Giới thiệu về phân tích nghiệp vụ và khung quy trình phân tích nghiệp vụ

Một trong những thử thách phổ biến mà tôi thấy trong nghề phân tích nghiệp vụ (Business Analysis Profession) là cuộc đấu tranh để giúp các bên liên quan hiểu được giá trị của chức năng BA trong bất kỳ loại dự án nào, và thành thật mà nói là đạt được sự tín nhiệm cho vai trò này.

Hãy để tôi nói rằng tôi biết cảm giác rằng bạn liên tục phải mở đường cho việc phân tích nghiệp vụ là như thế nào.

Tôi cũng rất áp lực khi bạn chỉ hoàn thành “mọi thứ” mà không có thời gian và phân tích thích hợp. Tôi đã vượt qua nó rất nhiều lần trong sự nghiệp của tôi và tôi luôn cảm thấy hối hận về điều đó.Thật khó vô cùng khi luôn là người bị đẩy lùi và thật khó để tiếp tục đặt câu hỏi khi dường như mọi người đã tìm ra câu trả lời.

Nhưng bạn và tôi – chúng ta đều biết rằng chúng ta đang thực hiện các dự án, nhóm và công ty của chúng ta sẽ trở thành kẻ xấu nếu chúng ta không phân tích đúng và liên tục đặt câu hỏi. Khi sự nghi ngờ bản thân xuất hiện, bạn cần có một cấu trúc để chống lại. Một khuôn khổ để hướng dẫn bạn đi tiếp và khẳng định lại rằng bạn đang đi đúng hướng.

Dưới đây là quy trình 8 bước mà bạn có thể áp dụng cho tất cả các loại dự án và các môi trường (Agile hoặc truyền thống).

Bây giờ hãy cùng xem chi tiết của mỗi bước trong 8 bước.

Bước 1 – Lấy định hướng

Thông thường, với vai trò nhà phân tích nghiệp vụ, chúng tôi kỳ vọng sẽ đi sâu vào một dự án và bắt đầu đóng góp nhanh nhất có thể để tạo ra ảnh hưởng tích cực. Những lần khác, có những khái niệm mơ hồ về về dự án là gì hoặc tại sao nó lại tồn tại. Là một nhà phân tích nghiệp vụ chúng tôi đối mặt với rất nhiều điều mơ hồ và nhiệm vụ của chúng tôi là làm rõ phạm vi, yêu cầu và mục tiêu nghiệp vụ càng nhanh càng tốt.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải vùi đầu vào nghiên cứu các yêu cầu một cách chi tiết ngay lập tức. Làm như vậy rất có thể bạn khởi đầu nhanh chóng theo sai hướng.

Dành một chút thời gian, dù là vài giờ, vài ngày hay nhiều nhất là vài tuần để lấy định hướng sẽ đảm bảo bạn không chỉ tiến bộ nhanh chóng mà còn trở thành người đóng góp hiệu quả và tự tin cho dự án.

Những nhiệm vụ chính trong bước này bao gồm:

Làm rõ vai trò của bạn với tư cách là nhà phân tích nghiệp vụ để mà bạn chắc chắn tạo ra sản phẩm đáp ứng các nhu cầu của các bên liên quan.
Xác định các bên liên quan chính tham gia vào việc xác định mục tiêu và phạm vi nghiệp vụ của dự án, cũng như bất kỳ chuyên gia về lĩnh vực nên được thảo luận từ sớm trong dự án.
Hiểu lịch sử dự án để bạn không vô tình lặp lại công việc đã hoàn thành hoặc bỏ qua các quyết định đã đưa ra trước đó.
Hiểu các hệ thống hiện hành và các quy trình nghiệp vụ để bạn có một bức tranh hợp lý rõ ràng về trạng thái hiện tại cần thay đổi.

Đây là nơi bạn học cách tìm hiểu những gì bạn không biết, có thể nói như vậy. Bước này cung cấp thông tin bạn cần để thành công và hiệu quả trong bối cảnh của dự án cụ thể.

Bước 2 – Khám phá các mục tiêu nghiệp vụ chính

Đây là một bước chung cho BA (Business Analyst) và PM (Project Manager) để xác định phạm vi dự án. Điều tra và lấy yêu về cầu nghiệp vụ từ sớm trước dự phạm vi dự án được xác định là con đường nhanh nhất dẫn đến dự án thành công.

Những nhiệm vụ chính trong bước này bao gồm:

Điều tra những mong muốn từ các bên liên quan chính.
Thống nhất các kỳ vọng mâu thuẫn trong dự án để có thể bắt đầu dự án với sự hiểu biết chung về mục tiêu nghiệp vụ.
Đảm bảo các mục tiêu nghiệp vụ là rõ ràng và khả thi để cung cấp cho đội dự án.

Khám phá mục tiêu nghiệp vụ chính là giai đoạn xác định phạm vi, đảm bảo rằng bạn không đưa ra một giải pháp sai, hiểu sai vấn đề hay thậm chí là có giải pháp mà không ai có thể xác định được là thành công hay không.

Bước 3 – Xác định phạm vi

Một tài liệu rõ ràng và đầy đủ cung cấp phạm vi cho nhóm dự án của bạn khái niệm về tương lai để hiểu rõ các nhu cầu nghiệp vụ. Phạm vi làm cho nhu cầu nghiệp vụ trở nên hữu hình theo cách mà các nhóm tham gia sẽ hình dung được họ sẽ đóng góp và thực hiện điều gì cho dự án.

Những nhiệm vụ chính trong bước này bao gồm:

Xác định giải pháp tiếp cận để xác định bản chất và mức độ của các thay đổi về công nghệ và quy trình nghiệp vụ sẽ được thực hiện như một phần của việc thực hiện giải pháp cho các mục tiêu nghiệp vụ chính.
Soạn thảo bản tuyên bố về phạm vi và xem lại nó với các bên liên quan công nghệ và nghiệp vụ chính đến khi họ chuẩn bị ký kết hoặc mua.
Xác nhận trường hợp kinh doanh để đảm bảo rằng tổ chức của bạn đầu tư vào dự án vẫn có ý nghĩa.

Phạm vi không phải là một kế hoạch thực hiện, nhưng nó là tiêu chuẩn hướng dẫn tất cả các bước tiếp theo của quá trình phân tích nghiệp vụ và các nhiệm vụ của những người tham gia dự án khác.

Bước 4 – Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ

Kế hoạch phân tích nghiệp vụ của bạn sẽ mang lại quy trình phân tích nghiệp vụ rõ ràng được sử dụng để xác định thành công các yêu cầu chi tiết cho dự án. Kế hoạch phân tích kinh doanh của bạn sẽ trả lời nhiều câu hỏi cho bạn và nhóm dự án của bạn.

Những nhiệm vụ chính trong bước này bao gồm:

Lựa chọn các loại phân tích kinh doanh phù hợp nhất, dựa trên phạm vi dự án, các khía cạnh chính khác của bối cảnh dự án.
Xác định danh sách cụ thể chúng ta sẽ deliver những gì sẽ bao quát được phạm vi của dự án và xác định các bên liên quan sẽ là một phần của việc tạo và xác nhận từng giao phẩm.
Xác định các mốc thời gian để hoàn thành các phân tích kinh doanh.

Trong trường hợp không xác định được một kế hoạch đáng tin cậy và thực tế, một tập hợp các mong muốn có thể được xác định cho bạn nhưng thường những kỳ vọng đó là phi thực tế vì chúng không được đánh giá đầy đủ mọi thứ để đi vào việc xác định chi tiết các yêu cầu.

Bước 5 – Xác định yêu cầu chi tiết

Các yêu cầu chi tiết cung cấp cho nhóm triển khai của bạn những thông tin họ cần để triển khai giải pháp. Họ sẽ xác định phạm vi có thể thực hiện được.

Nếu không có yêu cầu chi tiết một cách rõ ràng, ngắn gọn và có thể thực hiện được, các nhóm thực hiện thường sẽ lúng túng trong việc thực hiện các yêu cầu và không thể bao quát được hết những trường hợp nghiệp vụ gốc của dự án.

Những nhiệm vụ chính trong bước này bao gồm:

Khơi gợi những thông tin cần thiết để hiểu khách hàng muốn gì từ một đặc tính hay sự thay đổi quy trình.
Phân tích những thông tin mà bạn khám được để tạo ra một bản nháp đầu tiên của một hoặc nhiều tính năng sẽ deliver theo yêu cầu chi tiết của dự án.
Xem xét và xác nhận mỗi sản phẩm có thể phân phối với các bên liên quan về công nghệ và nghiệp vụ thích hợp. Người phân tích nghiệp vụ đặt câu hỏi để lấp đầy khoảng trống giữa kỹ thuật và nghiệp vụ.

Người phân tích nghiệp vụ hiệu quả sắp xếp các công việc một cách trình tự để có được sự hiệu quả nhất trong việc thúc đẩy động lực cho dự án về phía trước và chú ý đến những phần chính của dự án, giảm thiểu sự mơ hồ và phức tạp của các yêu cầu.

Bước 6 – Hỗ trợ triển khai kỹ thuật

Trong một dự án điển hình sử dụng BA, một phần quan trọng của giải pháp bao gồm việc xây dựng nhóm triển khai kỹ thuật, điều chỉnh và / hoặc triển khai phần mềm. Trong quá trình triển khai kỹ thuật, có nhiều nhiệm vụ hỗ trợ đáng giá để bạn tham gia sẽ giúp thúc đẩy sự thành công của dự án và đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Những nhiệm vụ chính trong bước này bao gồm:

Xem xét các giải pháp thiết kế để đảm bảo đáp ứng được tất cả các yêu cầu và tìm kiếm các cơ hội để đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ bổ sung mà không cần nâng cao phạm vi kỹ thuật của dự án.
Cập nhật và / hoặc đóng gói tài liệu yêu cầu để làm cho nó hữu ích cho việc thiết kế và quá trình thực hiện.
Tham gia với QA nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật. Trách nhiệm này có thể bao gồm xem xét test plan/ test cases để đảm bảo chúng thể hiện sự hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu chức năng.
Cố gắng để có thể trả lời các câu hỏi và giúp giải quyết bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình thiết kế kỹ thuật, triển khai kỹ thuật hoặc kiểm thử.
Quản lý yêu cầu thay đổi để đảm bảo rằng mọi người đang làm việc từ các tài liệu được cập nhật và các bên liên quan thích hợp tham gia vào tất cả các quyết định về thay đổi.
Bám sát UAT để đảm bảo rằng việc triển khai phần mềm đáp ứng nhu cầu của người dùng cuối. Tất cả những nỗ lực này giúp nhóm thực hiện thực hiện được các dự định của dự án và đảm bảo đầu tư được thực hiện trở lại tích cực.

Tất cả những nỗ lực này giúp nhóm thực hiện hoàn thành các lợi ích dự định của dự án và đảm bảo khoản đầu tư được thực hiện mang lại lợi nhuận tích cực.

Bước 7 – Giúp doanh nghiệp triển khai dự giải pháp

Nhóm công nghệ có thể cung cấp một giải pháp tuyệt vời về mặt lý thuyết đáp ứng các mục tiêu kinh doanh, nhưng nếu người dùng doanh nghiệp của bạn không sử dụng nó như dự định và trở lại kinh doanh như thường lệ thì dự án của bạn sẽ không được thực hiện mục tiêu ban đầu. Các BA tham gia vào giai đoạn cuối của dự án để hỗ trợ doanh nghiệp.

Những nhiệm vụ chính trong bước này bao gồm:

Phân tích và phát triển các tài liệu nghiệp vụ tạm thời và trong tương lai trình bày chính xác những thay đổi đối với quy trình kinh doanh.
Đào tạo người dùng cuối đảm bảo rằng họ hiểu tất cả quy trình và những thay đổi thủ tục hoặc cộng tác với nhân viên đào tạo để họ có thể tạo ra các tài liệu đào tạo thích hợp.
Phối hợp với người dùng doanh nghiệp để cập nhật các tài sản tổ chức khác bị ảnh hưởng bởi quá trình kinh doanh và thay đổi công nghệ.

Bước này nhằm đảm bảo tất cả các thành viên của cộng đồng doanh nghiệp được chuẩn bị sẵn sàng để đón nhận những thay đổi đã được xác định như một phần của dự án.

Bước 8 – Đánh giá lại giá trị được tạo bởi giải pháp đề xuất

Rất nhiều điều xảy ra trong suốt quá trình thực hiện dự án. Các kết quả kinh doanh được thảo luận. Vấn đề lớn và nhỏ, được giải quyết. Mối quan hệ được xây dựng. Thay đổi được quản lý. Công nghệ được thực hiện. Người dùng doanh nghiệp được đào tạo để thay đổi cách họ làm việc.

Trong sự bận rộn của hoạt động này và tập trung vào việc phân phối, thật dễ dàng để mất theo dõi bức tranh toàn cảnh. Tại sao chúng ta thực hiện tất cả những thay đổi này và họ mang lại giá trị gì cho tổ chức? Và thậm chí còn quan trọng hơn, liệu chúng ta có đang đi đúng hướng? Có nghĩa là giải pháp mà chúng tôi đang cung cấp thực sự mang lại giá trị mà chúng tôi dự kiến ban đầu?

Không có gì tạo ra động lực tích cực trong một tổ chức hơn là một hồ sơ theo dõi các dự án thành công. Nhưng nếu chúng ta không dừng lại và đánh giá giá trị được tạo ra bởi giải pháp, làm thế nào chúng ta biết được liệu chúng ta đang thực sự hoạt động từ một thành công?

Những nhiệm vụ chính trong bước này bao gồm:

Đánh giá tiến độ thực tế đạt được so với mục tiêu kinh doanh của dự án để thấy được mức độ đạt được các mục tiêu đề ra ban đầu.
Truyền đạt kết quả cho nhà tài trợ dự án, và nếu thích hợp, cho nhóm dự án và tất cả thành viên của tổ chức.
Đề xuất các dự án tiếp theo và các sáng kiến để thực hiện đầy đủ các mục tiêu kinh doanh dự kiến của dự án hoặc để giải quyết các vấn đề mới được phát hiện trong khi đánh giá tác động của dự án này.

Trên đây là chi tiết về khung quy trình 8 bước giúp BA thực hiện công việc phân tích nghiệp vụ hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết có thể mang lại nhiều thông tin bổ ích cho bạn.

Tham khảo nguồn:
https://www.briding-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

Tham khảo chương trình đào tạo:

Các bài viết liên quan SQL:

Các bài viết liên quan Power BI:

Các bài viết liên quan:

TABLEAU – Giải pháp BUSINESS INTELLIGENCE (BI) – click vào đây
Hướng dẫn cài đặt và Sử dụng TABLEAU – click vào đây
Tính năng mới trên tableau – verion 2019.1 – click vào đây

Ban biên tập nội dung – BAC