Cần trang bị những kỹ năng gì để trở thành một Business Analyst (Phần 1)

Bạn là người mới và mong muốn khám phá về vai trò của một Business Analyst (BA). Bạn tự hỏi bản thân rằng một BA sẽ cần những kỹ năng và kinh nghiệm gì? Đây chính là bài viết dành cho bạn, nếu bạn chưa biết về khái niệm BA hãy tham khảo bài viết bên dưới của BAC nhé!

Tham khảo: Business Analyst là gì? Những lầm tưởng thường gặp về nghề BA

Business Analyst cần trang bị nhiều kỹ năng quan trọng

Dưới đây là danh sách các kỹ quan trọng nhất mà một người mới sẽ cần nếu muốn trở thành BA trong tương lai. Các kỹ năng này sẽ được phân loại thành từng nhóm bao gồm kỹ năng cốt lõi, kỹ năng phân tích kinh doanh, kỹ năng mềm và một số kỹ năng có thể cần thiết cho từng lĩnh vực cụ thể.

1. Kỹ năng cốt lõi

Giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu của nghề BA

Thông thường, nếu xem Business Analyst là một sự lựa chọn nghề nghiệp, bạn nên đánh dấu những kỹ năng này. Bởi vì, bạn có thể sẽ cảm thích phấn khích và có thể muốn đi làm ngay để cải thiện các kỹ năng này của bản thân.

1.1. Kỹ năng giao tiếp

Business Analyst phải là người giao tiếp tốt, có nghĩa là họ phải tạo ra được các cuộc gặp gỡ tốt, đặt những câu hỏi hay, lắng nghe câu trả lời và tiếp thu tất cả mọi thứ. Ngày nay, việc giao tiếp không nhất thiết phải là những cuộc gặp trực tiếp, vì vậy, khả năng giao tiếp qua các thiết lập ảo như ứng dụng gọi điện, cuộc họp qua trang web… cũng quan trọng không kém.

Khi là một người mới, bạn chắc chắn chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Nhưng đừng quá lo lắng, bạn sẽ nhanh chóng cải thiện điều này theo thời gian và đặc biệt là qua các dự án. Nhưng kỹ năng ghi chép và đọc tài liệu chung có thể giúp bạn trong giai đoạn bắt đầu.

1.2. Kỹ năng giải quyết vấn đề

“Không có dự án là không có vấn đề”, trong thực tế, toàn bộ dự án là một giải pháp cho một vấn đề. Ở cấp độ cao nhất, Business Analyst sẽ tạo điều kiện để chia sẻ sự hiểu biết về các vấn đề, các giải pháp khả thi và xác định phạm vi của dự án. Các BA còn xuất hiện trong các nhóm để giải quyết các vấn đề kỹ thuật và tham gia đàm phán giữa nhiều bên liên quan đến kinh doanh hoặc kỹ thuật.

1.3. Kỹ năng tư duy đánh giá

Business Analyst chịu trách nhiệm đánh giá nhiều lựa chọn trước khi giúp một nhóm giải quyết một giải pháp. Trong quá trình phát hiện các vấn đề cần giải quyết, các BA phải lắng nghe nhu cầu của các bên liên quan đồng thời nghiêm túc xem xét các nhu cầu đó và đặt ra các câu hỏi cho đến khi nhu cầu thực sự được đưa ra và thấu hiểu.

Đây là điều khiến cho kỹ năng tư duy đánh giá trở nên quan trọng để trở thành một BA giỏi. Mặc dù, kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề và tư duy phản biện là cốt lõi để trở thành một BA giỏi nhưng đó chưa phải là tất cả.

2. Các kỹ năng cho từng vai trò của Business Analyst

Mỗi vai trò BA lại có những kỹ năng riêng biệt

Dưới đây là danh sách các kỹ năng riêng dựa theo vai trò của BA, nếu là một người mới trong lĩnh vực này bạn đừng nên bỏ qua.

2.1. Kỹ năng phân tích và giao tiếp

Như BAC đã chia sẻ, phân tích giúp các BA xác định yêu cầu từ người dùng và các bên liên quan. Tuy nhiên, bạn cần biết rằng không phải lúc nào khách hàng cũng biết họ cần gì và đưa ra được yêu cầu. Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp là cực kỳ quan trọng dù bạn là người mới hay muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này. Bạn có thể tìm hiểu thêm về hai khái niệm Data Mapping và User Stories, điều này sẽ giúp bạn nắm bắt và truyền đạt thông tin liên quan đến các bên liên quan khác nhau.

2.2. Các kỹ thuật phân tích quan trọng

Phân tích không chỉ đơn thuần là một công việc như cách bạn gọi tên. Ba cấp độ phân tích dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ một vấn đề và giải pháp, khi phần mềm đang được thực hiện như là một giải pháp.

• Business-level, doanh nghiệp vận hành như thế nào? Thường được hoàn thiện bởi phân tích quy trình kinh doanh (một mô hình văn bản) và tạo sơ đồ quy trình kinh doanh (một mô hình trực quan). Chúng thường thể hiện qua Project Vison Document (PVD) hoặc Business  Requiremmets Document (BRD), Business Work Flow. 
• Software-Level, hệ thống phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào? Thường được hoàn thành thông qua các mô hình yêu cầu chức năng như use cases/user stories, mockup, tài liệu System Requirement Specification (SFS), System Requirement Document (SRD).
• Information-Level, dữ liệu và thông tin được lưu trữ và duy trì bởi một tổ chức như thế nào? Được hoàn thành bởi các kỹ thuật mô hình hóa dữ liệu, bao gồm sơ đồ quan hệ thực thể  (ERD), từ điển dữ liệu (data dictionary), sơ đồ dữ liệu (data map) và sơ đồ ngữ cảnh hệ thống (system context diagram).

Các bạn cũng có thể tham khảo thêm bài viết Phân biệt BRD, SFD và SRS

Khi bạn sử dụng các kỹ thuật trên, bạn sẽ nhận ra rằng bản thân tự nhiên tìm ra các khoảng trống và những giải pháp mới. Đây chính là lý do mà bạn nên áp dụng cùng lúc nhiều kỹ thuật trong quá trình làm việc.

2.3. Công cụ phân tích

Công cụ đóng một vai trò quan trọng trong công việc của Business Analyst

Đối với một Business Analyst mới vào nghề, kỹ năng sử dụng các công cụ soạn thảo như Word, Excel hay PowerPoint là rât quan trọng. Bên cạnh đó, bạn cần thêm một hoặc vài công cụ giúp bạn triển khai tất cả những kỹ thuật phân tích kể trên. Một công cụ mô hình hóa phổ biến được chọn là Axure, Balsamiq, Microsoft Visio. 

Các kỹ năng kỹ thuật khác bao gồm khả năng sử dụng các công cụ mô hình tinh vi như Enterprise Architect. Các công cụ quản lý yêu cầu như DOORS hoặc Caliber, hay các công cụ quản lý lỗi và dự án. Dù đây không hẳn là các kỹ năng quan trọng giúp bạn có thêm các lựa chọn nghề nghiệp song chúng lại là những điều mà bạn học được trong quá trình làm việc.

Kết thúc phần đầu tiên của bài viết BAC đã giới thiệu đến bạn những kỹ năng cốt lõi và kỹ năng theo từng vai trò. Trong phần sau chúng ta sẽ tìm hiểu về các kỹ năng mềm vốn được xem là yếu tố quyết định để trở thành một Business Analyst giỏi.

Tham khảo: Cần trang bị những kỹ năng gì để trở thành một Business Analyst (Phần 2)

Nguồn tham khảo: 
https://www.bridging-the-gap.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.