Bài viết này sẽ cung cấp những kiến thức cơ bản về Database (CSDL) giúp bạn giải đáp thắc mắc như: Chúng là gì?; Tại sao bạn lại cần chúng?; Và điểm khác nhau giữa các bộ CSDL là gì? Thuật ngữ này tuy chỉ được giải thích dưới hình thức của Microsoft Access nhưng chúng cũng có thể được áp dụng cho tất cả những sản phẩm CSDL khác.
Bài viết này sẽ bao hàm hai ý chính sau:
- Database – CSDL là gì?
- Các phần tử chính của một Database
1. CSDL là gì?
CSDL là một công cụ giúp lưu trữ, sắp xếp và truy vấn các dữ liệu. CSDL có thể lưu trữ thông tin về con người, sản phẩm, các đơn hàng, hoặc bất kỳ thức gì khác. Nhiều cơ sở dữ liệu bắt đầu dưới dạng danh sách trong chương trình xử lý văn bản hoặc bảng tính (spreadsheet). Nếu danh sách ấy càng phát triển lớn dần, thì sự dư thừa và không đồng nhất trong dữ liệu bắt đầu xuất hiện. Các dữ liệu sẽ trở nên rất khó để hiểu khi ở dưới dạng danh sách, đồng thời sẽ gặp khó khăn khi tìm kiếm hoặc xuất các phần tử trong dữ liệu để xem xét. Một khi những vấn đề này bắt đầu xuất hiện, thì cách tốt nhất là lưu trữ các dữ liệu trong các “databases” (được phát triển bởi “hệ thống quản lý CSDL – DBMS).
Một cơ sở dữ liệu máy tính là một container (vật chứa) của các đối tượng. Một cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều hơn một bảng.
Ví dụ: Một hệ thống theo dõi hàng tồn kho mà sử dụng ba bảng không đồng nghĩa là ba cơ sở dữ liệu, mà là MỘT cơ sở dữ liệu chứa ba bảng. Trừ khi nó đã được thiết kế riêng để sử dụng dữ liệu hoặc mã từ một nguồn khác, cơ sở dữ liệu như “Access” sẽ chỉ lưu trữ các bảng của nó trong một tệp duy nhất, cùng với các đối tượng khác, chẳng hạn như biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun.
Nếu như bạn sử dụng phần mềm Access để lưu trữ dữ liệu, bạn có thể thực hiện các mục sau:
- Thêm dữ liệu mới vào cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như một mục mới trong kho
- Sửa dữ liệu hiện có trong cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như thay đổi vị trí hiện tại của một mục
- Xóa thông tin, có thể nếu một mặt hàng được bán hoặc loại bỏ
- Sắp xếp và xem dữ liệu theo nhiều cách khác nhau
- Chia sẻ dữ liệu với người khác qua báo cáo, thông điệp email, mạng nội bộ hoặc Internet
2. Các thành phần cơ bản của một CSDL (trong Access MS)
Một cơ sở dữ liệu điển hình sẽ bao gồm các thành phần sau: Bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, macro, module.
2.1. Bảng (Tables)
Một bảng sẽ tương tự như một bảng tính (spreadsheet) trong “Excel”, và các dữ liệu cũng sẽ được lưu trữ trong các hàng hoặc cột. Như vậy, nó thường sẽ rất dễ dàng để có thể nhập các bảng tính. Sự khác biệt lớn nhất giữa lưu trữ dữ liệu vào các bảng tính và lưu trữ dữ liệu vào các CSDL là ở cách mà các dữ liệu đó được sắp xếp.
Để có một CSDL linh hoạt nhất, các dữ liệu cần được sắp xếp thành các bảng để không xảy ra tình trạng dư thừa.
Ví dụ: nếu bạn đang lưu trữ thông tin về nhân viên, mỗi nhân viên chỉ cần được nhập một lần vào bảng được thiết lập chỉ để giữ dữ liệu nhân viên. Dữ liệu về sản phẩm sẽ được lưu trữ trong bảng riêng và dữ liệu về các chi nhánh văn phòng sẽ được lưu trữ trong một bảng khác. Quá trình này được gọi là sự “bình thường hóa”.
Mỗi hàng trong bảng được gọi là bản ghi. Hồ sơ là nơi lưu trữ các mẩu thông tin riêng lẻ. Mỗi bản ghi bao gồm một hoặc nhiều trường. Các trường tương ứng với các cột trong bảng.
Ví dụ: bạn có một bảng có tên “Nhân viên” mà trong bảng đó mỗi bản ghi (hàng) chứa thông tin về một nhân viên khác nhau và mỗi trường (cột) chứa một loại thông tin khác nhau, chẳng hạn như tên, họ, địa chỉ, v.v. Các trường phải được chỉ định là một kiểu dữ liệu nhất định, cho dù đó là văn bản, ngày hay giờ, số hoặc một số loại khác.
Một cách khác để mô tả các bản ghi và trường là trực quan hóa danh mục thẻ kiểu cũ của thư viện. Mỗi thẻ trong tệp tương ứng với một bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Mỗi phần thông tin trên một thẻ riêng lẻ (tác giả, tiêu đề, v.v.) tương ứng với một trường trong cơ sở dữ liệu.
2.2. Biểu mẫu (Forms)
Biểu mẫu cho phép bạn tạo giao diện người dùng (UI) mà trong đó bạn có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu của mình. Biểu mẫu thường chứa các nút lệnh và các tùy chỉnh khác giúp thực hiện các tác vụ khác nhau. Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu mà không cần dùng biểu mẫu bằng cách chỉ cần chỉnh sửa dữ liệu của bạn trong biểu dữ liệu bảng. Tuy nhiên, hầu hết người dùng cơ sở dữ liệu thích sử dụng biểu mẫu để xem, nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong bảng.
Bạn có thể lập trình các nút lệnh để xác định dữ liệu nào xuất hiện trên biểu mẫu, mở biểu mẫu hoặc báo cáo khác hoặc thực hiện nhiều tác vụ khác.
Ví dụ: bạn có thể có một biểu mẫu có tên “Biểu mẫu khách hàng” mà ở đó bạn có thể làm việc với dữ liệu khách hàng. Biểu mẫu khách hàng có thể có một nút có thề mở biểu mẫu đặt hàng giúp bạn nhập đơn đặt hàng mới cho khách hàng đó.
Biểu mẫu cũng cho phép bạn kiểm soát cách người dùng khác tương tác với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
Ví dụ: bạn có thể tạo biểu mẫu chỉ hiển thị các trường nhất định và chỉ cho phép thực hiện một số thao tác nhất định. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu và đảm bảo rằng dữ liệu được nhập đúng cách.
2.3. Báo cáo (Reports)
Báo cáo là những gì bạn sử dụng để định dạng, tóm tắt và trình bày dữ liệu. Một báo cáo thường trả lời một câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như “Chúng tôi đã nhận được bao nhiêu tiền từ mỗi khách hàng trong năm nay?” hoặc “Khách hàng của chúng tôi ở những thành phố nào?” Mỗi báo cáo có thể được định dạng để trình bày thông tin theo cách dễ đọc nhất có thể.
Một báo cáo có thể được chạy bất cứ lúc nào và sẽ luôn phản ánh dữ liệu hiện tại trong cơ sở dữ liệu. Báo cáo thường được định dạng để in ra, nhưng chúng cũng có thể được xem trên màn hình, xuất sang chương trình khác hoặc được gửi dưới dạng phần đính kèm vào tin nhắn của email.
2.4. Truy vấn (Queries)
Truy vấn có thể thực thi nhiều chức năng khác nhau trong cơ sở dữ liệu. Chức năng phổ biến nhất của chúng là truy xuất dữ liệu cụ thể từ các bảng. Dữ liệu bạn muốn xem thường được trải rộng trên một số bảng và các truy vấn cho phép bạn xem dữ liệu đó trong một biểu dữ liệu duy nhất. Ngoài ra, vì bạn thường không muốn xem tất cả các bản ghi cùng một lúc, các truy vấn cho phép bạn thêm tiêu chí để “lọc” dữ liệu xuống chỉ các bản ghi bạn muốn.
Một số truy vấn nhất định là “có thể cập nhật được”, nghĩa là bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trong các bảng bên dưới thông qua biểu dữ liệu truy vấn. Nếu bạn đang làm việc trong một truy vấn có thể cập nhật, hãy nhớ rằng các thay đổi của bạn đang thực sự được thực hiện trong các bảng, không chỉ trong biểu dữ liệu truy vấn.
Truy vấn có hai loại cơ bản: truy vấn chọn và truy vấn hành động. Truy vấn chọn chỉ cần truy xuất dữ liệu và làm cho nó có sẵn để sử dụng. Bạn có thể xem kết quả của truy vấn trên màn hình, in ra hoặc sao chép vào khay nhớ tạm. Hoặc, bạn có thể sử dụng đầu ra của truy vấn làm nguồn bản ghi cho biểu mẫu hoặc báo cáo.
Một truy vấn hành động, như tên của nó, thực hiện một tác vụ với dữ liệu. Truy vấn hành động có thể được sử dụng để tạo bảng mới, thêm dữ liệu vào bảng hiện có, cập nhật dữ liệu hoặc xóa dữ liệu.
2.5. Macros
Macro có thể được coi là một ngôn ngữ lập trình đơn giản hóa mà bạn có thể dùng để thêm chức năng vào CSDL của bạn.
Ví dụ: bạn có thể đính kèm macro vào nút lệnh trên biểu mẫu để macro chạy bất cứ khi nào nút lệnh được nhấp vào. Macro chứa các hành động thực hiện tác vụ, chẳng hạn như mở báo cáo, chạy truy vấn hoặc đóng cơ sở dữ liệu. Hầu hết các thao tác CSDL mà bạn thực hiện thủ công có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng macro, vì vậy chúng có thể là thiết bị tiết kiệm thời gian tuyệt vời.
2.6. Modules
Các mô-đun, giống như macro, là các đối tượng bạn có thể dùng để thêm chức năng vào CSDL của mình. Trong khi bạn tạo macro bằng cách chọn từ danh sách các hành động macro, bạn viết mô-đun bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA). Một mô-đun là một tập hợp các tờ khai, tuyên bố và thủ tục được lưu trữ cùng nhau như một đơn vị. Một mô-đun có thể là một mô-đun lớp hoặc một mô-đun tiêu chuẩn.
Các mô-đun lớp được đính kèm vào biểu mẫu hoặc báo cáo và thường chứa các thủ tục cụ thể cho biểu mẫu hoặc báo cáo mà chúng được đính kèm. Các mô-đun tiêu chuẩn chứa các thủ tục chung không được liên kết với bất kỳ đối tượng nào khác. Các mô-đun tiêu chuẩn được liệt kê trong Mô-đun trong Navigation Pane, trong khi các mô-đun lớp thì không.
Dưới đây là bảng thông kê các thành phần cơ bản trong một CSDL của Acess MS.
Hy vọng với những chia sẻ trên đây các bạn có thể hiểu rõ một số kiến thức cơ bản về Databases. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung – BAC