Cách cải thiện kỹ năng đàm phán cho Business Analyst

Đàm phán là kỹ năng quan trọng trong môi trường kinh doanh. Điều đó cũng không ngoại lệ với vai trò Business Analyst. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều lầm tưởng về kỹ năng này. Hãy cùng BAC khám và và tìm hiểu cách cải thiện kỹ năng đàm phán cho Business Analyst.

Kỹ năng đàm phán đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh

1. Kỹ năng đàm phán là gì?

Kỹ năng đàm phán là một tập hợp các kỹ năng giao tiếp, thỏa hiệp, thuyết phục, giải quyết vấn đề,.... Mục tiêu của đàm phán là đảm bảo hai hoặc nhiều bên đạt được thỏa thuận mà không xảy ra xung đột. Đàm phán xuất hiện trong nhiều lĩnh vực và cuộc sống nhưng đặc biệt phổ biến trong kinh doanh.

Business Analyst phải thường xuyên đàm phán với các bên liên quan

Business Analyst (BA) phải thường xuyên làm việc với các bên liên quan và các nhóm. Với mục tiêu thu thập yêu cầu, phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định chiến lược, BA bắt buộc phải có kỹ năng đàm phán. Điều này nhằm đảm bảo đôi bên cùng đạt được thỏa thuận và đi đến kết quả mong muốn chung.

2. Vì sao Business Analyst cần có kỹ năng đàm phán?

BA là người làm việc thường xuyên với nhiều khách hàng. Họ có thể là dân kỹ thuật, chủ doanh nghiệp hay quản lý dự án. Trong những trường hợp như vậy, việc đàm phán đóng vai trò vô cùng quan trọng. Các BA cần phải đảm bảo khai thác thông tin hiệu quả từ nhiều bên, đồng thời thấu hiểu và đạt được thỏa thuận với các bên.

Đàm phán là kỹ năng quan trọng đối với các Business Analyst

Chính vì vậy, BA cần phải trang bị cho mình kỹ năng đàm phán hiệu quả. Họ phải gây được ảnh hưởng lên người khác mà không tạo ra cảm giác tiêu cực. Những người đàm phán giỏi hiểu rõ rằng sự đàm phán và thỏa hiệp quan trọng hơn việc khẳng định niềm tin.

3. Những lầm tưởng về kỹ năng đàm phán

• Đàm phán để giành chiến thắng

Đàm phán thường bị nhầm lẫn với việc đạt được thỏa thuận tốt nhất. Tuy nhiên, suy nghĩ này chỉ có hiệu quả nhất thời. Đàm phán nên hướng tới việc tìm ra giải pháp thỏa mãn nhu cầu và lợi ích của cả hai bên. Trong vai trò BA, bạn phải hướng đến việc tạo ra giá trị cho tất cả các bên liên quan thay vì cá nhân bạn.

• Đàm phán là trò chơi quyền lực

Nhiều người tin rằng đàm phán giống như việc tranh giành quyền thống trị. Để trở thành một nhà đàm phán giỏi, bạn phải việc xây dựng niềm tin và sự hiểu biết với đối tác thay vì cố gắng kiểm soát họ. Đặc biệt, một BA sẽ phải làm việc với nhiều bên có vị trí cao như quản lý hay chủ doanh nghiệp.

• Bạn phải là một chuyên gia thuyết phục

Thuyết phục cũng là một khả năng quan trọng trong quá trình đàm phán. Tuy nhiên, việc thuyết phục quá mức có thể dẫn đến sự tự cao và không thành thật. Để rèn luyện kỹ năng đàm phán, bạn phải lắng nghe tích cực thay vì thuyết phục một cách ép buộc.

• Đồng thuận có nghĩa là mọi người hoàn toàn đồng ý

Không phải mọi trường hợp đều đạt được sự đồng ý hoàn toàn. Trong vài trường hợp, đó chỉ đơn giản là sự thỏa hiệp hoặc tìm ra giải pháp trung gian. Việc cố gắng ép buộc mọi bên liên quan cùng đồng ý có thể khiến mọi việc trở nên căng thẳng. Với tư cách BA, bạn nên chuẩn bị cho các lựa chọn khác nhau và tìm ra giải pháp tốt nhất cho mọi người, ngay cả khi vẫn tồn tại một số bất đồng.

• Đàm phán chỉ dành cho những thương vụ lớn

Các cuộc đàm phán diễn ra hằng ngày, trong mọi hoàn cảnh. Là một BA, bạn có thể phải thường xuyên đàm phán với các bên liên quan khác nhau. Vì vậy, bạn phải phát triển các kỹ năng và chiến lược đàm phán để có thể xử lý bất kỳ tình huống nào.

4. 10 điểm đánh giá kỹ năng đàm phán của bạn

Nếu bạn đang chưa biết kỹ năng đàm phán của bản thân ở trình độ nào thì đây là một checklist để tham khảo:

• Xác định mục tiêu: Bước đầu tiên để đàm phán hiệu quả là xác định mục tiêu cuối cùng. Bạn đã chọn đúng mục tiêu chưa? Bạn có lơ là mục tiêu trong quá trình đàm phán?.
• Nghiên cứu và chuẩn bị: Thu thập các thông tin về đối phương như nhu cầu, sở thích và mong muốn. Từ đó, bạn sẽ có được cái nhìn sâu sắc về quan điểm của họ và chuẩn bị cho các lập luận của mình.
• Lắng nghe tích cực: Hãy lắng nghe một cách cẩn thận và đặt những câu hỏi liên quan. Điều đó sẽ giúp bạn thấu hiểu đối phương thay vì cố gắng giành quyền nói.
• Giao tiếp hiệu quả: Hãy diễn đạt một cách rõ ràng những suy nghĩ và ý tưởng của bạn. Đừng quên cách sử dụng ngôn từ sao cho dễ hiểu, tránh các thuật ngữ hoặc từ vựng chuyên ngành gây khó hiểu.
• Tín hiệu cơ thể: Ngôn ngữ cơ thể có ảnh hưởng rất lớn khi giao tiếp. Bạn cần học cách giao tiếp bằng mắt, tư thế tốt và dùng các cử chỉ phù hợp.
• Xây dựng các mối quan hệ: Thiết lập các mối quan hệ thông qua những cuộc nói chuyện nhỏ giúp bạn xóa bỏ ranh giới công việc. Bạn có thể tìm điểm chung để đạt được thỏa thuận đôi bên.
• Tập trung vào lợi ích hơn là quan điểm: Khi thảo luận về các điều khoản, bạn nên tập trung vào việc xác định lợi ích cơ bản của mỗi bên thay vì các yêu cầu hoặc quan điểm cá nhân.
• Sáng tạo và linh hoạt: Tư tưởng cởi mở, sáng tạo, linh hoạt là những điều thường gặp ở các nhà đàm phán giỏi.
• Quản lý cảm xúc: Kiểm soát cảm xúc, thái độ bình tĩnh và chuyên nghiệp luôn được đánh giá cao.
• Duy trì các mối quan hệ: Khi giữ được các mối quan hệ, bạn sẽ dễ dàng tiếp cận cũng như khai thác đối phương. Con người cũng có xu hướng chia sẻ nhiều với người quen nhiều hơn.

5. Cách cải thiện kỹ năng đàm phán

Để cải thiện kỹ năng đàm phán có rất nhiều cách, dưới đây là những điều mà bạn có thể tham khảo:

• Chuẩn bị thật kỹ lưỡng: Trước khi tham gia bất kỳ cuộc đàm phán nào, bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Bạn phải có sự hiểu biết đối với dự án hoặc vấn đề, các mục tiêu, mục đích, ràng buộc cũng như trở ngại tiềm ẩn. Điều đó không chỉ giúp bạn tự tin hơn mà còn mang lại cảm giác chuyên nghiệp cho người đối diện.
• Học cách lắng nghe tích cực: Lắng nghe tích cực là việc nghe những gì đối phương đang nói và thấu hiểu các quan điểm cũng như những nhu cầu hoặc mối quan tâm của họ. Ngoài ngôn từ, bạn đừng bỏ qua các yếu tố phi ngôn ngữ như cử chỉ, nét mặt,....
• Nghiên cứu đối phương: “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng”. Ngoài những thông tin về dự án, bạn cần tìm hiểu người sẽ đàm phán với mình. Nắm bắt những thói quen, sở thích, ưu và nhược điểm của đối phương sẽ giúp bạn tiếp cận đúng cách.
• Xác định mục tiêu: Việc chọn mục tiêu không rõ ràng hay quên mất mục tiêu trong quá trình đàm phán rất phổ biến. Đừng bao giờ quên mục đích cuối cùng của cuộc đàm phán là gì.
• Tìm điểm chung: Điểm chung là điều giúp các bên có thể đi đến thỏa hiệp. Đó cũng là cơ sở để bạn tiếp cận với người đàm phán cùng mình.
• Giao tiếp rõ ràng: Ngôn ngữ cụ thể, lời nói ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng là những điều cơ bản. Bạn nên hạn chế việc dùng các thuật ngữ, tiếng lóng, tiếng nước ngoài.
• Tính linh hoạt: Các cuộc đàm phán thường không diễn ra theo đúng kế hoạch. Đó là lúc bạn cần sự linh hoạt, nó sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất dù không phải mọi thứ đều đi đúng hướng.

Hy vọng rằng tất cả những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.adaptiveus.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp