Cách cấu trúc một nhóm phân tích nghiệp vụ

Khi bạn có nhiều dự án và nhiều Business Analyst, bạn sẽ cấu trúc nhóm và phân công công việc như thế nào? Có nhiều yếu tố mà bạn sẽ cần phải cân nhắc nhưng một số tùy chọn dưới đây nên được ưu tiên.

1. Phân chia vai trò giữa các dự án

Tùy chọn đầu tiên để cấu trúc nhóm của bạn là phân chia vai trò giữa các dự án. Điều đó nghĩa là mỗi Business Analyst có dự án riêng hoặc thường là nhóm dự án riêng mà họ chịu trách nhiệm khi họ hoàn thành toàn bộ vai trò nhà phân tích kinh doanh trên dự án. Đây là một lựa chọn tốt nếu bạn có một đội mạnh, những người có khả năng tương tự nhau.

Bạn cũng nên cân nhắc nếu có thêm các Business Analyst cấp dưới để tạo lộ trình phát triển họ. Có thể ban đầu họ đang theo dõi và hỗ trợ một chút, sau đó, cuối cùng họ cũng chuyển sang các dự án của riêng mình.

2. Phân chia vai trò giữa các giai đoạn phân tích

Một số nhóm cũng phân chia vai trò theo giai đoạn phân tích. Có một vài cách khác nhau điều này có thể xảy ra.

Có thể là bạn có một Business Analyst tập trung vào kinh doanh hơn và một nhà phân tích tập trung vào kỹ thuật. Đôi khi đó là Business Analyst và nhà phân tích hệ thống. Những chức danh công việc được sử dụng không nhất quán. Đừng tìm kiếm những chức danh công việc đó như một dấu hiệu cho thấy bạn nhất thiết phải đảm nhận loại vai trò nào.

Trong đó, sự phân chia hoạt động tốt trong môi trường phức tạp. Nếu bạn có một tập hợp phức tạp các bên liên quan trong kinh doanh và nhà phân tích tập trung vào kinh doanh đó đang tìm cách xử lý các luồng thông qua nhiều phòng ban và có thể làm việc với hàng chục bên liên quan để tìm ra điều đó và thương lượng các nhu cầu kinh doanh đó.

Và sau đó, nếu hệ thống đó cũng phức tạp, nhà phân tích hệ thống biết cách tất cả các hệ thống phối hợp với nhau để đạt được quy trình kinh doanh đó và cách chỉ định những thay đổi khác nhau cần xảy ra với tất cả các hệ thống khác nhau để thực hiện một dự án. Có ai đó tập trung vào khía cạnh kinh doanh và tập trung vào khía cạnh công nghệ có thể rất có ý nghĩa khi có sự phức tạp ở cả hai bên.

Những lần khác, chúng ta sẽ thấy sự phân chia xảy ra nhiều hơn từ cấp độ giai đoạn. Một Business Analyst cấp cao hơn có thể chịu trách nhiệm về toàn bộ các dự án và họ đang thực hiện các nhu cầu kinh doanh ban đầu đó cũng như xác định phạm vi công việc và cùng nhau lập một kế hoạch cấp cao.

Các Business Analyst cấp dưới càng xác định tất cả các yêu cầu chi tiết đó trong phạm vi của kế hoạch đó. Business Analyst cấp cao đó sẽ vẫn tham gia xuyên suốt vào tất cả các dự án đó nhưng không tham gia vào tất cả các chi tiết và các BA cấp cơ sở hơn sẽ bổ sung thêm tất cả những điều đó.

3. Tìm kiếm cơ hội hợp tác

Bất kể bạn cấu trúc nhóm của mình như thế nào, Là Business Analyst, bạn nên thu hẹp khoảng cách trong giao tiếp, tạo ra sự hợp tác. Bạn không muốn dựng lên những bức tường giữa bản thân và vai trò của chính mình. Một số cách mà bạn có thể đảm bảo rằng các Business Analyst của bạn đang hợp tác là gì?

Ngồi họp và đào tạo chéo lẫn nhau, có thể có các Business Analyst kỹ thuật. Vì vậy, nhiều điều cần học khi bạn đào tạo về các hệ thống mới và hoạt động kinh doanh, các Business Analyst tập trung nói về các quy trình kinh doanh trong bộ phận. Trong bối cảnh của một dự án, sẽ có rất nhiều điều xảy ra, nhưng nó cũng có thể xảy ra nhiều hơn trên toàn cầu.

Đánh giá ngang hàng, thực hiện đánh giá tài liệu của nhau. Thậm chí ngồi trong cuộc họp của nhau và hỗ trợ ghi chú cuộc họp. BA kỹ thuật có thể ghi chú cuộc họp trong khi BA kinh doanh đang điều hành phiên và sau đó BA kinh doanh có thể ghi chú cuộc họp trong khi BA kỹ thuật đang điều hành phiên của họ. Có một số hợp tác chéo ở đó, đó là một lĩnh vực tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau. Điều đó cũng có thể hiệu quả nếu các BA của bạn đều có trình độ tương tự nhau và có dự án riêng.

Ngoài ra, hãy tìm kiếm cơ hội. Bạn có thể bắt đầu từ việc tổ chức các cuộc họp. Không cần phải là một cuộc họp lớn nhưng đó là nơi các bạn cùng chia sẻ về dự án của mình, xem tài liệu cho nhau. Và đó cũng là một cách để giúp đỡ nhau cùng tiến bộ.

Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây, các bạn đã có thể tự mình cấu trúc một nhóm phân tích nghiệp vụ. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp