Cách xuất bản lên Power BI từ Microsoft Excel

Đối với các phiên bản Excel từ 2016, bạn có thể xuất bản (publish) các workbooks Excel của mình trực tiếp lên Power BI workspace. Đây là nơi mà bạn có thể tạo các báo cáo và dashboard có tính tương tác cao dựa trên dữ liệu workbook của mình. Ngoài ra, Power BI còn hỗ trợ tính năng chia sẻ thông tin chi tiết rất phù hợp cho các tổ chức.

Khi xuất bạn một workbook lên Power BI, có những điều bạn cần cân nhắc:

• Tài khoản bạn dùng để đăng nhập Office, OneDrive for Business (nếu workbook được lưu ở đó) và Power BI phải cùng một tài khoản.
• Bạn không thể xuất bản một workbook trống hoặc một workbook không có bất kỳ nội dung nào được Power BI hỗ trợ.
• Bạn không thể xuất bản các workbooks bị mã hóa hoặc mật khẩu được bảo vệ hoặc các workbooks với Imformation Protection Management.
• Xuất bản lên Power BI yêu cầu bật Modern authentication (mặc định). Nếu bị tắt, tùy chọn Publish không có sẵn từ menu File.

1. Xuất bản Excel workbook

Để xuất bản Excel workbook, trong Excel, chọn File > Publish và chọn Upload hoặc Export.

Nếu bạn Upload workbook lên Power BI, bạn có thể tương tác workbook như trên Excel Online. Bạn cũng có thể dán các sự chọn lựa từ workbook của mình vào Power BI dashboard và chia sẻ workbook hoặc các đối tượng được chọn qua Power BI.

Nếu bạn chọn Export, bạn có thể xuất bản bảng dữ liệu và mô hình dữ liệu của nó vào một tập dữ liệu Power BI mà sau đó bạn có thể sử dụng để tạo Power BI reports và dashboards.

• Xuất bản tệp cục bộ

Excel hỗ trợ xuất bản các tệp Excel cục bộ (local). Chúng không cần được lưu trong OneDrive for Business hoặc SharePoint Online.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể xuất bản các tệp cục bộ nếu bạn sử dụng Excel phiên bản từ 2016 trở đi khi đăng ký Microsoft 365. Các bản cài đặt độc lập của Excel 2016 có thể xuất bản lên Power BI nhưng chỉ khi workbook được lưu trong OneDrive for Business hoặc SharePoint Online.

Khi bạn chọn Publish, bạn có thể chọn workspace mà bạn muốn xuất bản. Nếu tệp Excel nằm trên OneDrive for Business, bạn chỉ có thể xuất bản lên My Workspace. Nếu tệp Excel nằm trên một ổ đĩa cục bộ, bạn có thể xuất bản lên My Workspace hoặc một workspace được chia sẻ mà bạn có quyền truy cập.

Hai tùy chọn về cách đưa workbook vào Power BI.

Khi đã xuất bản, nội dung workbook bạn xuất bản được nhúng vào Power BI, tách khỏi tệp cục bộ. Nếu bạn muốn cập nhật tệp trong Power BI, bạn phải xuất bản phiên bản đã cập nhật một lần nữa hoặc có thể làm mới dữ liệu bằng cách định cấu hình làm mới theo lịch trình, trên workbook hoặc trên tập dữ liệu trong Power BI.

• Xuất bản từ một Excel cài đặt độc lập

Khi bạn xuất bản từ một Excel cài đặt độc lập, workbook phải được lưu ở OneDrive for Business. Chọn Save to Cloud và chọn một vị trí trong OneDrive for Business.

Khi workbook của bạn được lưu trong OneDrive for Business, bạn chọn Publish sẽ có hai tùy chọn để đưa workbook vào Power BI, Upload hoặc Export:

• Upload workbook vào Power BI

Tùy chọn Upload, workbook của bạn sẽ xuất hiện trong Power BI giống như Excel Online. Nhưng khác với Excel Online, bạn sẽ có một số tùy chọn để ghim các phần tử từ worksheets vào dashboard.

Bạn không thể chỉnh sửa workbook trong Power BI, nếu bạn cần thực hiện thay đổi dữ liệu, bạn có thể chọn Edit sau đó chỉnh sửa workbook trong Excel Online hoặc mở nó trong Excel trên máy tính của mình. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đều được lưu vào workbook trên OneDrive for Business.

Khi bạn chọn Upload sẽ không có tập dữ liệu được tạo trong Power BI. Workbook của bạn sẽ xuất hiện trong Reports, trong thanh điều hướng workspace của bạn. Các workbook được upload lên Power BI sẽ có một biểu tượng Excel đặc biệt, xác định chúng là các workbook Excel đã được tải lên.

Chọn Upload nếu bạn chỉ có dữ liệu trong worksheet hoặc bạn có PivotTables và Charts bạn muốn xem trong Power BI.

Sử dụng Upload từ Publish to Power BI trong Excel thì tương tự như Get Data > File > OneDrive for Business > Connect, Manage and View Excel in Power BI từ Power BI trong trình duyệt của bạn.

• Export dữ liệu workbook vào Power BI

Khi bạn chọn Export, bất kỳ dữ liệu được hỗ trợ trong bảng và hoặc một mô hình dữ liệu đều được xuất thành tập dữ liệu mới trong Power BI. Bất kỳ Power View sheets nào trong workbook sẽ được tạo lại trong Power BI như các reports.

Bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa workbook. Khi các thay đổi được lưu, chúng sẽ được đồng bộ vào Power BI, thường mất khoảng một giờ. Nếu bạn cần cập nhật ngay lập tức, bạn có thể chọn Publish một lần nữa từ Excel. Bất kỳ trực quan nào trong reports và dashboards đều sẽ được cập nhật.

Chọn Publish nếu bạn dùng tính năng Get & Transform data hoặc Power Pivot để tải dữ liệu vào một mô hình dữ liệu, hoặc nếu workbook của bạn có các Power View Sheets với những trực quan bạn muốn xem trong Power BI.

Sử dụng Export tương tự như Get Data > File > OneDrive for Business > Export Excel data into Power BI từ Power BI trong trình duyệt của bạn.

2. Publishing

Khi bạn chọn một trong hai tùy chọn, Excel sẽ đăng nhập vào Power BI với tài khoản hiện tại của bạn sau đó xuất bản workbook vào Power BI workspace của bạn. Bạn có thể theo dõi thanh trạng thái trong Excel để xem quá trình xuất bản đang diễn ra như thế nào.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể truy cập trực tiếp Power BI từ Excel.

Như vậy là BAC đã chia sẻ đến bạn đọc hai cách để xuất bản workbook từ Excel lên Power BI. Vẫn còn rất nhiều bài viết thú vị sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog, đừng quên đón đọc.

Nguồn tham khảo:
https://docs.microsoft.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.