Các kỹ thuật và công cụ phân tích kinh doanh cơ bản mọi Business Analyst cần biết

Phân tích kinh doanh thường được mô tả là việc chuyển các yêu cầu kinh doanh thành các yêu cầu giải pháp. Nghe có vẻ dễ dàng nhưng có nhiều bước và kỹ thuật được sử dụng để có được các yêu cầu giải pháp cuối cùng.

1. Các kỹ thuật phân tích kinh doanh

Để mọi thứ đơn giản, chúng ta hãy phân loại công việc thành ba loại chính:

• Hiểu các mục tiêu kinh doanh,
• Hiểu tình trạng hiện tại và
• Xác định các thay đổi cần thiết.

Hiểu được các mục tiêu kinh doanh là rất quan trọng để trở thành một Business Analyst giỏi. Vì một phần công việc của chúng tôi là giữ cho nhóm của chúng tôi, cả doanh nghiệp và CNTT, trên con đường thành công.

Các kỹ thuật mà chúng ta có thể sử dụng là hội thảo và phỏng vấn để thu thập thông tin. Đầu ra có thể sẽ là một tình huống kinh doanh hoặc một số loại điều lệ chỉ ra trạng thái mục tiêu của những gì nên làm.

Điều này có thể xảy ra khi chúng ta bắt đầu tạo danh sách các bên liên quan để hiểu ai bị ảnh hưởng và những người cần liên hệ, tham khảo hoặc cập nhật. Khi sáng kiến ​​vẫn tiếp tục vào thời điểm này, chúng tôi sẽ thích giữ cho nó đơn giản và các công cụ có thể rất dựa trên văn bản, như Word, PowerPoint hoặc có thể là Excel.

Sau đó, chúng ta cần hiểu tình trạng hiện tại của công việc và các kỹ thuật hoặc công cụ chúng ta sử dụng phụ thuộc rất nhiều vào loại thay đổi sẽ được thực hiện ở đây.

Chúng ta có thể bắt đầu với những bức tranh lớn, bản đồ tư duy hoặc các mô hình theo ngữ cảnh về cơ bản đại diện cho phong cảnh. Chúng tôi có ý tưởng về các bộ phận khác nhau của tổ chức bị ảnh hưởng bởi khu vực cần thay đổi. Các công cụ ở đây có thể bao gồm các công cụ lập mô hình đa mục đích chung khác nhau như Visio, Lucidchart hoặc Draw.IO, PowerPoint cũng có thể được sử dụng nếu mô hình không trở nên quá nặng.

Giờ đây, các cuộc phỏng vấn, hội thảo phân tích tài liệu và các hoạt động khác có thể được thực hiện, mà về cơ bản, thông tin cần thiết có thể được thu thập. Việc thu thập và ghi lại thông tin này phải đảm bảo rằng tất cả mọi người có liên quan đều hiểu được mọi thứ hiện đang hoạt động như thế nào và chúng cuối cùng phục vụ cho việc chỉ ra những lĩnh vực cần được thay đổi.

Ở đây, chúng ta sẽ thấy những thách thức lớn đối với các Business Analyst như mô hình quy trình, mô hình quyết định, quy tắc kinh doanh, mô hình dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu,…. Chúng ta có thể sử dụng các công cụ mô hình hóa mục đích chung như Visio, Lucidchart hoặc Draw.IO và nhiều cái khác. Đối với hầu hết tất cả các mô hình, chúng tôi cũng có thể sử dụng các công cụ mô hình hóa quy trình kinh doanh cụ thể, chẳng hạn như Bizagi.

2. Các công cụ phân tích kinh doanh

Giá trị thực của tất cả công việc này đến khi chúng ta chuyển sang bước tiếp theo, xác định những gì cần phải thay đổi. Chúng tôi cần làm việc với các bên liên quan một lần nữa. Có hội thảo, phỏng vấn, nhóm tập trung và các hoạt động hợp tác khác để hiểu những gì nên thay đổi và ai sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi.

Quy trình kinh doanh có thể cần được thay đổi và sau đó tất cả các ứng dụng hỗ trợ quy trình kinh doanh cũng có thể cần thực hiện một số thay đổi. Chúng ta cũng có thể cần thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu hoặc cách dữ liệu được thu thập hoặc di chuyển. Bất kỳ ứng dụng nào tương tác với dữ liệu này hoặc các quy trình kinh doanh mà chúng tôi sử dụng cũng có thể cần thực hiện các điều chỉnh. Ở đây chúng tôi phân tích các mô hình mà chúng tôi đã tạo và tạo ra các trạng thái trong tương lai của các mô hình này, chúng tôi có thể sử dụng để xác định các khu vực cần thay đổi. Ngoài mô hình hóa, các kỹ thuật khác có thể là phân tích tác động, phân tích nguyên nhân gốc rễ và mô phỏng quy trình kinh doanh, sử dụng các công cụ BPMN như Bizagi chẳng hạn.

Những thay đổi này phải được ghi lại dưới dạng yêu cầu kinh doanh, yêu cầu chức năng, trường hợp sử dụng, câu chuyện người dùng, khung dây, nguyên mẫu, tiêu chí chấp nhận và nhiều hơn nữa. Ở đây, chúng ta không cần quá phức tạp và sử dụng các công cụ như Word PowerPoint hoặc Excel.

Trên thị trường có một số công cụ để phân tích hoạt động kinh doanh và người ta sẽ tìm thấy rất nhiều cơ hội để cải thiện hơn nữa trong việc truy xuất nguồn gốc, quản lý thay đổi, trực quan hóa, cộng tác,….

Những công cụ này có thể giúp ích rất nhiều trong toàn bộ vòng đời phát triển. Nhìn vào sự đa dạng của các lựa chọn, người ta có thể bị nhầm lẫn. Chúng ta đừng quên rằng thông tin liên lạc rõ ràng là rất quan trọng cho sự thành công của Business Analyst, việc sử dụng các công cụ mà các bên liên quan khác cũng quen thuộc sẽ hỗ trợ về mặt này.

Hãy luôn nhớ rằng, khi cảm thấy hoài nghi hãy giữ mọi thứ đơn giản.

Mong rằng bài viết này đã mang đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích. Để không bỏ lỡ các kiến thức về phân tích kinh doanh đừng quên đón xem các bài viết mới nhất tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.adaptiveus.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp