Tìm hiểu các quy trình tạo ra một sơ đồ ngữ cảnh

Đối với một Business Analyst bạn cần phải lập rất nhiều sơ đồ khác nhau để vạch ra quá trình thực hiện dự án cũng như tìm kiếm được vấn đề mà dự án có thể mắc phải. Trong một dự án lớn, các BAers không thể tránh được khối lượng lớn công việc nên việc vẽ ra một sơ đồ ngữ cảnh là điều hết sức cần thiết. 

1. Sơ đồ ngữ cảnh là gì? 

Một đồ họa đơn giản minh họa luồng thông tin trong hệ thống được gọi là sơ đồ ngữ cảnh. Một hệ thống có thể là bất kỳ tập hợp các đối tượng nào hợp tác như một đơn vị để tạo thành một tổng thể tích hợp, chẳng hạn như các chương trình phần mềm hoặc cộng đồng trực tuyến. 

Sơ đồ này hữu ích với người quản lý, các bên liên quan trong dự án đặc biệt là nhà phân tích nghiệp vụ. Họ cần sơ đồ này để  hiểu rõ hơn về cách thông tin hoạt động của hệ thống dù cho họ không quen thuộc với tất cả các chi tiết kỹ thuật của hệ thống đó. Mục đích của sơ đồ ngữ cảnh là đơn giản hóa các hệ thống phức tạp, giúp những người không phải chuyên gia cũng có thể hiểu được, đồng thời làm nổi bật phạm vi và các tương tác chính của hệ thống. Một số lợi ích đặc trưng của sơ đồ ngữ cảnh: 

• Đơn giản hóa sự hiểu biết
• Giảm sự phụ thuộc vào thuật ngữ kỹ thuật
• Thúc đẩy giao tiếp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm

2. Các thành phần chính trong một sơ đồ ngữ cảnh 

Trong một sơ đồ ngữ cảnh sẽ được thành 3 phần chính:

• Quy trình: Biểu tượng cho các chức năng hoặc hoạt động chính.
• Các thực thể bên ngoài: Biểu thị các yếu tố bên ngoài hệ thống tương tác với hệ thống, chẳng hạn như người dùng, hệ thống khác hoặc nguồn dữ liệu.
• Luồng dữ liệu: Minh họa sự di chuyển của thông tin giữa các quy trình và các thực thể bên ngoài, với các mũi tên chỉ hướng và nhãn mô tả dữ liệu đang được trao đổi.

3. Sự khác biệt giữa sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu

Sự khác biệt lớn nhất giữa sơ đồ ngữ cảnh (Context diagrams) và sơ đồ luồng dữ liệu (Data flow diagrams - DFDs) đó là trong khi sơ đồ ngữ cảnh giúp người dùng  cái nhìn tổng quan về cấu trúc và luồng thông tin của hệ thống thì sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) đi sâu hơn vào các hoạt động nội bộ và chuyển động dữ liệu chi tiết. 

Có thể nói rằng để hiểu rõ được cấu trúc của một hệ thống thì sơ đồ ngữ cảnh là một lựa chọn hoàn hảo. Nó làm nổi bật từng quy trình và minh họa cách thông tin di chuyển từ bước này sang bước tiếp theo mà không đi sâu vào các tính năng cụ thể. 

Mặc khác, DFDs phức tạp hơn vì nó được cấu trúc trên nhiều cấp độ, cung cấp phân tích chi tiết về các quy trình hệ thống, cho phép phân tích toàn diện về cách thức từng bộ phận hoạt động trong toàn bộ. Ví dụ, DFDs cấp độ 1 xem xét một bộ phận của toàn bộ hệ thống, cung cấp thông tin chi tiết về bộ phận cụ thể đó. DFD cấp độ 2 cho thấy toàn bộ hệ thống hoạt động như thế nào, cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động và chức năng của nó.

4. Cách tạo sơ đồ ngữ cảnh trong 5 bước

4.1. Chọn quy trình 

Xác định quy trình chính thiết lập cách hệ thống giao tiếp với các thực thể bên ngoài. Đó phải là chức năng hoặc hoạt động chính xác định mục đích của hệ thống, chẳng hạn như hoạt động chính hoặc nhiệm vụ quan trọng. Đây sẽ là phần chính của sơ đồ ngữ cảnh của bạn. 

4.2. Xác định các thực thể bên ngoài 

Xác định ai hoặc cái gì bên ngoài hệ thống ảnh hưởng đến hoạt động của nó, từ khách hàng đến hệ thống bên ngoài. Các thực thể bên ngoài là người dùng, hệ thống khác hoặc nguồn dữ liệu bên ngoài hệ thống giúp hệ thống hoạt động. Các ví dụ phổ biến có thể bao gồm khách hàng, nhà cung cấp hoặc hệ thống bên ngoài. Lập danh sách các thực thể bên ngoài này và quan sát luồng dữ liệu giữa chúng và các quy trình được sử dụng.

4.3. Xác định luồng dữ liệu 

Nhận biết và lập sơ đồ luồng thông tin giữa các thực thể bên ngoài và quy trình. Xem xét đầu vào và đầu ra mà quy trình tạo ra cho các thực thể bên ngoài. Để hiển thị hướng của luồng dữ liệu, hãy sử dụng các mũi tên dẫn từ nguồn (thực thể bên ngoài) đến đích (một quy trình) hoặc ngược lại.

Việc đánh dấu các mũi tên này để chỉ định loại dữ liệu được trao đổi. Bước này giúp minh họa cách thông tin di chuyển giữa quy trình và các thực thể bên ngoài, thể hiện luồng dữ liệu trong sơ đồ ngữ cảnh của bạn.

4.4. Tạo sơ đồ

Bắt đầu bằng cách vẽ một vòng tròn ở giữa, tượng trưng cho quy trình cốt lõi mà bạn đã chọn.Bao quanh hình tròn này bằng các hình chữ nhật để mô tả các thực thể bên ngoài mà bạn đã xác định.Sử dụng các mũi tên để kết nối quy trình và các thực thể bên ngoài, chỉ ra hướng của luồng dữ liệu. Ghi nhãn các mũi tên này để chỉ rõ loại thông tin được trao đổi. Cuối cùng, vẽ một ranh giới xung quanh toàn bộ sơ đồ để phân biệt hệ thống với môi trường bên ngoài.

Một lưu ý nhỏ là bạn nên giữ cho sơ đồ đơn giản và tập trung vào các tương tác cấp cao, tránh các chi tiết không cần thiết. Bước này chuyển đổi thông tin thành biểu diễn trực quan truyền đạt bối cảnh của hệ thống cho mọi người liên quan.

4.5. Đánh giá và tinh chỉnh

Nhận thông tin đầu vào từ các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan trên sơ đồ ngữ cảnh của bạn để tìm ra lỗi hoặc một số cải tiến tiềm năng. Sau đó, bạn sẽ thực hiện các điều chỉnh đối với sơ đồ ngữ cảnh của mình dựa trên bất kỳ thông tin đầu vào nào từ nhóm của bạn hoặc các sửa đổi hệ thống. Hãy đảm bảo sơ đồ này chính xác và phù hợp bằng cách xem xét và cải thiện nó.

5. Một số ví dụ cho sơ đồ ngữ cảnh

5.1. Sơ đồ ngữ cảnh cho việc phân bổ tài nguyên

Sơ đồ ngữ cảnh có thể hiển thị cách một dự án sử dụng các nguồn lực như con người, thiết bị và vật liệu. Bằng cách minh họa cách các yếu tố này kết nối với các nhiệm vụ và nhóm khác nhau, người quản lý dự án có thể phân chia chúng và đảm bảo các nguồn lực cần thiết sẵn sàng khi cần.

5.2. Sơ đồ ngữ cảnh cho việc đánh giá rủi ro

Biểu đồ ngữ cảnh giúp tìm và hiểu các rủi ro của dự án. Nó giúp rút ra cách các phần khác nhau của dự án và các yếu tố bên ngoài kết nối với nhau. Điều này có thể giúp bạn phát hiện các rủi ro có thể xảy ra và nguồn gốc của chúng.

5.3. Sơ đồ ngữ cảnh cho việc báo cáo dự án

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI), các bên liên quan của dự án và mục tiêu của dự án đều được mô tả trong sơ đồ ngữ cảnh. Bằng cách hiển thị trạng thái, tiến độ và hiệu suất mục tiêu của dự án, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo dự án.

Khi các dự án phát triển, sơ đồ ngữ cảnh cũng sẽ phát triển theo. Vì vậy, bạn hãy tạo thói quen xem lại và cập nhật sơ đồ của bạn một cách nhất quán. Điều này đảm bảo chúng luôn chính xác, cung cấp hình ảnh hiện tại về ngữ cảnh của hệ thống. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.