Các phương pháp thiết lập mối quan hệ với các bên liên quan

Là một BA, chắc hẳn bạn đã từng gặp rắc rối khi cố gắng truyền đạt thông tin chi tiết về doanh nghiệp. Việc quản lý thông tin, sự từ chối và đặt kỳ vọng đòi hỏi phải có mối quan hệ tích cực với các bên liên quan quan trọng để khắc phục những vấn đề trên.

Để thu hẹp khoảng cách giao tiếp, bạn nên hiểu tầm quan trọng của việc thiết lập các mối quan hệ tốt. Sau đó, áp dụng các phương pháp BAC giới thiệu ở bài viết sau để xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan quan trọng nhất của bạn.

Trong công việc phân tích nghiệp vụ, các bên liên quan thường bị cuốn vào các cuộc thảo luận gay gắt, thậm chí là xung đột. Họ phải cân bằng nhiệm vụ của họ với việc đóng góp những hiểu biết có giá trị cho dự án và công việc của bạn với tư cách là một nhà phân tích nghiệp vụ là làm cho điều này trở nên dễ dàng hơn. Nếu không có một mối quan hệ tốt, những nỗ lực của bạn có thể bị ảnh hưởng.

Mỗi bên liên quan có mục tiêu và cách hoạt động riêng của họ. Mặc dù đôi khi các mục tiêu này chồng chéo lên nhau, nhưng bạn phải điều phối thông điệp của mình với tư cách là một BA để đưa ra những hiểu biết. Đồng thời những đề xuất mà bạn tạo ra có thể áp dụng cho tất cả các bên. Điều này có thể gây ra nhiều khó khăn do phạm vi đầu tư của các bên liên quan có thể rất rộng, có thể tập trung vào bất kỳ hoạt động kinh doanh nào .

Thông thường, các bên liên quan mà bạn sẽ giao tiếp và làm việc chung bao gồm:

Khách hàng của bạn sẽ quan tâm đặc biệt đến các sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng cao nhất với chi phí thấp nhất, trong khi các nhà đầu tư sẽ muốn thấy doanh thu của dự án tăng lên. Phối hợp các bên liên quan để đáp ứng những lợi ích này đòi hỏi phải giao tiếp thật sự hiệu quả. Ví dụ: bạn sẽ cần có kỹ năng thuyết trình và giao tiếp tốt để giải thích cho khách hàng lý do tại sao giá có thể tăng hoặc thuyết phục các nhà đầu tư rằng các nền tảng phần mềm mới rất đáng để đầu tư.

Con người rất phức tạp và giao tiếp có thể là trở ngại khó khăn nhất. Để củng cố một chiến lược nhất quán nhằm truyền đạt các thông điệp mạch lạc, trước tiên bạn phải bắt đầu bằng cách hiểu các bên liên quan của mình và tiếp tục với các câu chuyện được phối hợp cẩn thận. Dữ liệu và cách thuyết phục là điều cần thiết cho bất kỳ cách tiếp cận thành công nào.

Hãy xây dựng mối quan hệ tốt với các phương pháp phân tích giao tiếp và đồng cảm. Bằng cách làm theo các chiến lược này, bạn có thể thiết lập mối quan hệ tốt hơn với từng bên liên quan trong doanh nghiệp của mình để đạt được các mục tiêu công việc:

1. Lập bản đồ các bên liên quan quan trọng

Toàn bộ quá trình bắt đầu bằng việc hiểu các bên liên quan của bạn và những gì quan trọng với họ. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là tập hợp một bản đồ các bên liên quan. Đây là một quá trình liên quan đến việc lập bản đồ thủ công hoặc sử dụng ứng dụng phần mềm để xây dựng hình ảnh trực quan về tất cả các bên quan tâm, từ giám đốc điều hành đến cơ sở khách hàng của bạn.

Với một bản đồ được đặt ra từ các nhu cầu và mối quan hệ của các bên liên quan, bạn sẽ có vị trí tốt hơn để giao tiếp và thu thập thông tin. Từ đó, bạn sẽ biết mối quan hệ nào nên được vun đắp trước, tính cách nào cần cách tiếp cận cụ thể và cách bạn có thể thiết lập mối quan hệ này tốt nhất.

2. Nâng cao kiến thức kinh doanh và giao tiếp của bạn

Áp dụng giao tiếp kinh doanh rõ ràng và hấp dẫn vào việc phân tích các số liệu phức tạp có thể là một thách thức lớn. Bạn càng được đào tạo nhiều về kinh doanh và giao tiếp, bạn càng chuẩn bị tốt hơn để thiết lập các mối quan hệ tuyệt vời.

Bằng thạc sĩ quản trị kinh doanh (MBA) là một cách để trau dồi các kỹ năng có thể chuyển đổi mà bạn cần để thực hiện điều này một cách dễ dàng, từ lý luận phân tích đến trí tuệ cảm xúc. Ngoài ra, còn rất nhiều khóa đào tạo mà bạn có thể tham gia tại BAC để hỗ trợ cho những nỗ lực hợp tác của bạn.

3. Thiết lập các phương pháp giao tiếp hiệu quả nhất

Một số bên liên quan có thể rất khó lấy thông tin. Đó là lý do tại sao việc thực hành các kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong tất cả các phiên khơi gợi của bạn lại đặc biệt quan trọng. Bắt đầu với việc tích cực lắng nghe, khuyến khích hích giao tiếp, tập trung vào ngôn ngữ cơ thể, lời nói khích lệ, phản ánh và diễn giải, tất cả các yếu tố này cho các bên liên quan của bạn thấy rằng bạn cũng được đầu tư như họ.

Sau đó, đảm bảo rằng tất cả các nỗ lực giao tiếp của bạn đều có thể áp dụng thực tế và tiết kiệm thời gian. Hình thành một câu chuyện từ những hiểu biết của bạn sẽ giúp ích trong vấn đề này. Bằng cách chuyển tiếp một nhu cầu, thách thức và cách giải quyết vấn đề trước mắt, tất cả đều được đóng khung trong bối cảnh của con người, bạn sẽ cải thiện cơ hội được lắng nghe và thấu hiểu.

Nuôi dưỡng các mối quan hệ kinh doanh tuyệt vời

Là một nhà phân tích nghiệp vụ, bạn có thể tập trung vào dữ liệu hơn là giao tiếp trực tiếp giữa các cá nhân về hiểu biết nghiệp vụ. Tuy nhiên, bạn cần thiết lập mối quan hệ tốt với các bên liên quan để đạt hiệu quả trong công việc.

Bắt đầu bằng cách vạch ra những người và bộ phận bạn cần liên lạc. Mục tiêu và thách thức của họ là gì? Sau đó, áp dụng các kỹ năng giao tiếp để thể hiện những hiểu biết của bạn, luôn sẵn sàng lắng nghe và tham gia tích cực.

Mặc dù rất khó để đánh giá ở dạng dữ liệu, nhưng giao tiếp là một yếu tố thành công quan trọng sẽ quyết định tác động của bạn trong công việc. Hy vọng bài viết trên của BAC đã giúp bạn biết cách tập trung vào mối quan hệ với các bên liên quan để có kết quả tối ưu hơn. Đừng quên thường xuyên cập nhật các kiến thức quan trọng về BA tại BAC’s Blog nhé!