Cách tránh các yêu cầu kinh doanh không đầy đủ cho Business Analyst

Có nhiều lý do khiến Business Analyst (BA) kết thúc việc tạo ra các yêu cầu không đầy đủ và điều này có thể có tác động cực kỳ tiêu cực đến hiệu suất công việc. Dưới đây là những cách để nâng cao hiệu suất công việc BA và giải quyết các yêu cầu chưa hoàn thiện.

1. Làm rõ vai trò của bạn

Điều đầu tiên là bạn phải hiểu rõ vai trò của mình. Bất cứ khi nào các vấn đề về hiệu suất đang bị đe dọa. Hãy hiểu rằng với tư cách là một BA, bạn thực sự chịu trách nhiệm về điều gì. Không phải tất cả các vai trò của BA đều giống nhau và vai trò của bạn có thể khác một chút so với bạn mong đợi. Lý do số một khiến mọi người gặp vấn đề về hiệu suất là vì họ đang cố gắng cung cấp thứ gì đó mà mọi người không mong đợi ở họ.

Bạn thực sự muốn hiểu rõ những kỳ vọng đó là gì. Nói chuyện với người quản lý dự án của bạn và với các bên liên quan sử dụng các yêu cầu của bạn. Hiểu những gì sẽ giúp họ nhiều nhất và làm thế nào bạn có thể đóng góp tốt nhất. Khoảng trống nào bạn chịu trách nhiệm lấp đầy? Đó là những gì bạn đang tìm kiếm ở đây.

2. Nắm quyền sở hữu quy trình yêu cầu

Sau đó, bạn muốn sở hữu quy trình yêu cầu. Điều cuối cùng bạn muốn làm là cố gắng điều chỉnh quá trình yêu cầu của bạn vào lịch họp của người khác. Với tư cách là một BA, chúng tôi thường lên lịch các cuộc họp, lên kế hoạch cho quá trình khơi gợi và khám phá, lên kế hoạch cho quá trình xem xét tài liệu của chúng tôi, mà chúng tôi sẽ thực hiện tiếp theo. Bạn muốn sở hữu quá trình đó, hãy nói ra.

Thông thường, sẽ có một vài cuộc thảo luận để khám phá thông tin, một vài bài đánh giá, một chút thời gian để phân tích giữa các cuộc thảo luận đó, cũng như các bài đánh giá và xác nhận mà bạn phải viết. Bạn muốn sở hữu quy trình đó và nói, “Đây là những gì chúng ta cần làm.” Và sau đó, lên lịch cho các cuộc họp đó. Thời gian mà bạn nghĩ rằng mình cần, thậm chí có thể cho bản thân thêm một chút thời gian và làm việc để thực hiện những cuộc họp hiệu quả, năng suất đó nhằm thúc đẩy các yêu cầu về phía trước.

3. Đừng bỏ qua đánh giá và xác nhận

Điều thứ ba là đảm bảo không bỏ qua các xác nhận và đánh giá đó. Chỉ xuất hiện trong các cuộc họp và hỏi một vài câu hỏi là không đủ. Đảm bảo rằng bạn sẽ bỏ lỡ các yêu cầu nếu bạn chỉ đặt câu hỏi. Bạn cũng cần thực hiện một số loại hướng dẫn và xác nhận.

Điều này không nhất thiết phải là năm giờ ngồi và xem lại một tài liệu dài 50 trang. Bạn phải thực hiện một số loại hướng dẫn, nó có thể là một hướng dẫn qua wireframe. Nó có thể là một hướng dẫn sơ đồ dòng quy trình. Nó có thể là một hướng dẫn về trường hợp sử dụng hoặc hướng dẫn về quy trình kinh doanh.

Dù đó là gì, đó là sự xác nhận rằng tài liệu bạn đã tạo, phân tích bạn đã thực hiện đã hoàn tất và có thiếu thứ gì không? Đó là khi bạn nhận được câu trả lời “Có, nhưng” từ các bên liên quan dẫn bạn đến những yêu cầu mới mà bạn sẽ bỏ lỡ nếu chỉ đặt câu hỏi.

4. Nếu bạn có sự nhất quán

Bạn phải làm những gì chúng ta vừa nói. Làm rõ vai trò của bạn, sở hữu quy trình và sau đó thực hiện cả quy trình xác nhận, đó là nơi các yêu cầu mới sẽ xuất hiện. Bạn có thể có sự nhất quán với điều này. Nếu có một lý do nào đó khiến ai đó chỉ dành cho bạn vài phút cho một mục trong chương trình nghị sự, thì họ không nghĩ rằng đây là điều mà BA cần làm.

Họ cảm thấy như bạn sắp tạo ra các yêu cầu trong không khí loãng. Bạn có thể có một số kháng cự lúc đầu. Bạn muốn chứng minh giá trị của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hãy chắc chắn rằng những cuộc họp đầu tiên mà bạn lên lịch là hiệu quả.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách thay vì toàn bộ những gì chúng ta vừa trình bày, hãy làm chủ một vấn đề được đưa ra trong cuộc họp và nói: “Tôi sẽ lên lịch một cuộc họp để đảm bảo rằng chúng ta sẽ thảo luận về vấn đề đó.” Nếu một vấn đề trong cuộc họp đang đi chệch hướng và bạn có thể nói rằng nó sẽ làm hỏng cuộc họp, bạn có thể nói: “Tôi muốn tham gia và tôi có thể lên lịch theo dõi chỉ với những người cần có mặt. Chúng tôi sẽ xử lý vấn đề đó và đảm bảo rằng chúng tôi nhận được các yêu cầu được xác định cho vấn đề đó.”

Chỉ cần sở hữu nó. Chứng minh rằng bạn đang bắt đầu làm việc theo một cách mới và bạn đã sẵn sàng đóng góp và bạn có thể đóng góp theo cách mới đó. Đó là một cách để bắt đầu phá vỡ sự kháng cự đối với quy trình. Một cách khác là khi những yêu cầu về vấn đề đó xuất hiện, chẳng hạn như: “Đây là những gì tôi muốn làm để sửa lỗi đó. Tôi muốn tổ chức một cuộc họp, xem qua tài liệu yêu cầu, đảm bảo rằng lần này tôi không bỏ sót điều gì.”

Thu hút sự tham gia của các bên liên quan và sử dụng nó như một giải pháp khi các vấn đề về hiệu suất này xuất hiện. Đề xuất một cách tiếp cận thay thế và sử dụng cách tiếp cận đó như một thời điểm để mua hàng, Bạn phải vượt qua nó. Cho đến khi bạn sở hữu quy trình và có không gian để sở hữu quy trình BA, bạn sẽ tiếp tục bỏ lỡ các yêu cầu. Bạn sẽ tiếp tục cảm thấy mình đang tranh giành, vội vã và không đạt được điều mình cần. Bạn sẽ phản ứng thay vì chủ động.

Làm thế nào bạn có thể chuyển từ trạng thái phản ứng “Tôi không có đủ thời gian” sang “Đây là những gì tôi cần để thành công với tư cách là một BA và đây là những gì tôi sẽ làm”.

Trên đây là những cách để giúp Business Analyst tránh các yêu cầu không đẩy đủ, mong rằng bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp