Kỹ thuật cuối cùng là sự kết hợp giữa tương tác giữa các bên liên quan, đó là thực hiện một cuộc khảo sát hoặc bảng câu hỏi. Đây là một cách tuyệt vời để lấy thông tin từ nhiều người hoặc từ những người mà bạn không có mối quan hệ trực tiếp.

Một cuộc khảo sát cũng là một cách tuyệt vời để nhận được thông tin khách quan hơn với cường độ thấp. Thường thì mọi người sẽ viết những điều vào cuộc khảo sát mà họ có thể không chia sẻ cá nhân. Mặt khác, đôi khi thông tin không rõ ràng và khó diễn giải nếu không có thêm ngữ cảnh.

Trên đây là 5 kỹ thuật khám phá yêu cầu phổ biến được các Business Analyst sử dụng. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp