Làm thế nào có được thông tin bạn cần từ các bên liên quan?

Nếu bạn đã từng được nói rằng bạn không đủ tham vọng để trở thành một Business Analyst, thì bạn sẽ muốn đọc bài viết này. Khi chờ đợi thông tin một cách thụ động, chúng ta có thể khiến các dự án của mình gặp phải hàng loạt vấn đề. Dưới đây là những cách để lấy thông tin bạn cần từ các bên liên quan.

Trên đây là một bản đồ trực quan nhanh mà bạn có thể sử dụng để ghi nhớ những mẩu thông tin liên lạc nào cần xem xét gửi trong một dự án khi nhận được thông tin.

1. Chốt yêu cầu ban đầu của bạn một cách rõ ràng và có thời hạn

Một yêu cầu thông tin rõ ràng có nhiều khả năng giúp bạn có được câu trả lời bạn cần. Hãy cẩn thận suy nghĩ xem câu trả lời lý tưởng sẽ như thế nào và diễn đạt yêu cầu của bạn sao cho phù hợp.

Và mặc dù bạn có thể cảm thấy hơi khó chịu khi đặt thời hạn, nhưng nếu không có thời hạn, các bên liên quan của bạn sẽ không biết khi nào bạn cần thông tin này để giúp dự án tiếp tục phát triển. Cung cấp một thời hạn là điều chuyên nghiệp cần làm và nó tiết kiệm thời gian cho mọi người trong thời gian dài.

2. Theo dõi yêu cầu thông tin của bạn

Các bên liên quan là những người bận rộn và không có gì lạ khi một yêu cầu bị đẩy xuống cuối email của họ, vô tình bị xóa hoặc bỏ lỡ hoàn toàn. Theo dõi sớm và sau đó theo dõi lại nếu cần. Một hoặc hai lần kiểm tra lịch sự thường sẽ giúp bạn có được kết quả mà bạn đang tìm kiếm.

Khi một thời hạn (deadline) đã được thiết lập. Đó là một lời nhắc nhở chuyên nghiệp về một cam kết chung. Đó là thông tin liên lạc bạn gửi vì lợi ích tốt nhất của toàn bộ dự án.

3. Thúc đẩy yêu cầu thông tin

Dù bạn đã làm tất cả các hoạt động theo dõi, sẽ có lúc bạn không nhận được phản hồi và bạn cần theo đến cùng. Khi bạn làm như vậy, hãy tôn trọng đồng thời mô tả rõ ràng những gì bạn đã làm cho đến nay để có được thông tin bạn cần.

Hãy nhìn nó theo cách này, nếu bạn không chủ động thúc ép khi người khác giữ công việc của bạn, thì ai đó có thể sẽ thúc ép bạn khi bạn giữ công việc của họ!

4. Tóm tắt nhanh

Các nhà Business Analyst thành công là những người chủ động. Họ biết họ cần thông tin gì, họ biết lấy thông tin đó từ ai và họ tìm cách theo dõi một cách lịch sự cho đến khi họ nhận được thông tin đó. Kỹ năng này là một trong những lĩnh vực có xu hướng không được chú ý và xuất hiện trong bản mô tả công việc với các cụm từ như “hoàn thành công việc”, “quản lý các bên liên quan” và “đúng thời hạn”.

Bạn có thể chủ động mà không bị thúc ép miễn là bạn quản lý các yêu cầu thông tin và liên lạc của mình một cách rõ ràng và có phương pháp. Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp