Cách đánh giá yêu cầu Business Analyst cần biết

Đánh giá hoặc xem lại các yêu cầu là một cuộc họp mà bạn tập hợp tất cả các bên liên quan lại với nhau và xem qua tài liệu yêu cầu, từng trang, từng dòng, để đảm bảo rằng tài liệu thể hiện sự hiểu biết đầy đủ của mọi người về yêu cầu cần được hoàn thành trong dự án cụ thể này. Tuy nhiên, bước này lại thường bị bỏ qua, dưới đây là cách đánh giá yêu cầu mà mọi Business Analyst cần biết.

Đánh giá yêu cầu là bước quan trọng nhưng thường bị bỏ qua

1. Các mục tiêu chung đối với việc thực hiện đánh giá các yêu cầu

• Gửi tài liệu qua email để xem xét, theo cách đó mọi người có thể làm điều này khi nó phù hợp với họ và tôi nhận được thông tin đầu vào tốt hơn. Ở nơi làm việc ngày nay, mọi người có các ưu tiên cạnh tranh và liên tục làm việc đa nhiệm. Rất ít bên liên quan sẽ cung cấp thông tin đầu vào tốt nhất của họ theo cách này. Không phải ai cũng đọc tài liệu trước cuộc họp của bạn và chuẩn bị sẵn sàng.
• Tôi muốn đăng xuất email vì nó có thể theo dõi được. Không có gì về việc xem qua các yêu cầu ngăn cản việc đăng xuất email. Nhưng nếu lý do bạn sử dụng email là để đăng xuất thụ động và che đậy những gì bạn biết, không thực sự tạo ra sự liên kết mà việc đăng xuất thực sự đòi hỏi, thì bạn đang làm cho nhóm công nghệ của mình trở thành kẻ phá hoại.
• Các bên liên quan của tôi không có thời gian. Sau đó, một trong hai điều là sai, bạn đã xác định sai các bên liên quan hoặc bạn đang làm việc trên một dự án sai. Một trong những vấn đề này có thể không phải do lỗi của bạn. Nhưng nếu những người hưởng lợi và đóng góp cho dự án không thể dành 2 giờ trong phòng để hoàn thiện chính xác những gì dự án đó phải làm, thì còn nhiều vấn đề lớn hơn đang diễn ra.
• Khi bạn ngồi xuống để xem xét yêu cầu đặc tả trong một cuộc họp, bạn biết rằng mọi người đang thực sự đọc nó. Bạn cũng sẽ thấy rằng một nhận xét này dẫn đến một nhận xét khác và điều đó có thể giúp khám phá các yêu cầu mới trước khi quá muộn. Bên cạnh đó, một cuộc họp đánh giá nâng cao trách nhiệm giải trình nhất định, nếu bạn yêu cầu các bên liên quan nhìn thẳng vào mắt bạn và xác nhận rằng họ đã sẵn sàng thực hiện bước tiếp theo với dự án.
• Chúng tôi là agile. Việc xem xét các yêu cầu với các bên liên quan trong doanh nghiệp của bạn trước khi lập kế hoạch chạy nước rút thậm chí còn quan trọng hơn! Thay vì xem xét các tài liệu lớn hơn cho toàn bộ dự án, bạn thường sẽ tập trung vào việc xem xét các danh sách như danh sách các mặt hàng tồn đọng sản phẩm được xếp hạng trong vài tháng tới hoặc chi tiết về câu chuyện của người dùng cho nước rút sắp tới.

2. Làm thế nào để tạo điều kiện thuận lợi cho một phiên đánh giá yêu cầu

• Bước 1: Thiết lập các giai đoạn

Gửi email hoặc yêu cầu về lịch cùng với tài liệu và mô tả về cách cuộc họp sẽ diễn ra. Hãy cho mọi người biết rằng vai trò của họ là cung cấp bất kỳ phản hồi nào về các yêu cầu và cuối cùng là đăng xuất trên tài liệu. Lặp lại thông báo này khi bắt đầu cuộc họp.

• Bước 2: Được chuẩn bị

Có thêm một vài bản cứng. Nếu có thể, hãy chiếu tài liệu lên tường bằng màn hình LCD.

• Bước 3: Dẫn dắt phần đi bộ theo từng phần

Cho mọi người một khoản thời gian thích hợp để đọc và xem xét các yêu cầu trong phần đó. Yêu cầu nhận xét, làm rõ và câu hỏi. Đảm bảo cuộc thảo luận tập trung vào các yêu cầu chứ không phải cách xây dựng chúng hoặc những công việc cần phải thực hiện hoặc kế hoạch tiếp thị. Khi nhóm đánh giá đồng ý cập nhật, hãy ghi chú những điều này vào bản in ra giấy của bạn hoặc tạo chúng dưới dạng điện tử ở nơi mọi người có thể nhìn thấy chúng.

• Bước 4: Yêu cầu đăng xuất

Nói “Tôi sẽ thực hiện những chỉnh sửa này và phân phối một bản cập nhật. Với điều kiện tôi nhận được tất cả các ghi chú này được kết hợp, mọi người đã sẵn sàng đăng xuất chưa? Có bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm nào kéo dài không? ” Nhìn vào mọi người trong phòng để biết dấu hiệu trực quan.

3. Một số vấn đề xem xét yêu cầu phổ biến hơn

• Thực hiện các yêu cầu quá sớm

Trong vai trò Business Analyst, hãy làm bài tập về nhà của bạn trước nếu không bạn sẽ lãng phí thời gian của mọi người. Xem xét các vấn đề lớn trong các nhóm nhỏ. Gặp gỡ cá nhân với các bên liên quan để đảm bảo rằng bạn hiểu nhu cầu của họ. Nhận ra và nâng cao xung đột trong các yêu cầu để chúng được giải quyết. Vào thời điểm bạn thực hiện bước đi, các yêu cầu gần như đã sẵn sàng để đăng xuất và mục đích thực sự là để đảm bảo mọi người đều phù hợp và để kích hoạt bất kỳ mối quan hệ cuối cùng nào.

• Đọc to mọi yêu cầu

Tôi đã làm điều này và nó hoạt động, nhưng nó không hiệu quả và tôi sẽ không đề xuất nó. Thay vào đó, hãy xem lại các yêu cầu trong các phần có ý nghĩa mà mọi người có thể đọc qua trong cuộc họp.

• Không bao gồm những người phù hợp

Tốt nhất, đánh giá của bạn nên bao gồm một người từ mọi lĩnh vực của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi các yêu cầu, các ví dụ điển hình bao gồm tiếp thị, hoạt động, quản lý sản phẩm, dịch vụ khách hàng và IT. Thông thường, bạn sẽ cần nhiều hơn một người từ một nhóm do ma trận quyết định trong nhóm đó.

• Không ai nói lời nào

Hãy chuẩn bị một số câu hỏi để thảo luận tiếp tục. Thường thì mọi người không có điều gì để nói nhưng không muốn tỏ ra chỉ trích công việc của bạn. Thậm chí, hãy ném một vài câu những sai lầm để đảm bảo mọi người chú ý. Sau đó, bạn có thể chỉ ra những sai lầm của chính mình, một phương pháp thường có thể kích hoạt phản ứng tương tự từ những người khác.

• Doanh nghiệp phát hiện ra một lỗ hổng cơ bản trong dự án

Bất kể bạn siêng năng đến mức nào trong việc đảm bảo các bên liên quan của bạn sẵn sàng cho cuộc họp này, ai đó có thể có cái nhìn sâu sắc vào lúc nửa đêm vào ngày hôm trước cuộc họp của bạn và khiến nó tan thành từng mảnh. Hít thở sâu. Hỏi nhóm xem họ có cảm thấy vấn đề này phải được giải quyết để hoàn thiện các yêu cầu cho dự án này không. Nếu họ nói có, bạn có hai lựa chọn: bạn có thể tập trung lại cuộc họp để giải quyết vấn đề mới hoặc giải tán cuộc họp và vạch ra kế hoạch giải quyết nó càng sớm càng tốt.

Ngoài ra, bạn còn có thể tải danh sách kiểm tra yêu cầu miễn phí tại đây. Hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích với các bạn, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp