Nghệ thuật giao tiếp dành cho Business Analyst

Kỹ năng giao tiếp trong lĩnh vực phân tích kinh doanh đang ngày càng quan trọng hơn. Các nhà phân tích không còn gói gọn trong không gian làm việc với chiếc máy tính và những con số. Trong bối cảnh kinh doanh năng động như hiện nay, một nhà phân tích kinh doanh (Business Analyst) cần có kỹ năng giao tiếp tốt để làm cầu nối giữa các bên liên quan, các nhóm kỹ thuật và quản lý dự án.

1. Vì sao kỹ năng giao tiếp lại quan trọng với vai trò Business Analyst?

Giao tiếp hiệu quả được xem là nền tảng để thành công trong công việc phân tích kinh doanh. Nhờ có giao tiếp mà Business Analyst có thể diễn đạt các ý tưởng và khái niệm phức tạp trở nên súc tích và dễ hiểu. Từ đó, các yêu cầu sẽ được nắm bắt và hiểu một cách chính xác bởi tất cả các bên liên quan. Điều này vô cùng quan trọng trong việc giảm rủi ro hiểu sai và tránh sự chậm trễ hoặc thất bại, gây lãng phí cho dự án.

Business Analyst phải thường xuyên giao tiếp với các bên liên quan

Một Business Analyst với kỹ năng giao tiếp hiệu quả có thể xây dựng lòng tin và uy tín với các bên liên quan. Khi các ý tưởng được diễn đạt rõ ràng, tích cực và thu hút các bên liên quan, Business Analyst sẽ truyền cảm hứng và thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác và thuận lợi. Ngoài ra, họ còn là người giữ vai trò cầu nối giữa các bên liên quan, góp phần thúc đẩy tinh thần cộng tác, xây dựng sự đồng thuận và ra quyết định hiệu quả.

Bên cạnh giao tiếp thì Business Analyst cũng cần có những kỹ năng như lắng nghe tích cực, đồng cảm, xây dựng và thúc đẩy mối quan hệ bền chặt với các bên liên quan. Đây là cơ sở để tìm hiểu sâu hơn về quan điểm của các bên liên quan cũng như khám phá những nhu cầu và mối quan tâm tiềm ẩn.

2. Các kỹ năng giao tiếp quan trọng

Kỹ năng giao tiếp bao gồm giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp bằng văn bản, giao tiếp phi ngôn ngữ và trí tuệ cảm xúc. Mỗi chủ đề này đều đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động hàng ngày của một Business Analyst. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về từng kỹ năng.

• Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói:

Giao tiếp bằng lời nói sẽ gồm có nói và lắng nghe. Đây là những kỹ năng cần thiết để tiến hành phỏng vấn, điều hành các cuộc họp và thuyết trình. Business Analyst có thể giao tiếp tốt bằng lời nói sẽ diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng, đặt câu hỏi có liên quan và lắng nghe tích cực để thu thập những hiểu biết có giá trị và thấu hiểu quan điểm của các bên liên quan.

Business Analyst cần có khả năng giao tiếp bằng lời nói

Giao tiếp bằng lời nói bao gồm giọng điệu, tốc độ và sự rõ ràng của lời nói. Cách truyền đạt thông tin có thể ảnh hưởng rất lớn đến cách các bên liên quan tiếp nhận thông tin. Giao tiếp bằng lời nói hiệu quả cũng liên quan đến khả năng thích ứng với các đối tượng và tình huống khác nhau. Một Business Analyst giỏi có thể điều chỉnh ngôn ngữ và cách tiếp cận để đảm bảo thông điệp được hiểu và tiếp nhận tốt.

• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản:

Giao tiếp bằng văn bản cho phép Business Analyst sắp xếp suy nghĩ của mình theo cách hợp lý và mạch lạc. Ví dụ như tạo ra các tài liệu chi tiết, thông số kỹ thuật yêu cầu, luồng quy trình kinh doanh, báo cáo dự án và truyền đạt thông tin cập nhật về dự án. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản thông tin phức tạp được truyền đạt chính xác,  ngắn gọn và dễ hiểu. Ngoài ra, văn bản cũng chú trọng nhiều hơn đến các chi tiết so với lời nói

• Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ:

Giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt và cử chỉ. Business Analyst cần học cách duy trì giao tiếp bằng mắt, sử dụng biểu cảm khuôn mặt phù hợp và có tư thế cơ thể cởi mở, thoải mái. Đây là những kỹ năng quan trọng khi phỏng vấn hoặc điều hành hội thảo. Bằng cách này, các Business Analyst có thể điều chỉnh cách tiếp cận giao tiếp và thúc đẩy môi trường hợp tác hiệu quả hơn.

• Trí tuệ cảm xúc:

Trí tuệ cảm xúc bao gồm việc hiểu và quản lý cảm xúc của bản thân và của người khác. Kỹ năng này giúp giải quyết xung đột, xử lý các cuộc trò chuyện khó khăn và xây dựng các mối quan hệ bền chặt. Trí tuệ cảm xúc là cơ sở để Business Analyst điều chỉnh phong cách giao tiếp của họ với các bên liên quan khác nhau.

3. Làm chủ kỹ năng giao tiếp với tư cách là một Business Analyst

Dưới đây là những cách để giúp bạn phát triển và củng cố khả năng giao tiếp với tư cách là một Business Analyst:

• Kỹ thuật lắng nghe tích cực:

Lắng nghe tích cực bao gồm việc tham gia hoàn toàn vào người nói, hiểu thông điệp, ý định và cung cấp phản hồi phù hợp. Bạn có thể thực hành lắng nghe tích cực bằng cách chú ý hoàn toàn vào người nói, duy trì giao tiếp bằng mắt và thể hiện sự đồng cảm. Bằng cách này, các Business Analyst có thể hiểu chính xác và đầy đủ về nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan.

Giao tiếp không chỉ dừng ở việc nói mà còn là lắng nghe

• Thực hành sự đồng cảm:

Phát triển trí tuệ cảm xúc gồm sự đồng cảm và thấu hiểu các bên liên quan của họ có thể cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp. Bằng cách hiểu được quan điểm và cảm xúc của người khác bằng cách đặt mình vào vị trí của họ,Business Analyst có thể dự đoán được mối quan tâm, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn và đưa ra các giải pháp phù hợp.

• Trau dồi giao tiếp bằng văn bản:

Các Business Analyst thường tạo ra những báo cáo chi tiết, tài liệu yêu cầu và email. Kỹ năng viết là rất quan trọng để truyền đạt ý tưởng một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Bạn cần tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành và từ ngữ hoa mỹ, đảm bảo mọi người đều có thể hiểu được nội dung.

• Nâng cao kỹ năng trình bày:

Business Analyst nên tập trung vào việc xây dựng cấu trúc nội dung, duy trì sự hiện diện tự tin và hấp dẫn. Đồng thời, bạn cần sử dụng các phương tiện trực quan để hỗ trợ thông điệp của họ. Bạn có thể thực hành thuyết trình trước gương trước khi trình bày trước nhiều đối tượng hơn. Kỹ thuật này sẽ giúp điều chỉnh phong cách giao tiếp cho phù hợp với nhu cầu và sở thích của các bên liên quan khác nhau. Kết hợp với kỹ năng trực quan hóa dữ liệu và kể chuyện để truyền đạt hiệu quả các ý tưởng phức tạp và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định.

• Sử dụng công nghệ:

Business Analyst cần làm quen với các nền tảng cộng tác, phần mềm quản lý dự án và các công cụ truyền thông để hợp lý hóa các quy trình truyền thông và đảm bảo chia sẻ thông tin hiệu quả.

• Tham gia vào cộng tác liên chức năng:

Hợp tác với các chuyên gia từ nhiều lĩnh vực khác nhau để tiếp xúc với các phong cách và cách tiếp cận truyền thông khác nhau. Trải nghiệm này sẽ giúp Business Analyst điều chỉnh các chiến lược truyền thông cho nhiều đối tượng khác nhau.

• Tìm kiếm phản hồi, học hỏi và thích nghi:

Tương tác với các bên liên quan từ nhiều nền tảng và nền văn hóa khác nhau là công việc thường ngày của một Business Analyst. Việc điều chỉnh phong cách giao tiếp sao cho phù hợp với các cá nhân và tình huống khác nhau là rất quan trọng để cộng tác hiệu quả. Sự linh hoạt trong giao tiếp giúp kết nối với các bên liên quan, thúc đẩy môi trường làm việc toàn diện và hiệu quả hơn.

4. Tầm quan trọng ngày càng tăng của các kỹ năng giao tiếp trong phân tích kinh doanh

Trong thế giới phân tích kinh doanh đang phát triển, các kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều không thể thiếu. Kỹ năng lắng nghe tích cực, diễn đạt rõ ràng và thích nghi với các bên liên quan khác nhau giúp các Business Analyst có thể trở thành tài sản không thể thiếu đối với bất kỳ tổ chức nào. Giao tiếp hiệu quả không chỉ là truyền đạt thông tin, mà còn là xây dựng các mối quan hệ, hiểu nhu cầu và thúc đẩy sự hợp tác.

Mong rằng những thông tin được tổng hợp trong bài sẽ giúp bạn đọc hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp với Business Analyst. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên nhất tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.batimes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp