Kỹ năng giải quyết vấn đề cho Business Analyst

Giải quyết vấn đề hiệu quả là một kỹ năng quan trọng mà các Business Analyst (BA) cần phải có. Bằng cách tuân theo những cách tiếp cận có cấu trúc và xác định rõ ràng vấn đề, đề ra các giải pháp tiềm năng, cũng như đánh giá cẩn thận và thực hiện giải pháp đã chọn, BA có thể giải quyết hiệu quả bất kỳ thách thức nào xảy ra theo cách của mình.

Kỹ năng giải quyết vấn đề vô cùng quan trọng

1. Giải quyết vấn đề là gì?

Một chìa khóa để giải quyết vấn đề hiệu quả là thực hiện tiếp cận một cách có cấu trúc. Điều này có nghĩa là chia nhỏ vấn đề thành những phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và giải quyết từng phần một. Nó cho phép bạn tập trung vào các khía cạnh cụ thể của vấn đề và đưa ra các giải pháp hiệu quả hơn.

Một khía cạnh quan trọng khác của việc giải quyết vấn đề là xác định rõ vấn đề. Điều này có vẻ hiển nhiên nhưng bạn rất dễ bị cuốn vào việc cố gắng giải quyết một vấn đề mà không hiểu rõ vấn đề đó là gì. Đảm bảo dành thời gian để hiểu thấu đáo vấn đề, bao gồm cả nguyên nhân gốc rễ và các tác động tiềm tàng.

2. Các kỹ thuật giải quyết vấn đề

Có nhiều kỹ thuật được sử dụng để giải quyết vấn đề

Bạn có thể sử dụng một kỹ thuật được gọi là phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Nó rất có thể là có một số trong số vấn đề như:

• Các hệ thống chậm
• Không có bất kỳ quy trình vận hành tiêu chuẩn nào và hơn thế nữa

Khi bạn đã xác định được nguyên nhân và hiểu rõ vấn đề, đã đến lúc tạo ra các giải pháp tiềm năng. Điều này có thể được thực hiện thông qua nhiều phương pháp, chẳng hạn như brainstorm, phân tích SWOT hoặc sử dụng ma trận quyết định. Điều quan trọng là phải đưa ra càng nhiều giải pháp tiềm năng càng tốt, ngay cả khi một số giải pháp trong số đó có vẻ xa vời. Bạn càng có nhiều ý tưởng, bạn càng có nhiều khả năng tìm ra giải pháp hiệu quả.

Sau khi bạn có một danh sách các giải pháp tiềm năng, đã đến lúc đánh giá chúng. Xem xét các yếu tố như tính khả thi, chi phí và tác động tiềm tàng. Từ đó, lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Thực hiện giải pháp là bước cuối cùng trong quá trình giải quyết vấn đề. Đảm bảo truyền đạt rõ ràng giải pháp cho những người sẽ triển khai giải pháp đó và lập kế hoạch về cách triển khai và theo dõi giải pháp đó.

Có nhiều kỹ thuật giải quyết vấn đề khác nhau mà bạn có thể sử dụng, tùy thuộc vào bản chất của vấn đề mà bạn đang gặp phải. Dưới đây là một vài kỹ thuật thường dùng:

• Brainstorm: Điều này liên quan đến việc tập hợp một nhóm người lại với nhau và khuyến khích họ đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt mà không phán xét hay đánh giá họ. Điều này có thể giúp tạo ra một loạt các giải pháp tiềm năng.
• Phân tích SWOT: Đây là một công cụ được sử dụng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của một tình huống. Nó có thể hữu ích trong việc xác định các giải pháp tiềm năng và đưa ra quyết định.
• Ma trận quyết định: Đây là một công cụ cho phép bạn đánh giá các giải pháp tiềm năng dựa trên một tập hợp các tiêu chí được xác định trước. Nó có thể giúp bạn chọn giải pháp tốt nhất dựa trên các yếu tố khách quan.
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Điều này liên quan đến việc xác định nguyên nhân cơ bản của một vấn đề, thay vì chỉ điều trị các triệu chứng. Bằng cách giải quyết nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
• Six Sigma: Đây là cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để giải quyết vấn đề nhằm xác định và loại bỏ các khuyết điểm trong một quy trình. Nó liên quan đến việc sử dụng phân tích thống kê để hiểu và cải thiện các quy trình.
• Tư duy thiết kế: Đây là một cách tiếp cận sáng tạo để giải quyết vấn đề liên quan đến việc hiểu nhu cầu của người dùng, tạo nguyên mẫu và thử nghiệm các giải pháp tiềm năng cũng như lặp lại dựa trên phản hồi.
• Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act): Đây là quy trình gồm bốn bước để cải tiến liên tục. Nó liên quan đến việc lập kế hoạch cho một sự thay đổi hoặc giải pháp, thực hiện nó, kiểm tra xem liệu nó có hiệu quả hay không và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
• 5 Whys: Đây là một kỹ thuật đơn giản để tìm ra nguyên nhân cốt lõi của một vấn đề. Bạn hỏi “tại sao” điều gì đó lại xảy ra, rồi hỏi lại “tại sao” cho mỗi câu trả lời, cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân cốt lõi.

Đây chỉ là một vài trong số nhiều kỹ thuật giải quyết vấn đề mà bạn có thể sử dụng. Điều quan trọng là chọn đúng kỹ thuật cho vấn đề cụ thể mà bạn đang gặp phải và sẵn sàng thử các cách tiếp cận khác nhau.

Tổng kết, có ba điều mà bạn cần ghi nhớ, thứ nhất, giải quyết vấn đề là một kỹ năng quan trọng cần có đối với một Business Analyst. Thứ hai, bạn có thể sử dụng cách tiếp cận có cấu trúc để giải quyết vấn đề. Cuối cùng, bạn nên dùng các kỹ thuật có thể tìm thấy trong hướng dẫn của BABOK hoặc một số kỹ thuật đã được đề cập ở trên để giải quyết vấn đề.

Tham khảo: Sách BABOK v3 tiếng Việt

Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn nắm bắt một kỹ năng quan trọng trong lĩnh vực phân tích kinh doanh, đó là giải quyết vấn đề. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://baknowledgeshare.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp