State Modeling dành cho các Business Analysts

Bạn có phải là Business Analyst đang tìm cách nâng cao kỹ năng của mình và cải thiện khả năng phân tích các hệ thống phức tạp không? Nếu vậy, State model có thể là thứ bạn cần. State Modeling là một công cụ mạnh mẽ cho phép các nhà phân tích hiểu cách các quy trình hoạt động và tương tác. Bằng cách phát triển các mô hình trạng thái, các Business Analyst có thể thu được thông tin chi tiết có giá trị về hành vi của hệ thống, xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh và đưa ra quyết định sáng suốt về cách tốt nhất để tối ưu hóa hoạt động của họ.

1. State models là gì?

State models hay mô hình trạng thái về cơ bản là các sơ đồ biểu diễn các trạng thái hoặc giai đoạn khác nhau mà một đối tượng hoặc hệ thống có thể trải qua. Những đối tượng này có thể là vật chất, giống như một cỗ máy, hoặc thậm chí là khái niệm, giống như một quy trình kinh doanh. Mô hình hóa trạng thái là một công cụ mà nhà phân tích nghiệp vụ sử dụng để hiểu cách các đối tượng này hoạt động và hoạt động theo thời gian.

Sau đó, tạo các mô hình trạng thái, điều cần thiết là phải xem xét tất cả các trạng thái có thể có mà một đối tượng hoặc hệ thống có thể trải qua và điều gì kích hoạt quá trình chuyển đổi từ trạng thái này sang trạng thái khác. Điều này giúp xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn hoặc sự thiếu hiệu quả nào trong hệ thống cần cải thiện.

Một cách phổ biến để biểu diễn các mô hình trạng thái là sử dụng state flowcharts (lưu đồ trạng thái) với các nút biểu thị từng trạng thái và các mũi tên biểu thị sự chuyển tiếp giữa chúng. Hiểu mô hình trạng thái là việc rất quan trọng đối với Business Analyst vì nó cho phép họ phân tích các quy trình hiệu quả hơn và xác định các khu vực có thể cải tiến để có hiệu suất và hiệu quả tốt hơn.

2. Cách phát triển state models

Phát triển các mô hình trạng thái là một phần thiết yếu trong công việc của nhà phân tích. Mô hình hóa trạng thái liên quan đến việc biểu diễn các trạng thái khác nhau mà một hệ thống hoặc quy trình có thể đi qua, điều này giúp hiểu cách thiết kế và triển khai nó một cách hiệu quả.

Để phát triển một mô hình trạng thái, trước tiên bạn phải xác định tất cả các trạng thái liên quan đến hệ thống hoặc quy trình của bạn. Chúng có thể bao gồm các trạng thái hoạt động và không hoạt động và bất kỳ giai đoạn trung gian nào. Tiếp theo, xác định chuyển tiếp giữa các trạng thái này. Quá trình chuyển đổi xảy ra khi một số sự kiện gây ra thay đổi trong hành vi của hệ thống. Bạn cũng nên xem xét các yếu tố như độ trễ thời gian hoặc xác suất liên quan đến mỗi lần chuyển đổi.

Khi bạn đã xác định được tất cả các quá trình chuyển đổi có thể xảy ra, hãy tạo sơ đồ hoặc lưu đồ minh họa chúng một cách trực quan. Điều này sẽ giúp đảm bảo mọi người hiểu cách thức hoạt động của hệ thống và những hành động nào được yêu cầu ở mỗi giai đoạn.

Điều quan trọng nữa là tiếp tục tinh chỉnh và cập nhật mô hình trạng thái của bạn trong suốt quá trình phát triển. Khi bạn tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của hệ thống theo thời gian, bạn có thể cần điều chỉnh một số yếu tố nhất định trong mô hình của mình cho phù hợp.

Bằng cách làm theo các bước này để phát triển các mô hình trạng thái, các Business Analyst có thể thu được những hiểu biết có giá trị về các hệ thống phức tạp đồng thời tránh được những cạm bẫy tiềm ẩn.

3. Ví dụ về state models

Ảnh minh họa mô hình trạng thái đơn giản

Giả sử, bạn thực hiện một quy trình Order Fulfilment đơn giản. Đơn đặt hàng được đặt và nó ở trạng thái (State) “New”. Công ty có thể quyết định Approve hoặc Reject đơn đặt hàng. Vì vậy, từ New, trạng thái có thể là “Approved” (Mặt hàng có sẵn và khách hàng được chấp thuận cho tín dụng) hoặc “Reject”. Nếu bị Reject, sẽ không còn bước nào nữa.

Nếu được phê duyệt, đơn đặt hàng sẽ được chuyển đi và trạng thái sẽ trở thành “Shipped”. Sau khi Customer Payment là Received, Order State trở thành "Payment Received" và sau đó Order là "Closed" sau khi thời gian hoàn trả kết thúc.

4. Các công cụ để phát triển state models

Khi phát triển các mô hình trạng thái, các Business Analyst có sẵn một loạt các công cụ. Những công cụ này giúp thể hiện và trực quan hóa chính xác các trạng thái và quá trình chuyển đổi của hệ thống.

Một công cụ nổi bật là Microsoft Visio. Phần mềm này cung cấp các hình và mẫu dựng sẵn để tạo sơ đồ trạng thái một cách nhanh chóng. Hơn nữa, giao diện kéo và thả của nó giúp người dùng không có kỹ thuật dễ dàng tạo các mô hình trạng thái hiệu quả.

Một lựa chọn phổ biến khác là IBM Rational Software Architect (RSA). RSA cung cấp nhiều khả năng lập mô hình, bao gồm mô hình hóa trạng thái với sự hỗ trợ cho ký hiệu UML 2. x. Với RSA, các nhóm phát triển có thể dễ dàng xây dựng các ứng dụng phức tạp bằng giao diện đồ họa trực quan và các tính năng mạnh mẽ của nó.

Hơn nữa, có một số tùy chọn chi phí thấp, chẳng hạn như biểu đồ Lucid, có giao diện thân thiện với người dùng, lý tưởng cho những người mới bắt đầu muốn có một bộ công cụ toàn diện nhưng giá cả phải chăng.

Chọn công cụ phù hợp tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể và ngân sách của bạn. Tuy nhiên, ba tùy chọn này cung cấp chức năng tuyệt vời cho người mới và các Business Analyst có kinh nghiệm khi phát triển các mô hình trạng thái của họ.

5. Những mô hình khác mà Business Analyst nên quan tâm

Các Business Analyst có sẵn một loạt các mô hình để hỗ trợ phân tích các quy trình kinh doanh phức tạp. Mặc dù mô hình hóa trạng thái là một công cụ thiết yếu, nhưng có những mô hình khác có thể được các Business Analyst quan tâm.

Một mô hình như vậy là process modeling (mô hình hóa quy trình), bao gồm việc tạo ra các biểu diễn trực quan về quy trình làm việc của công ty. Mô hình này cho phép các Business Analyst xác định các nút thắt cổ chai và sự thiếu hiệu quả trong các quy trình hiện tại và đề xuất các cải tiến cho các hoạt động hợp lý hóa.

Một mô hình hữu ích khác là lập biểu đồ luồng dữ liệu - data flow diagram (DFD), mô tả trực quan cách thông tin di chuyển qua các hệ thống khác nhau trong một tổ chức. DFD giúp các Business Analyst hiểu các luồng dữ liệu phức tạp và xác định các điểm có thể xảy ra lỗi hoặc lỗ hổng bảo mật.

Ngoài các mô hình này, decision trees (cây quyết định) cũng là công cụ có giá trị để phân tích các quyết định phức tạp với nhiều kết quả có thể xảy ra. Cây quyết định cho phép các Business Analyst đánh giá các kịch bản khác nhau một cách có hệ thống và đưa ra các khuyến nghị sáng suốt dựa trên xác suất và giá trị mong đợi.

Mặc dù mô hình trạng thái vẫn là một công cụ thiết yếu cho các Business Analyst, nhưng việc khám phá các phương pháp phân tích bổ sung có thể cung cấp những hiểu biết độc đáo về hoạt động của công ty luôn có lợi.

Tham khảo: Khóa học phân tích nghiệp vụ cơ bản

Trong bài viết này, chúng ta đã khám phá các mô hình trạng thái là gì, cách phát triển chúng và các công cụ khác nhau có sẵn để tạo các mô hình này. Cho dù bạn mới bắt đầu hay đang tìm cách mở rộng kỹ năng và kiến thức của mình trong lĩnh vực này, mô hình hóa trạng thái là một lĩnh vực bạn nên khám phá thêm. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.adaptiveus.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp