Cách chọn phương pháp phân tích kinh doanh phù hợp cho Business Analyst

Là một Business Analyst (BA), việc lựa chọn phương pháp phân tích kinh doanh chính xác là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Cho dù bạn chọn cách tiếp cận kiểu waterfall truyền thống hay nắm lấy bản chất năng động của các phương pháp agile, việc hiểu ý nghĩa và lợi ích của chúng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Waterfall và Agile là hai phương pháp tiếp cận phổ biến nhất

1. Lựa chọn phương pháp phân tích kinh doanh

Cách tiếp cận cung cấp một lộ trình cấp cao liên quan đến cách tiến hành phân tích kinh doanh. Nó ảnh hưởng đến thời gian phân tích kinh doanh, phân phối, phân bổ nguồn lực.

Có hai cách tiếp cận chính để xem xét: Waterfall và Agile

Cách tiếp cận waterfall tuân theo một quy trình tuyến tính và tuần tự, trong đó mỗi giai đoạn phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Phương pháp này hoạt động tốt cho các dự án có yêu cầu được xác định rõ ràng và phạm vi ổn định. Nó cho phép lập kế hoạch kỹ lưỡng trước, giảm bớt sự không chắc chắn sau này.

Mặt khác, các phương pháp agile bao hàm tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó ưu tiên hợp tác, phát triển lặp đi lặp lại và phản hồi liên tục từ các bên liên quan. Các phương pháp linh hoạt là lý tưởng khi các yêu cầu có thể thay đổi hoặc phát triển trong suốt vòng đời của dự án.

Khi quyết định chọn cách tiếp cận nào, điều cần thiết là xem xét các yếu tố như quy mô dự án, độ phức tạp, hạn chế về thời gian, sở thích của các bên liên quan và khả năng của nhóm. Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh và điểm yếu phù hợp với nhu cầu dự án của bạn.

Bằng cách sớm chọn một phương pháp phù hợp trong quá trình lập kế hoạch, bạn sẽ đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho các bên liên quan về các sản phẩm và thời hạn. Điều này sẽ giúp đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa tất cả các bên liên quan trong suốt dự án.

Hãy nhớ rằng không có giải pháp chung cho tất cả khi lựa chọn phương pháp phân tích kinh doanh. Đánh giá các yêu cầu dự án độc đáo của bạn một cách cẩn thận trước khi đưa ra quyết định, điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tài nguyên.

2. Phương pháp tiếp cận Waterfall

Ảnh minh họa phương pháp tiếp cận thác nước

Cách tiếp cận waterfall là một phương pháp quản lý dự án truyền thống tuân theo một quy trình tuyến tính, tuần tự. Nó được đặc trưng bởi bản chất có cấu trúc và cứng nhắc, trong đó mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Trong một dự án waterfall lớn, các giai đoạn riêng biệt cần được thực hiện một cách có hệ thống. Chúng bao gồm thu thập yêu cầu, thiết kế hệ thống, triển khai, thử nghiệm và đưa sản phẩm đến tay người dùng. Mỗi giai đoạn có các mục tiêu rõ ràng và các mốc cần đạt được trước khi tiến hành.

Một trong những ưu điểm của phương pháp waterfall là khả năng dự đoán và tính ổn định của nó. Vì nó tuân theo một kế hoạch chặt chẽ với các mục tiêu và thời hạn được xác định trước, nên nó cho phép theo dõi tiến độ và phân bổ nguồn lực tốt hơn.

Tuy nhiên, phương pháp này cũng đi kèm với những hạn chế. Tính không linh hoạt của nó có thể khiến nó gặp khó khăn trong việc đáp ứng các thay đổi hoặc thích ứng với các yêu cầu phát triển trong vòng đời dự án. Ngoài ra, các vấn đề có thể phát sinh nếu các bên liên quan gặp khó khăn trong việc hình dung sản phẩm cuối cùng cho đến cuối quá trình phát triển.

Mặc dù phương pháp waterfall cung cấp cấu trúc và sự rõ ràng cho các nhiệm vụ phân tích kinh doanh trong phạm vi kiến thức của dự án, nhưng bạn nên xem xét cẩn thận để xác định xem phương pháp đó có phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn hay không trước khi áp dụng nó làm phương pháp đã chọn.

3. Phương pháp Agile là gì?

Ảnh minh họa phương pháp tiếp cận Agile

Agile là một phương pháp phổ biến trong phân tích kinh doanh nhấn mạnh tính linh hoạt, hợp tác và phát triển lặp đi lặp lại. Không giống như cách tiếp cận waterfall truyền thống, theo sau một chuỗi hoạt động tuyến tính, Agile tập trung vào việc cung cấp các giá trị gia tăng nhỏ thông qua các lần lặp lại thường xuyên.

Trong một dự án Agile, các yêu cầu không được đặt ra ngay từ đầu. Thay vào đó, chúng phát triển và thích nghi khi dự án tiến triển. Điều này cho phép các vòng phản hồi nhanh hơn và cho phép các nhóm đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường một cách hiệu quả hơn.

Một khía cạnh quan trọng của Agile là nó nhấn mạnh vào các nhóm liên chức năng phối hợp chặt chẽ với nhau. Các nhóm này bao gồm đại diện từ nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như nhà phát triển, người thử nghiệm, nhà thiết kế và nhà phân tích kinh doanh. Bằng cách thúc đẩy cộng tác và giao tiếp cởi mở trong các nhóm này, Agile thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc hơn về nhu cầu của người dùng và đảm bảo rằng kiến thức chuyên môn của mọi người sẽ góp phần mang lại các giải pháp chất lượng cao.

Một đặc điểm khác của Agile là sự phụ thuộc vào các cuộc họp thường xuyên hoặc "các buổi lễ" để tạo điều kiện hợp tác và minh bạch giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ bao gồm các cuộc họp hàng ngày, nơi các thành viên trong nhóm thảo luận về tiến độ và các yếu tố cản trở, các phiên lập kế hoạch chạy nước rút trong đó công việc cho mỗi lần lặp lại được xác định một cách cộng tác và các cuộc họp hồi tưởng nơi các bài học kinh nghiệm được chia sẻ.

Việc áp dụng cách tiếp cận linh hoạt có thể mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như tăng sự hài lòng của khách hàng do cung cấp sớm các tính năng có giá trị, cải thiện khả năng thích ứng với những yêu cầu thay đổi liên tục, nâng cao tinh thần đồng đội thông qua trao quyền và quyền sở hữu, khả năng hiển thị tốt hơn về tiến độ dự án thông qua các cuộc biểu tình thường xuyên, các sản phẩm có chất lượng cao hơn do thử nghiệm tích hợp liên tục, giảm rủi ro bằng cách giải quyết các vấn đề sớm hơn trong quy trình.

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến phương pháp lập kế hoạch phân tích hoạt động kinh doanh

Một số yếu tố phải được xem xét khi lập kế hoạch phương pháp phân tích kinh doanh cho một dự án. Một trong những yếu tố quan trọng là bản chất và sự phức tạp của chính dự án. Các dự án khác nhau yêu cầu các cách tiếp cận khác nhau, vì vậy việc đánh giá phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của bạn là điều cần thiết.

Một yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến phương pháp lập kế hoạch là sự sẵn có của các nguồn lực. Điều này không chỉ bao gồm nguồn tài chính mà còn cả nguồn nhân lực. Điều quan trọng là phải hiểu rõ ai sẽ tham gia vào quá trình phân tích kinh doanh và trình độ chuyên môn của họ.

Thời gian và thời hạn hoàn thành dự án cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định nên áp dụng phương pháp lập kế hoạch nào. Nếu bạn có thời hạn nghiêm ngặt, phương pháp Agile có thể phù hợp hơn vì nó linh hoạt và cho phép lặp lại nhanh chóng.

Ngoài ra, sự tham gia của các bên liên quan có thể ảnh hưởng lớn đến cách bạn lập kế hoạch cho các hoạt động phân tích kinh doanh của mình. Hiểu được kỳ vọng và yêu cầu của họ sẽ giúp bạn điều chỉnh cách tiếp cận của mình cho phù hợp.

Không nên bỏ qua văn hóa và sở thích của tổ chức khi quyết định một phương pháp luận. Một số tổ chức có thể đã thiết lập các quy trình hoặc phương pháp ưa thích, trong khi những tổ chức khác có thể sẵn sàng khám phá các phương pháp mới.

Nhiều yếu tố cần được xem xét khi lập kế hoạch phương pháp phân tích kinh doanh cho một dự án. Bằng cách xem xét cẩn thận các yếu tố này, chẳng hạn như tính chất dự án, nguồn lực sẵn có, thời hạn, sự tham gia của các bên liên quan và văn hóa tổ chức, bạn có thể đưa ra quyết định phương pháp nào sẽ phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

5. Sự tham gia của các bên liên quan

Một khía cạnh quan trọng của việc lập kế hoạch phương pháp phân tích kinh doanh là xác định sự tham gia của các bên liên quan. Những cá nhân hoặc nhóm này có quyền lợi nhất định trong dự án và có thể tác động đáng kể đến thành công của dự án. Một BA có thể đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được tham gia trong suốt quá trình bằng cách tìm hiểu nhu cầu, mong đợi và mối quan tâm của họ.

Để xác định các bên liên quan, cần phải tiến hành nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng. Điều này liên quan đến việc thu thập thông tin về các cá nhân hoặc nhóm có liên quan có thể bị ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng  đến dự án. Nó cũng đòi hỏi phải xem xét cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài, từ nhân viên và quản lý đến khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý và thậm chí cả đối thủ cạnh tranh.

Sau khi được xác định, các bên liên quan phải được phân loại dựa trên mức độ ảnh hưởng và sự quan tâm của họ đối với dự án. Một số có thể là những người ra quyết định có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án. Những người khác có thể có ảnh hưởng tối thiểu nhưng phải được thông báo để minh bạch.

Bằng cách thu hút sự tham gia của các bên liên quan ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, doanh nghiệp có thể thu được những hiểu biết có giá trị về các yêu cầu, khó khăn, rủi ro và ưu tiên. Cách tiếp cận hợp tác này giúp xây dựng lòng tin giữa các bên liên quan, đồng thời đảm bảo rằng quan điểm của họ được xem xét khi đưa ra các quyết định quan trọng.

Việc xác định các bên liên quan hiệu quả sẽ thúc đẩy giao tiếp tốt hơn và cải thiện kết quả tổng thể của dự án bằng cách chủ động quản lý các thách thức trước khi chúng leo thang thành các vấn đề nghiêm trọng hơn. Do đó, các BA đóng một vai trò quan trọng trong việc tham gia với các nhóm bên liên quan khác nhau trong các giai đoạn khác nhau của dự án để đảm bảo sự phù hợp giữa các mục tiêu kinh doanh và kỳ vọng của các bên liên quan.

Trong thế giới phân tích kinh doanh, việc lựa chọn phương pháp phù hợp cho dự án của bạn là rất quan trọng. Cho dù bạn chọn cách tiếp cận waterfall truyền thống hay nắm lấy tính linh hoạt của Agile, thì việc hiểu được lợi ích và hạn chế của từng phương pháp sẽ ảnh hưởng lớn đến thành công của bạn.

Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho các bạn. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.adaptiveus.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp