Cách sử dụng phần mềm quản lý dự án Agile cho công việc của khách hàng

Tuyên ngôn Agile nêu rõ “Cá nhân và sự tương hỗ quan trọng hơn quy trình và công cụ”, nhưng đây là một bí mật: bạn chỉ có thể là Agile khi các công cụ của bạn cho phép bạn làm điều đó.

1. Bạn có thực sự là Agile?

Nếu bạn phải lục tung các bảng tính để tìm thông tin, bạn sẽ mất hàng giờ làm việc mỗi tuần, thì đó không phải là Agile. Nếu bạn phải theo dõi các bản cập nhật dự án theo cách thủ công vì bạn không có công cụ để tìm thông tin, thì bạn không thực sự hợp tác và bạn không thực sự là Agile.

Nhưng nếu bạn đang sử dụng phần mềm quản lý dự án đúng cách, thì nó có thể kích hoạt tất cả các quy trình Agile, bất kể bạn làm trong ngành nào. Tất cả những gì bạn phải làm là áp dụng nó vào quy trình làm việc riêng của nhóm mình.

2. Định lượng và ước lượng công việc

Để chiếm được lòng tin của khách hàng mới và đảm bảo rằng bạn không tạo ra một kế hoạch dự án bất khả thi bắt buộc phải cung cấp các ước tính đáng tin cậy về công việc.

Nhưng tính toán thời gian thực hiện công việc không phải là khoa học chính xác. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án thường bị ám ảnh bởi nỗi sợ hãi, “Việc này sẽ mất bao lâu?”

Agile cung cấp một giải pháp sáng tạo. Thay vì sử dụng ngày để ước tính công việc, chúng sử dụng điểm để định lượng độ khó của từng nhiệm vụ. Thường được gọi là điểm câu chuyện (story point), các đơn vị đo lường này đề cập đến khoảng thời gian ai đó dành cho một nhiệm vụ nhất định. Nhiệm vụ yêu cầu càng nhiều điểm thì càng khó hoàn thành.

Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án thực sự được tạo ra cho công việc Agile sẽ bao gồm chức năng gốc để chỉ định các điểm câu chuyện. Bạn sẽ có thể xem các điểm câu chuyện theo người dùng cũng như theo nước rút hoặc khoảng thời gian làm việc được xác định.

Số lượng công việc trong mỗi lần chạy nước rút được xác định bởi số điểm câu chuyện.

Mặc dù sử dụng các điểm trong câu chuyện vẫn là một hình thức ước tính nhưng đây là một cách tiếp cận khoa học hơn nhiều so với việc phỏng đoán hoàn toàn. Bằng cách giải thích quy trình này cho khách hàng và chỉ cho họ cách bạn quản lý quy trình đó trong phần mềm của mình, bạn có thể giúp họ yên tâm và nhanh chóng tạo cảm giác tin tưởng hơn.

2. Kết nối các nhóm khác nhau với các chi tiết nhiệm vụ

Thiết kế khá đơn giản với các thẻ được sử dụng để thể hiện các nhiệm vụ và chúng được di chuyển qua các làn khác nhau trên bảng mà mỗi thẻ tương ứng với một giai đoạn công việc.

Cấu trúc bảng giúp quản lý nhiệm vụ theo từng giai đoạn

Mỗi thẻ có thể phục vụ như một kho lưu trữ thông tin cho nhiệm vụ đó. Ví dụ, khi một nhà phát triển cần hiểu công việc mà nhóm thiết kế đã thực hiện trong một nhiệm vụ, họ không cần phải bắt tay vào tìm kiếm kéo dài hàng giờ. Họ có thể chỉ cần tham khảo thẻ và hiểu ngay ngữ cảnh của nhiệm vụ.

Trường hợp sử dụng này nghe có vẻ đơn giản nhưng các dự án phát triển và thiết kế phần mềm có thể cực kỳ phức tạp, bạn không thể bỏ qua các chi tiết. Ngoài ra, loại kiến trúc thông tin này giúp giảm tải nhận thức cho người dùng. Thay vì phải tìm hiểu email, bảng tính tham khảo và dịch tài liệu Google, bạn có thể dễ dàng sắp xếp thông tin ở một nơi.

3. Sử dụng báo cáo để chứng minh và nâng cao hiệu quả

Đối với một cơ quan, báo cáo phục vụ một số mục tiêu. Đầu tiên và quan trọng nhất, nó giúp đảm bảo họ được trả tiền. Nhưng nó cũng giúp họ duy trì trách nhiệm với các mục tiêu của mình và chứng minh với khách hàng rằng họ đang nâng cao hiệu quả trong suốt dự án.

Nếu không có phần mềm quản lý dự án được xây dựng riêng cho Agile, các công ty không thể theo dõi KPI này một cách hiệu quả, có nghĩa là họ không thể chứng minh hiệu quả của mình đang tăng lên như thế nào hoặc chứng minh tại sao ngay từ đầu làm việc với cơ quan UX là lựa chọn đúng đắn.

Bảng điều khiển trực quan về công việc đã hoàn thành so với công việc đã lên kế hoạch

Ngoài ra, các công ty có thể sử dụng báo cáo để tinh chỉnh độ chính xác của các ước tính. Báo cáo chi tiết giúp công ty tinh chỉnh các ước tính của mình bằng cách xác định chính xác những điểm chưa thực sự chính xác.

4. Phần mềm quản lý dự án phù hợp có thể hỗ trợ các nỗ lực Agile

Tất nhiên, đây chỉ là một vài chức năng có sẵn trong phần mềm quản lý dự án ngày nay. Nhưng đây là những cách quan trọng nhất để sử dụng phần mềm. Hãy nhớ rằng, phải có cấu trúc phù hợp để trở nên nhanh nhẹn. Sự hỗn loạn không hiệu quả và không tuân theo quy trình là không chuyên nghiệp.

Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu và ứng dụng thành công phần mềm quản lý dự án Agile. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:

https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp