Đừng bỏ lỡ 10 mẹo để thu hút các bên liên quan

Sự tham gia của các bên liên quan vô cùng quan trọng đối với sự thành công của business analyst. Tuy nhiên, BA thường phải đối mặt với những thách thức trong việc thu hút các bên liên quan vào các dự án của họ. Họ không xuất hiện tại các cuộc họp hoặc không cung cấp thông tin đầu vào cần thiết để điều hướng thành công các quy trình yêu cầu. Bài viết dau đây, BAC sẽ chia sẻ cho bạn 10 mẹo để thu hút các bên liên quan hiệu quả hơn.

Hầu hết cách BA có thể tham gia tích cực với các bên liên quan thông qua các cuộc họp thường xuyên, đôi khi qua email và các phương tiện khác, nhưng thông thường nhất là thông qua một số hình thức gặp mặt trực tiếp hoặc trực tuyến. Sau đây cùng BAC chia sẻ chi tiết về điều này nhé.

Lời khuyên đầu tiên dành cho bạn là hãy bắt đầu cuộc họp đúng giờ, bất kể điều gì xảy ra. Trong tổ chức của bạn, hãy là người không trì hoãn 5 hoặc 10 phút để bắt đầu cuộc họp. Cuộc họp của bạn bắt đầu đúng giờ và nếu họ đến muộn, họ sẽ bỏ lỡ một số điều thú vị.

Khi bắt đầu đúng thời điểm, bạn đang khuyến khích một nền văn hóa có mặt đúng giờ, bắt đầu ngay lập tức và tận dụng tối đa thời gian của mọi người. Lúc đầu có thể sẽ khá khó khăn, nhưng khi bạn phát triển thói quen này, mọi người sẽ đến đúng giờ và họ sẽ tham gia và gắn kết nhiều hơn.

Thứ hai, bạn cần đảm bảo rằng các cuộc họp của bạn là các cuộc họp làm việc hiệu quả và bạn thực sự đang làm tốt mọi thứ. Bạn có thế khiến các bên liên quan nhận ra rằng khi họ ở đó, họ là chủ chốt của quyết định và họ là một phần của đầu vào. Nếu họ không ở đó, họ đang bỏ lỡ một số công việc quan trọng để thúc đẩy dự án tiến lên phía trước.

Đảm bảo các cuộc họp của bạn hiệu quả, tăng giá trị, thúc đẩy dự án tiến lên và kết nối công việc với kết quả cuối cùng, kết quả này rất quan trọng đối với các bên liên quan.

Thứ ba đó chính là đặt câu hỏi. Hãy đặt những câu hỏi hiệu quả. Tìm hiểu cách hỏi tại sao theo 20 cách khác nhau. Tìm hiểu cách sử dụng các mô hình phân tích để tìm ra những khoảng trống để bạn có thể tìm thấy những câu hỏi mà người khác không ai nhận ra. Những câu hỏi lấp đầy khoảng trống, bạn phải hỏi họ, bạn phải cung cấp cho mọi người không gian để trả lời.

Thứ tư, đôi khi bạn đặt câu hỏi và mọi người sẽ nói “Tôi không biết.” hoặc họ có thể bị mắc kẹt bởi câu hỏi, cuối cùng là không đưa ra câu trả lời nào cả. Đôi khi bạn cần đưa ra một tuyên bố. Đó là một câu nói táo bạo khiến mọi người phải suy nghĩ. “Ồ, chờ đã, đây có thể là câu trả lời cho câu hỏi. Đây có thể chính xác là câu trả lời.” Như vậy, bạn sẽ kích thích, khiến họ phải suy nghĩ.

Đôi khi bạn cần đặt phản hồi một cách khá vô lý giống như “Không, không phải theo cách đó. Đó không phải là câu trả lời cho câu hỏi.” Với tuyên bố táo bạo này, ít nhất bạn cũng lôi kéo và khiến họ suy nghĩ về các câu trả lời khác.

Điều thứ năm là giữ im lặng và lắng nghe. Rất nhiều BA giỏi về điều này, nhưng một số nhà phân tích nghiệp vụ vẫn thích nói chuyện, thích thể hiện họ biết giải pháp như thế nào, thích thể hiện khả năng của mình bằng cách chỉ ra cách họ giải quyết vấn đề thay vì đặt câu hỏi, nhận thông tin, tạo mô hình.

Đôi khi BA cần sự im lặng, họ cần người khác tìm câu trả lời trong tâm trí các bên tham gia, bạn cần tìm hiểu và hỏi nhiều câu hỏi hơn cho họ. Nhưng về cơ bản, hầu hết thời gian bạn nên im lặng, lắng nghe, chấp nhận và tiếp thu mọi thứ.

Thứ sáu, sử dụng các công cụ phân tích của bạn để hỗ trợ xác định những khoảng trống, những lỗ hổng để đặt câu hỏi hiệu quả. Điều này có thể không xảy ra tất cả trong một cuộc họp. Bạn có thể cần phải lắng nghe hoặc đặt câu hỏi, lắng nghe, quay lại, sử dụng không gian yên tĩnh của bạn để phân tích và ghép lại tất cả thông tin bạn tìm thấy, và sau đó quay lại. Đó là cách bạn trở lại lần thứ hai, thứ ba và thứ tư với những câu hỏi chủ chốt hơn thể hiện cái nhìn sâu sắc và giá trị của bạn và góp phần giúp mọi người gắn bó hơn.

Điểm thứ bảy là làm rõ những gì bạn không hiểu, thay vì giả vờ rằng bạn hiểu. Điều này đôi khi có nghĩa là bạn phải rời đi và phân tích thông tin đó, sau đó lên lịch một cuộc họp tiếp theo khác. Bạn có thể làm rõ những nội dung còn mơ hồ với các câu hỏi tương tự như “Tôi không hiểu điều này và điều này. Bạn có thể làm rõ điều đó không?”. Một trong những điều mạnh mẽ nhất bạn có thể làm với tư cách là một nhà phân tích nghiệp vụ là sẵn sàng làm rõ những gì bạn không hiểu.

Hãy tin vào tài năng của bạn. Hãy tin tưởng vào kiến thức và khả năng hiểu biết. Đặt câu hỏi cho thấy những gì bạn hiểu và những gì bạn không hiểu, đó không phải thể hiện kém cỏi. Bạn hãy chứng minh bản thân là một người thông minh và mạnh mẽ. 

Thứ tám, những bên liên quan tham gia với tư cách là người đồng sáng tạo mô hình đó, ngay cả khi bạn là người thực hiện tất cả công việc trong Visio hoặc nhóm các mẫu lại với nhau. Nhưng bạn muốn cho thấy rằng những gì bạn đặt vào đó phản ánh những gì bạn hiểu từ họ và một lần nữa muốn thêm phản hồi. Bạn đang suy nghĩ về những gì bạn coi trọng trong đầu vào của họ, điều này sẽ mang lại nhiều đầu vào và sự tham gia hơn trong tương lai.

Thứ chín là phân phối các mục hành động. Khi bạn đang ở trong một cuộc họp, ai đó sẽ nói, “Tôi chỉ không biết nó như thế nào. Tôi cần thời gian để suy nghĩ về nó.” Hoặc, “Tôi không chắc tôi muốn A, B hay C. Tôi cần suy nghĩ về nó.

Một cách là bạn có thể tham gia thảo luận về quá trình ra quyết định của họ. Bạn có thể giúp họ đưa ra quyết định. “Anh có thể dành một chút thời gian để làm việc này trong vài ngày tới và anh có thể cho tôi biết quyết định của anh về X, Y và Z không?”

Bạn đang phân bổ các mục hành động rất rõ ràng (Bạn có thể sử dụng danh sách câu hỏi để quản lý chúng.) Bạn liên kết các hành động với tiến độ của dự án và thu hút các bên liên quan. Bạn có thể tham khảo các phản hồi theo hướng “Được rồi, bạn cần làm việc này trong bao lâu và chúng ta có thể gặp lại nhau sau hai ngày không?” hoặc “Bạn có thể tóm tắt tình hình qua email cho mọi người không? Vì vậy, chúng ta có thể dễ dàng đưa các hành động cụ thể vào quá trình ra quyết định trong dự án của mình?” 

Cuối cùng, bạn muốn rõ ràng khi nào sự thiếu tham gia sẽ cản trở quá trình này. Vì việc chỉ có mặt tại các cuộc họp là không đủ.

Bạn cần có kỷ luật để biết quyết định này phù hợp với bối cảnh của dự án như thế nào và nó nằm ở đâu trong mối quan hệ phụ thuộc để có thể tiếp tục. Dự án của bạn phải có cấu trúc, phương pháp và khả năng lãnh đạo rõ ràng. Nói rộng hơn có nghĩa là truyền đạt cho ai đó tác động của họ đối với dự án. Lãnh đạo hợp lý cho phép một số người trong chúng ta đóng vai trò lớn hơn với tư cách là nhà phân tích kinh doanh.

Bạn có nhận ra rằng, tiêu đề bài viết chỉ có 10 mẹo nhưng bây giờ đây chúng ta sẽ đi qua vị trí cuối cùng. Đây là lời khuyên bổ sung cho bạn là hãy tin vào chính mình. Bạn càng tin vào bản thân, bạn càng tin vào công cụ của mình, bạn càng có sự tự tin bên trong, điều này thể hiện bằng cách đặt câu hỏi. Hãy nhớ rằng bạn càng có thể tin tưởng chính mình, người khác sẽ càng tin tưởng bạn. Họ càng muốn ở bên bạn, tham gia vào quá trình dự án, bởi vì bạn tham gia vào quá trình này.

Trên đây là 10 mẹo để thu hút các bên liên quan. BAC hy vọng bạn có thể áp dụng những lời khuyên này vào sự nghiệp của mình và nhận thấy hiệu quả của chúng. Đừng quyên thường xuyên ghé thăm và đón đọc những bài viết bổ ích tại BAC’s Blog bạn nhé!