Cách mà bạn soạn và gửi một email có thể sẽ được đánh giá bởi các sếp, đối tác, đồng nghiệp,…Thậm chí, chính nội dung và hình thức trình bày trong email sẽ ảnh hưởng đến sự thành công trong cuộc thương thảo quan trọng của bạn đó. Vậy thì, phải viết email như thế nào để gây được ấn tượng và đạt được mục đích của mình?
1. Tại sao kỹ năng viết email lại quan trọng?
Ông bà ngày xưa thường đánh giá nết người qua nét chữ: “Nét chữ là nết người”, “Giấy rách phải giữ lấy lề”,… Ngày nay, khi công nghệ đã phát triển vượt bậc thế này thì việc sử dụng giấy bút trở nên ít hơn. Thay vào đó, người ta sử dụng văn bản bằng giấy in hoặc email (thư điện tử) để truyền đạt thông tin. Tuy nhiên, qua một email, chúng ta vẫn có thể đoán được phần nào tính cách (cẩn thận, cẩu thả,…) của một người.
Email hiện được cả thế giới sử dụng nhiều hơn bao giờ hết vì mức độ tiện lợi và nhanh chóng của mình. Vậy nên, kỹ năng trình bày một email là rất quan trọng.
Cách bạn trình bày một email của bạn còn giúp bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác hoặc sếp bạn nhận biết được phong thái, trình độ, ý thức… làm việc của bạn ở mức độ nào.
Email sẽ là người bạn luôn đồng hành cùng bạn trong quá trình học tập, tìm kiếm việc làm và đặc biệt là phát triển sự nghiệp. Hãy cùng BAC “bỏ túi” những quy tắc dưới đây sẽ giúp bạn viết email thuần thục và chuyên nghiệp hơn.
2. Khi nào thích hợp để gửi mail và cấu trúc của một email
Nhắc tới email, có 2 yếu tố lớn chúng ta cần quan tâm: THỜI GIAN, và CÁCH TRÌNH BÀY. Ngoài ra, còn một số lưu ý khác ghi gửi mail, bạn tham khảo bài: Những lưu ý khi viết Email.
A. Thời gian (Thông tin):
Thời gian là tất cả quyết định sự thành công của một email phải không? Câu trả lời là: Không! Thời gian có thể không phải là tất cả, nhưng chắc chắn rất quan trọng, đặc biệt là khi nói đến việc thu hút người nhận chú ý và mở email của bạn. Vậy thời gian tốt nhất để gửi email là khi nào?
Nên gửi email vào buổi sáng hay buổi tối?
Câu trả lời khá rõ rằng: Bạn nên gửi email của mình vào khung thời gian ban ngày của người nhận. Bạn biết đấy, khi đó có thể họ còn thức, và… không buồn ngủ.
Nên gửi email vào thứ hai hay không?
Thứ 2 là ngày đầu tuần, bạn nên tránh gửi email vào các ngày Thứ Hai. Tại sao? Vì cuối tuần, có thể người nhận sẽ ít kiểm tra hộp thư, và khi bắt đầu tuần làm việc mới, họ tiến vào văn phòng và tràn ngập các email mà họ đã thu thập được trong vài ngày qua. Vậy nên, có thể email của bạn sẽ bị trộn trong rất nhiều email và dễ bị bỏ sót.
Có nên gửi mail vào cuối tuần hay không?
BAC khuyên bạn không nên gửi email công việc vào cuối tuần, trừ những trường hợp đặc biệt.
Thời gian thích hợp để gửi mail thường nên vào khoảng thời gian 08g00 – 10g00 sáng, lúc mà người ta thường đọc mail để bắt đầu một ngày làm việc, vào các ngày thứ 3 – thứ 5. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem tâm trạng của khách hàng để chọn thời điểm cho hợp lý trong từng trường hợp cụ thể. Một nghiên cứu của Mailchimp chỉ ra rằng thứ 3 và thứ 5 là hai ngày thích hợp để gửi email, đặc biệt là email Marketing.
B. Cách trình bày 1 Email:
Bước 1: Đặt tên chủ đề/tiêu đề Email ngắn gọn và dễ hiểu:
Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email nên có vai trò quyết định việc mọi người có mở ra đọc ngay hay không. Một lá thư gửi đi cần tươm tất từ tiêu đề đến nội dung. Đặc biệt, trong các trường hợp gửi email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có. Nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng. Đây gần như là một câu chào mở đầu cho bức thư của bạn. Vậy nên bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email. Đây cũng là lý do quyết định người nhận có đọc thư của bạn hay không. Nếu đặt tiêu đề sai, người nhận sẽ cho rằng email không quan trọng, email rác và không ngần ngại xóa đi hoặc chẳng bao giờ nhấp vào đọc nó.
Ví dụ về chủ đề email: Gửi anh A bảng lương tháng 9; Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B; Gửi sếp bản báo cáo kinh doanh quý I/2015,…
- Chú ý: Tuyệt đối không gửi mail không có chủ đề. Bạn thử nghỉ xem, khi vào nhà ai đó mà không chào hỏi thì chủ nhà sẽ đánh giá bạn thế nào? Một điều cần lưu ý thêm là không nên VIẾT HOA toàn bộ chủ đề vì điều đó sẽ tạo cảm giác như bạn chuẩn bị “hét” vào người nhận. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.
Bước 2: Lời mở đầu trong nội dung Email:
Bạn nên bắt đầu email bằng một lời chào, lời chúc (nếu cần), lý do bạn gửi email này, và tránh những lời chào quá thân mật. Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật chẳng hạn như “Hey”, “ê”. Việc này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ quá thân thiết với bạn. Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh hoạt theo từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.
VD: Chào anh B, / Kính gửi Quý Công ty D,
Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên, em xin phép gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.
Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện lần trước, (hoặc: trong cuộc gọi…) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em, cụ thể như sau:
- Chú ý: Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng. Đồng thời, việc trình bày được lý do sẽ làm cho người đọc có lý do để đọc email này!
Bước 3: Nội dung chính trong Email:
Nội dung chính nên được trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin, cụ thể:
Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ…. (Nội dung phải được soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì.)
Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.
Chú ý: Không soạn nội dung một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, không dấu phẩy, không xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng,…
Bước 4: Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin:
Hiện nay các dịch vụ email đều cho phép người dùng chèn hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm. Nếu bạn đăng nhập và sử dụng mail trực tiếp trên trình duyệt (không sử dụng dịch vụ thứ 3 như Outlook chẳng hạn,…) thì nó vẫn cho phép bạn chèn hình, chèn liên kết và đính kèm tập tin. Bạn muốn soạn soạn mail chuyên nghiệp hơn có thể sử dụng Outlook để quản lý mails.
VD: Bạn gửi đính kèm 3 tập tin: HD_thietkeweb.doc, Dich_vu_them.xls (xlsx), và một thư mục hình ảnh đã nén lại hinh_anh_demo.zip. Bạn cũng có tạo 1 thư mục để bỏ tất cả chúng vào rồi nén lại hoặc đính kèm từng tập tin một
- Chú ý:
Trong trường hợp mail bạn cần đính kèm nhiều tập tin thì nên đặt tên cho từng tập tin ấy để dễ phân biệt.
- Đặt tên tập tin đính kèm người đọc sẽ dễ dàng tìm thấy nội dung họ cần đọc, sau này cần tra lại họ tìm kiếm cũng sẽ thấy.
Theo đó, khi bạn muốn đính kèm một tập tin vào trong email thì nên gửi những file có định dạng chung. Chẳng hạn như định dạng file pdf, doc, xls,… vì nó dễ dàng mở cho tất cả các loại máy.
Trong trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Dĩ nhiên, file đính kèm ở trong email cũng nên được đặt tên rõ ràng.
Bước 5: Phần cuối thư:
Cuối thư là lúc mà bạn mong muốn người đọc thực hiện điều gì đó. Sau cùng, bạn nên có một lời cảm ơn, lời chúc đến với người đọc.
VD: Cảm ơn anh B đã đọc email này. Em mong sớm nhận được phản hồi của anh. Nếu cần thêm thông tin gì anh phản hồi lại cho em anh nhé.
Chúc anh một ngày tốt lành!
Trân trọng.
Tên người gửi
Bước 6: Chữ ký:
Một email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.
Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc email thêm những thông tin khác về công ty bạn và bản thân như: địa chỉ email, số điện thoại, website công ty,…
Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… khiến chữ ký email chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.
Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu và bạn vẫn PR hoặc truyền đạt thành công các nội dung khác (mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người người nhận).
BAC mời bạn tham khảo thêm các bài viết:
Trung tâm BAC – Sân chơi lành mạnh để các bạn đam mê về công nghệ thông tin nói chung và nghề BA nói riêng cùng nhau tìm hiểu và khám phá những điều thú vị về nghề, qua đó chuẩn bị một số kiến thức chuyên môn cho công việc trong tương lai.
Để tham khảo và đăng ký các khoá học trong tháng, bạn có thể click vào đây: Check lịch khai giảng. Nếu cần tư vấn hỗ trợ những vấn đề liên quan đến khóa học, bộ phận CSKH của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn qua Email: info@bacs.vn ; bac.trainingba@gmail.com hoặc số Hotline: 0909310768.
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung – BAC