Hướng dẫn cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan hiển thị các nhiệm vụ, thời lượng và phụ thuộc của dự án ở định dạng dòng thời gian. Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dự án và nhóm giám sát tiến độ, phân bổ nguồn lực và quản lý thời gian hiệu quả. Nếu bạn muốn biết cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel, bạn đã đến đúng nơi.

1. Tạo một bảng cho tất cả các thông tin dự án của bạn

Trước khi tạo biểu đồ Gantt trong Excel, bạn phải chuẩn bị dữ liệu làm cơ sở cho biểu đồ này. Trong Excel, hãy nhập chi tiết dự án của bạn ở định dạng bảng. Vì biểu đồ Gantt giống với dòng thời gian nên thông tin sau phải được đưa vào bảng của bạn:

• Tên nhiệm vụ (hoặc mô tả nhiệm vụ)
• Ngày bắt đầu
• Ngày cuối
• Thời lượng nhiệm vụ

Để lấy giá trị cho thời lượng của nhiệm vụ, chỉ cần trừ ô ngày bắt đầu khỏi ô ngày kết thúc. Đây là một ví dụ về cách nó sẽ xuất hiện trong Excel. Giả sử ngày bắt đầu của bạn ở ô B2 và ngày kết thúc ở ô C2, bạn có thể tính thời lượng bằng cách sử dụng công thức sau trong một ô khác (giả sử ô D2): =C2 – B2

2. Thêm biểu đồ thanh Excel

Excel cung cấp nhiều loại biểu đồ thanh, nhưng nên sử dụng biểu đồ thanh xếp chồng (Stacked Bar) để tạo biểu đồ Gantt. Đây sẽ là cấu trúc con của biểu đồ Gantt của bạn.

Để tạo biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau trong Excel:

• Nhấp vào một ô trống trên cùng trang tính với bảng dự án của bạn.
• Chọn Insert tab từ menu Excel.
• Chọn nhóm Thanh 2D trong nhóm Biểu đồ, theo sau là tùy chọn Stacked Bar.
• Một hộp trống sau đó sẽ xuất hiện.

3. Sử dụng dữ liệu từ dự án của bạn để tạo biểu đồ thanh

Để biểu đồ thanh xuất hiện, nó phải phản ánh dữ liệu. Nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng trống nào trong khu vực biểu đồ và nhấp vào Select Data. Một hộp thoại sẽ xuất hiện và đây là nơi bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu.

Bắt đầu bằng cách thêm ngày bắt đầu.

• Trong Legend Entries (Series), bấm vào Add.
• Hộp bật lên Edit Series sẽ xuất hiện.
• Đối với Series Name, hãy nhấp vào ô “Start Date”.
• Đối với Series Values, bạn nên đánh dấu toàn bộ phạm vi ngày bắt đầu.
• Nhấp vào OK.

Tập hợp dữ liệu tiếp theo mà bạn cần thêm là thời lượng.

• Trong hộp thoại Select Data, bấm Add.
• Đối với Series Name, hãy nhấp vào ô “Duration”.
• Tương tự, đánh dấu phạm vi ô trong khoảng thời gian cho Series Values.
• Nhấp vào OK.

Tại thời điểm này, biểu đồ Excel thanh xếp chồng lên nhau sẽ bắt đầu giống với biểu đồ Gantt. Nó sẽ trông giống như thế này:

Bây giờ dữ liệu cho trục ngang đã được thiết lập xong, đã đến lúc thêm dữ liệu cho trục tung.

• Bắt đầu bằng cách khởi chạy hộp Select Data (nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng trống nào trong biểu đồ và nhấp vào Select Data).
• Lần này, nhấp vào Edit bên dưới Horizontal (Category) Axis labels. Bạn có thể tìm thấy điều này trên bảng điều khiển bên phải.
• Đánh dấu phạm vi nhiệm vụ hoặc mô tả nhiệm vụ (không bao gồm tiêu đề cột).
• Nhấp vào OK.

4. Định dạng biểu đồ

Bây giờ, thanh xếp chồng lên nhau và phản ánh dữ liệu bạn cần cho biểu đồ Gantt, rất có thể thanh này có màu xanh lam và cam trông như thế này:

Nếu có, điều đó thật tuyệt! Điều đó có nghĩa là bạn chỉ còn vài bước nữa để biến nó thành một biểu đồ Gantt phù hợp. Nó chỉ cần một vài chỉnh sửa và tùy chỉnh.

• Đầu tiên, nhấp chuột phải vào phần màu xanh lam của thanh và nhấp vào Format Data Series.
• Các tùy chọn định dạng sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình.
• Bấm vào biểu tượng trông giống thùng sơn, rồi bấm vào Fill.
• Đánh dấu vào dấu đầu dòng cho No Fill.

Tại thời điểm này, chỉ có các thanh màu cam hiển thị và nó bắt đầu trông giống Biểu đồ Gantt. Điều bạn cần làm tiếp theo là sắp xếp lại các nhiệm vụ của dự án một cách chính xác.

• Bắt đầu bằng cách nhấp chuột phải vào trục dọc (trong trường hợp này là các nhiệm vụ hoặc mô tả nhiệm vụ) để khởi chạy ngăn Format Axis ở phía bên tay phải.
• Trong Axis Options, bạn phải đánh dấu vào Categories in reverse order.
• Khi bạn làm điều đó, các điểm đánh dấu dữ liệu sẽ di chuyển từ dưới lên trên, làm cho nó trông giống như một biểu đồ Gantt thích hợp.

5. Tùy chỉnh biểu đồ Gantt của bạn

Sau khi làm theo tất cả các bước trên, bây giờ bạn đã quen thuộc với cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel. Bây giờ bạn có một hình ảnh phù hợp về các nhiệm vụ và thời lượng dự án của mình. Nhưng bạn có thể làm cho biểu đồ này đẹp hơn nữa bằng cách tùy chỉnh màu sắc theo sở thích của bạn.

Dưới đây là một số tùy chỉnh bổ sung mà bạn có thể thực hiện:

• Thay đổi biểu đồ thanh từ định dạng 2D sang 3D. Bạn thậm chí có thể thêm bóng.
• Sửa đổi màu sắc của các thanh.
• Điều chỉnh chiều rộng (làm cho chúng rộng hơn hoặc mỏng hơn).
• Thêm các thành phần biểu đồ như tiêu đề biểu đồ, chú thích và đường lưới.

Kết quả biểu đồ Gantt mà bạn có thể thu được

Hãy nhớ rằng, một biểu đồ Gantt tốt phải có cấu trúc rõ ràng, hiển thị dòng thời gian của dự án và cách sử dụng tài nguyên. Để đảm bảo độ tin cậy, bạn nên cập nhật dữ liệu một cách chính xác và kịp thời. Bạn cũng có thể sử dụng mã màu và định dạng có điều kiện để thể hiện thành công và làm cho biểu đồ dễ đọc.

Mong rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp