Tuy mạng xã hội ngày càng phổ biến và ứng dụng tin nhắn ngày càng được dùng nhiều hơn, tuy nhiên email vẫn là hình thức giao tiếp không thể thiếu trong môi trường làm việc và học tập. Vậy bạn đã biết các mẫu email thường hay được sử dụng chưa? BAC mời các bạn tham khảo các biểu mẫu bên dưới:
1. Các mẫu chữ ký gmail đẹp
Một chữ ký email chuyên nghiệp đòi hỏi phải được thiết kế đẹp và đầy đủ thông tin, tính năng cần thiết.
1.1 Thông tin cơ bản cần có
- Họ và tên
- Tiêu đề, bộ phận
- Tên doanh nghiệp
Thông qua đây người nhận sẽ xác định được rõ vai trò của bạn trong công ty. Tuyệt đối không dùng tên công ty làm đại diện gửi email.
1.2 Sử dụng hệ thống phân cấp tam giác
Tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng những thông tin quan trọng nhất. Làm nổi bật thông tin mà bạn cần nhấn mạnh. Từ đó có thể điều hướng trải nghiệm đọc của người nhận theo một thứ tự cụ thể.
Vấn đề quan trọng hơn cả đó là bạn phải giúp người đọc giải quyết được văn bản nhanh chóng. Không phải ai cũng có thời gian quan tâm đến chữ ký của bạn. Vậy nên hãy làm sao tạo chữ ký email chuyên nghiệp, dễ thu hút nhất.
1.3 Thiết kế rõ ràng
Các mẫu chữ ký gmail đẹp nhưng không phải lúc nào bạn cũng áp dụng được. Nên tránh các thiết kế chữ ký quá dài. Tuyệt đối không vượt quá 7 dòng.
Hãy đưa ra những thông tin cần thiết và ngắn gọn nhất. Đừng chia sẻ quá nhiều chi tiết giới thiệu vì sẽ làm cho người đọc cảm thấy như một bài viết truyền thông vậy.
1.4 Các mẫu chữ ký đẹp:
1.5 Cách đỗi chữ ký Email
Gmail cho phép tạo chữ ký tối đa 10.000 ký tự. Theo đó, để tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp hay đổi chữ ký gmail thì bạn phải làm như sau:
- Bước 1: Mở email ra
- Bước 2: Ở trên cùng bên phải nhập vào chữ Cài đặt.
- Bước 3: Trong mục “Chữ ký” thêm văn bản chữ ký của bạn trong hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng tin nhắn của mình bằng phương pháp thêm hình ảnh hay thay đổi kiểu văn bản.
- Bước 4: Bên dưới cùng trang, nhấp vào “Lưu thay đổi” là xong.
2. Tổng hợp mẫu Email công việc đẹp chuẩn
Cách viết email cho khách hàng
2.1 Nhắc đến khả năng phù hợp với sản phẩm: Tỉ lệ nhập vào email là 64%
Tiêu đề: Tên sản phẩm
Dear…,
Thời gian gần đây bạn có quan tâm đến [sản phẩm] hay không?
Nếu bạn cần nắm thêm thông tin về [sản phẩm] để xem nó có phù hợp với bản thân hay doanh nghiệp thì hãy liên hệ với chúng tôi.
Trong email này, chúng tôi đính kèm ebook, blog, ghi âm hội thảo,…về [chủ đề] bên dưới. Qua đó giúp bạn [giải quyết được vấn đề x, y, z]. Chúng tôi biết được vì trước đây rất nhiều khách hàng của chúng tôi gặp phải.
Đây là lịch làm việc của chúng tôi trong tuần. Hãy chọn thời gian thích hợp để sẵn sàng nói chuyện nhé!
Trân trọng,
Ký tên,
Đây chính là mẫu email giới thiệu sản phẩm vô cùng tuyệt vời cho những khách hàng inbound tiềm năng. Bởi khách hàng đã tìm đến bạn, vậy nên hãy viết một email với nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, dễ trả lời.
Bạn cần đem đến cho khách hàng những giá trị mà họ sẽ nhận được thông qua ebook, video có liên quan đến chủ đề mà họ quan tâm. Đó cũng chính là lý do để họ bấm vào đọc email của bạn. Ngoài ra, bạn hãy trở thành nhà tư vấn đáng tin cậy của khách hàng.
2.2 Kết thúc chủ đề: Tỉ lệ mở 63%
Tiêu đề: Mức độ quan tâm đến sản phẩm của Anh/Chị
Anh/Chị… thân mến,
Em viết email này để hỏi xem liệu anh/chị có còn quan tâm đến [sản phẩm] nữa không? Nếu còn và có điều gì thắc mắc thì hãy chọn thời gian rảnh trong lịch bên dưới để liên hệ với em nhé.
Mong rằng, em sẽ sớm nhận được phản hồi của anh/chị. Nếu không, em cũng hy vọng sẽ được hợp tác cùng anh/chị trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên]
Luôn luôn nhắc đến chủ đề tiêu cực thúc đẩy khách hàng hành động. Bởi, có thể họ quá bận rộn hoặc không đủ động lực để liên hệ với bạn. Vì vậy, cố gắng tạo bầu không khí khẩn cấp ngầm nhắc nhở người nhận trả lời email.
2.3 Hành động ngay: Tỉ lệ mở email 59%
Tiêu đề: Đơn hàng [Tháng] – Tên sản phẩm
Chào…,
Bạn còn nhớ tôi chứ? Vào tuần trước, chúng ta đã có trao đổi về [sản phẩm]. Nếu bạn vẫn [cần làm việc x] thì tôi có một thông báo quan trọng ngay sau đây. Trong tháng này, chúng tôi sẽ có một số khuyến mãi a, b, c,…
Nếu [tên] muốn biết rõ thông tin này thì hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé!
Cảm ơn vì đã hợp tác.
Ký tên
Đa phần khách hàng đều muốn thương lượng để nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá hấp dẫn nhất. Đối với mẫu email chào hàng ấn tượng này bạn có thể giành lấy được sự chú ý của khách hàng tiềm năng, lượng khách hàng mà bạn đang dần đánh mất.
Tuy chiết khấu không phải là lý do chính để quyết định sự thành công của một hợp đồng. Tuy nhiên, nếu mẫu thư ngỏ hay gửi khách hàng đề cập đến vấn đề này thì nó sẽ nhắc nhở khách hàng rằng không phải lúc nào họ cũng có cơ hội nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá ưu đãi như thế. Việc thông báo trước sẽ giúp khách hàng cảm thấy được coi trọng hơn.
2.4 Gửi email nhắc nhở: Tỉ lệ mở email 57%
Tiêu đề: Theo yêu cầu của [Tên] – [Tên sản phẩm]
Kính gửi Anh/Chị…,
Em đã gửi cho anh/chị một email cung cấp thông tin về [sản phẩm]. Liệu anh/chị đã nhận được thư chưa ạ?
Em luôn sẵn sàng tư vấn thêm về [sản phẩm] để giúp anh/chị đạt được [mục tiêu]. Anh/chị hãy chọn một thời gian rảnh trong lịch dưới đây để liên hệ với em nhé.
Trân trọng.
Ký tên,
Bạn có thể gửi email này cho những khách hàng không phản hồi mà không làm họ cảm thấy có lỗi. Nó như là một lời nhắc nhở nhẹ nhàng về lý do ban đầu họ tìm hiểu sản phẩm.
Nhiều khả năng họ sẽ đồng ý tư vấn qua điện thoại. Hoặc chí ít cũng sẽ yêu cầu nhận được nhiều thông tin hơn từ phía bạn.
2.5 Hãy nói về mục tiêu của bạn: Tỉ lệ mở email là 64%
Tiêu đề: Các mục tiêu cho [quý, năm, tháng] [Tên] ơi,
Những khách hàng của tôi thường lên kế hoạch để đạt được [mục tiêu #1], [mục tiêu #2], [mục tiêu #3]. Còn bạn thì sao? Hãy chia sẻ với chúng tôi qua email này nhé!
Cảm ơn bạn,
[Ký tên]
Bạn thấy đấy, email này tương đối ngắn gọn, ngọt ngào và hiệu quả. Ngay từ câu mở đầu, người đọc có thể hiểu được ngữ cảnh của email. Họ xác định được mục tiêu của bạn là gì, biết bạn hiểu họ có điểm mạnh, điểm yếu gì. Và câu hỏi tiếp theo rất đơn giản, giúp người nhận không cần phải suy nghĩ nhiều trước khi trả lời.
3. Mẫu Email gửi sếp
3.1 Email giới thiệu nhân viên mới
Kính gửi …,
Tôi biết ông/bà chuẩn bị lập ngân sách cho năm sắp tới. Tôi muốn hỏi liệu chúng ta có nên bàn luận thêm về việc tuyển nhân sự mới cho bộ phận kinh doanh hay không?
Tôi đã xem xét các con số và việc bổ sung thêm người cho phép chúng ta tăng gấp đôi số lượng khách hàng mỗi năm. Nghĩa là chỉ cần 3 tháng nhân viên mới này đã mang lại giá trị cho công ty bù vào khoản lương mà anh ta nhận được.
Mong nhận phải hồi từ ông/bà.
Trân trọng,
[Ký tên]
3.2 Email xin nghỉ phép
Kính gửi…,
Tôi muốn xin ông/bà cho tôi nghỉ phép vào ngày/tháng/năm. Khi đó, chúng ta vừa hoàn thành việc giới thiệu Website, công việc thời điểm này cũng không bận rộn lắm. Đồng nghiệp [tên] cũng đồng ý thay thế tôi quản lý mọi khách hàng khi tôi vắng mặt.
Khi quay lại sau thời gian nghỉ, tôi sẽ sẵn sàng cho các chiến dịch bán hàng sắp tới của công ty.
Cảm ơn,
[Ký tên]
3.3 Mẫu email gửi sếp đến dự một cuộc họp
Kính gửi…,
Tôi đã suy nghĩ về việc mở rộng kỹ năng làm việc của bản thân và biết rằng có một số diễn giả, hội thảo trong năm tới sẽ giúp ích cho mình. Vậy nên, tôi muốn lập một báo cáo để chia sẻ những giif đã học được cho cả đội khi tôi quay lại làm việc.
Tôi cũng đã dự toán các chi phí và nhận thấy vé tham gia hội nghị, khách sạn, vé máy bay tốn khoảng 2.500USD. Ông/bà có thể suy nghĩ về việc công ty tài trợ để tôi tham gia vào hội thảo này không?”
Mong sớm nhận được phản hồi từ ông/bà.
Cảm ơn,
4. Mẫu cách trả lời Email
4.1 Mẫu thư gửi khách hàng trong trường hợp phản hồi đã nhận được email của khách hàng
Ông/bà…thân mến,
Cảm ơn ông/bà đã hỏi về [Tên dịch vụ] mới của công ty chúng tôi. Một nhân viên của chúng tôi sẽ liên lạc với ông/bà vào ngày mai và giải thích chi tiết về các dịch vụ phù hợp với nhu cầu của ông/bà.
Một lần nữa cảm ơn vì yêu cầu của ông/bà.
Trân trọng,
Ký tên
4.2 Mẫu email trả lời khách hàng chi tiết hơn trong trường hợp ghi nhận như trên
Ông/bà…thân mến,
Cảm ơn ông/bà đã đặt hàng 25 DVD. Chúng tôi sẽ gửi cho ông/bà trong thời gian 3 ngày sắp tới.
Tuy nhiên, trước khi gửi chúng xin ông/bà cho biết loại gói mà ông/bà thích. Vui lòng truy cập vào Website để xem và chọn loại theo sở thích của ông/bà. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, ông/bà vui lòng liên hệ theo số hotline … Chắc chắn ông/bà sẽ được phản hồi nhanh chóng bởi đội ngũ tư vấn của chúng tôi.
Một lần nữa, cảm ơn vì đơn đặt của ông/bà. Chúng tôi rất mong được hướng dẫn ông/bà đến bước cuối cùng.
Trân trọng,
Ký tên
4.3 Mẫu thư xin lỗi khách hàng
Dear anh/chị…,
Xin cho tôi cơ hội được giới thiệu, tôi là [tên] và là [chức vụ] của [tên doanh nghiệp]. Vào lúc…giờ, ngày/tháng/năm, nhân viên của chúng tôi đã mắc lỗi sai khiến anh/chị phải phiền lòng trong thời gian sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
Tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành về việc đã gây ra cho anh/chị nhiều điều phiền toái. Chúng tôi luôn cố gắng cung cấp cho anh/chị dịch vụ tốt nhất, đặc biệt là khách hàng thân thiết như anh/chị. Thành thật xin lỗi vì chúng tôi đã không làm tốt nhất có thể. Mong anh/chị cho chúng tôi một cơ hội để sửa lỗi.
Tôi gửi lời mời đến anh/chị và gia đình đến với chúng tôi trong lần tiếp theo. Hãy liên hệ với chúng tôi, tôi đảm bảo sẽ giúp anh/chị và gia đình có thời gian lưu trú đặc biệt nhất.
Nhân đây, chúng tôi cũng xin gửi đến anh/chị voucher dùng dịch vụ [tên dịch vụ] miễn phí tại [tên doanh nghiệp] của chúng tôi.
Tôi rất mong nhận được sự thông cảm và thứ lỗi của anh/chị dành cho công ty. Hi vọng, chúng tôi sẽ được chào đón anh chị tại công ty chúng tôi một lần nữa!
Thân ái,
Giám đốc Điều hành
Ký tên
4.4 Viết thư chấp nhận công việc
Dear anh/chị…,
Cảm ơn vì vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty] mà anh/chị đã dành cho tôi. Tôi rất vui mừng vì nhận được vị trí này và mong muốn bắt đầu công việc với công ty của anh/chị từ ngày/tháng/năm.
Như chúng tôi đã thảo luận về mức lương khởi điểm của tôi sẽ là 10.000.000VNĐ và trợ cấp bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ sẽ được cung cấp sau 60 ngày làm việc.
Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì đã cho tôi cơ hội tuyệt vời này. Tôi mong chờ tham gia và đóng góp tích cực cho công ty.
Nếu có bất kỳ thông tin hay giấy tờ nào khác anh/chị cần tôi hoàn thành vui lòng cho tôi biết. Tôi sẽ sắp xếp nó trong thời gian sớm nhất.
Trân trọng,
Ký tên
Với những cách trả lời email lịch sự như trên, chắc chắn rằng bạn sẽ mang đến cho người nhận cảm giác dễ chịu, hài lòng và sẵn sàng phản hồi lại cho bạn. Hãy áp dụng ngay để đảm bảo công việc và hoạt động kinh doanh của bạn được hiệu quả hơn nhé!
5. Những câu hỏi thường gặp
5.1 CC trong gmail là gì?
Có rất nhiều người không biết cc trong email là gì? Thực chất đó là từ viết tắt của Carbon Copy, nghĩa là tạo ra các bản sao.
CC khác với BCC, bởi BCC là viết tắt của cụm từ Blind Carbon Copy, có nghĩa ta tạo ra các bản sao tạm. Như vậy, bạn có thể hiểu đơn giản CC chính là việc gửi thêm một bản sao email cho một người khác.
CC chính là cách gửi email cho nhiều người cùng một lúc. Và khi đó những người này cũng sẽ xem được danh sách những người nhận được nội dung mail.
Còn BCC cũng tương tự như vậy, điểm khác biệt là những người này sẽ không nhìn thấy được danh sách của những người cùng được nhận email. Nếu bạn muốn bảo mật danh sách nhận email thì hãy sử dụng tính năng BCC.
5.2 Email html là gì?
Tương tự như việc gửi email cc là gì, nhiều người cũng thắc mắc email html là gì? Nói một cách đơn giản thì đó là một email được định dạng như một trang web vậy. Nó dùng màu sắc, đồ họa, bảng biểu và liên kết.
Email html không giống với email dạng văn bản thông thường. Bởi email dạng văn bản thông thường chỉ bao gồm các dòng chữ và nhìn vào có thể dễ dàng hiểu được nội dung có gì. Còn email html luôn đi kèm rất nhiều vấn đề khác nhau như:
- Nếu như không được mã hóa chặt chẽ, email html rất dễ bị đưa vào hộp thư spam;
- Email html cần thời gian mã hóa lâu hơn;
- Có một số nhà cung cấp email như gmail sẽ loại bỏ yếu tố nhiều mã HTML dù bạn xây dựng nó như thế nào. Do vậy, dù bạn có thiết kế email html tuyệt vời đến đâu thì khi đến tay người nhận nó cũng sẽ trở thành một mớ hỗn độn;
- Phần lớn người dùng đều không thể nhìn thấy được hình ảnh ở trong email. Bởi vì nó đã bị ẩn đi, trong email sẽ có nhiều không gian màu trắng và sẽ chẳng hay ho chút nào nếu khách hàng của bạn nhìn thấy điều đó;
- Hiện nay, số lượng người dùng điện thoại di động để xem email ngày một nhiều hơn. Tuy nhiên với email html thì nội dung của nó dường như sẽ chẳng bao giờ hiển thị đủ trên các thiết bị này.
5.3 Cách gửi video qua gmail
Có nhiều cách gửi video qua gmail. Theo đó, bạn có thể áp dụng cách đơn giản như sau:
- Bước 1: Đăng nhập tài khoản gmail tại địa chỉ https://accounts.google.com/SignUp
- Bước 2: Chọn “Soạn”, click vào biểu tượng google drive để chọn “Tải lên”
- Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng google drive chọn “Tải lên”. Sau đó chọn tệp từ máy tính của bạn.
- Bước 4: Chọn “Tải lên” và “Thêm các tệp khác” để thêm video mà bạn muốn.
- Bước 5: Hoàn tất xong bạn hãy gửi đến người mà bạn muốn gửi.
Cách gửi ảnh qua gmail cũng tương tự như cách gửi video qua gmail. Bạn có thể áp dụng như các bước trên, nhưng thay vì gửi video thì gửi hình ảnh.
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết:
Trung tâm BAC – Sân chơi lành mạnh để các bạn đam mê về công nghệ thông tin nói chung và nghề BA nói riêng cùng nhau tìm hiểu và khám phá những điều thú vị về nghề, qua đó chuẩn bị một số kiến thức chuyên môn cho công việc trong tương lai.
Để tham khảo và đăng ký các khoá học trong tháng, bạn có thể click vào đây: Check lịch khai giảng. Nếu cần tư vấn hỗ trợ những vấn đề liên quan đến khóa học, bộ phận CSKH của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn qua Email: info@bacs.vn ; bac.trainingba@gmail.com hoặc số Hotline: 0909310768.
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung – BAC