Giảm kích thước của một Excel workbook để xem trong Power BI

Bạn có thể tải lên bất kỳ Excel workbook nào nhỏ hơn 1 GB lên Power BI. Một Excel workbook có thể có hai phần: một Data Model và phần còn lại của báo cáo (report) – các nội dung worksheet chính. Nếu report đạt kích thước giới hạn sau, bạn có thể lưu nó vào OneDrive for Business, kết nối với nó từ Power BI và xem nó trong Excel Online.

• Toàn bộ workbook có thể lên đến 1GB.
• Các nội dung worksheet chính (core worksheet content) có thể lên đến 30MB.

1. Điều gì làm cho nội dung worksheet chính lớn hơn 30MB

Dưới đây là một số đối tượng có thể khiến nội dung worksheet chính lớn hơn 30MB:

• Images (hình ảnh)
• Shaded cells (ô mờ)
• Colored worksheets (các worksheets được tô màu)
• Text boxes (các hộp văn bản)
• Clip art (đoạn phim nghệ thuật)

Xem xét loại bỏ các yếu tố này, nếu có thể.

Nếu report có một Data Model, bạn sẽ có những tùy chọn khác:

• Xóa dữ liệu từ Excel worksheets và lưu trữ nó trong Data Model thay thế. Xem “Remove data from worksheets” bên dưới cho các chi tiết.
• Tạo một Data Model tiết kiệm bộ nhớ để giảm kích thước tổng thể của report.

Để thực hiện những thay đổi này, bạn cần chỉnh sửa workbook trong Excel.

2. Xóa dữ liệu từ worksheets

Nếu bạn nhúng dữ liệu vào Excel từ Power Query tab hoặc Excel Data tab, workbook có thể có cùng dữ liệu trong một bảng Excel và trong Data Model. Các bảng lớn trong Excel worksheets có thể làm cho nội dung worksheet chính lớn hơn 30MB. Xóa bảng trong Excel và giữ dữ liệu trong Data Model có thể làm giảm đáng kể nội dung trang worksheets chính của report.

Khi bạn nhúng dữ liệu vào Excel, hãy lưu ý các mẹo sau:

• In Power Query: Xóa hộp Load to worksheet. Dữ liệu chỉ được nhúng vào Data Model và không có dữ liệu trong Excel worksheets.
• From the Excel Data tab, nếu trước đó bạn đã chọn Table trong trình hướng dẫn nhập: Đi đến Existing Connections > nhấn vào kết nối > Only create connection. Xóa bảng gốc hoặc các bảng được tạo trong lần nhập ban đầu.
• From the Excel Data tab: Không đánh dấu Table trong hộp Import Data.

Chỉ với một vài thao tác đơn giản là các bạn đã có thể giảm kích thước một Excel workbook để xem trong Power BI. Mong rằng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc, đừng quên đón xem những nội dung mới sẽ được cập nhật liên tục tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://docs.microsoft.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.