6 bước trong quy trình phân tích nghiệp vụ trong năm 2023

Quy trình phân tích kinh doanh là cách tiếp cận từng bước của một tổ chức để thực hiện phân tích trong vòng đời phân tích kinh doanh của họ. Cách tiếp cận có thể có các bước cụ thể tùy thuộc vào tổ chức nhưng bức tranh tổng thể ít nhiều đều giống nhau.

1. Phân tích nghiệp vụ là gì?

Quy trình phân tích kinh doanh ban đầu là một phương pháp giải quyết vấn đề đối với nhiều tổ chức nơi dữ liệu được thu thập và truy cập. Dữ liệu này sau đó được sử dụng cho nhiều mục đích như cải thiện dịch vụ khách hàng. Do thành công to lớn của nó, mọi người nhanh chóng nhận ra rằng phân tích kinh doanh không chỉ có thể giải quyết các vấn đề có thể nhìn thấy từ trước mà còn có thể thông báo cho họ về các vấn đề ảo tưởng dường như không tồn tại.

Sau khi thế giới bắt đầu nhận thấy tác động của phân tích nghiệp vụ, các tổ chức đã sớm nhận ra rằng tiềm năng của nó không chỉ liên quan đến việc giải quyết vấn đề mà còn có thể sử dụng nó để dự đoán, lập kế hoạch, ứng biến và vượt qua nhiều trở ngại khác nhau mà họ có thể gặp phải.

Phân tích nghiệp vụ là một nguyên tắc trong đó bạn sử dụng dữ liệu có sẵn để tìm ra những hiểu biết chính có thể giúp bạn giải quyết vấn đề kinh doanh. Để tìm được những hiểu biết đã nói, bạn phải áp dụng rất nhiều mô hình thống kê, cũng như thao tác dữ liệu để phù hợp với các mô hình đó.

Hơn nữa, hầu hết mọi tổ chức trong ngày đều tuân theo các bước quy trình phân tích nghiệp vụ được xác định rõ ràng. Các bước quy trình này khác nhau giữa các tổ chức nhưng một số bước chính vẫn giữ nguyên đối với hầu hết mọi người.

2. Quy trình phân tích nghiệp vụ

Quy trình phân tích nghiệp vụ bao gồm việc đặt câu hỏi, xem xét dữ liệu và thao tác với dữ liệu đó để tìm ra câu trả lời cần thiết. Giờ đây, mọi tổ chức đều có những cách khác nhau để thực hiện quy trình này vì tất cả các tổ chức này đều hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau và coi trọng các chỉ số khác nhau hơn các chỉ số khác dựa trên mô hình kinh doanh cụ thể của họ.

Vì cách tiếp cận kinh doanh là khác nhau đối với các tổ chức khác nhau nên các giải pháp và cách thức đạt được các giải pháp của họ cũng khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các hành động mà họ làm có thể được phân loại và khái quát hóa để hiểu cách tiếp cận của họ. Hình ảnh dưới đây minh họa các bước trong quy trình phân tích nghiệp vụ của một công ty:

Hình ảnh trên chỉ bao gồm tổng quan về quy trình phân tích nghiệp vụ. Bây giờ, hãy chuyển đổi nó thành các bước thực tế liên quan đến việc giải quyết vấn đề.

3. 6 bước trong quy trình phân tích nghiệp vụ

• Bước 1: Xác định vấn đề

Bước đầu tiên của quy trình là xác định vấn đề kinh doanh. Vấn đề có thể là một cuộc khủng hoảng thực sự, nó có thể là một cái gì đó liên quan đến việc nhận ra nhu cầu kinh doanh hoặc tối ưu hóa các quy trình hiện tại. Đây là một giai đoạn quan trọng trong phân tích nghiệp vụ vì điều quan trọng là phải hiểu rõ kết quả mong đợi là gì.

Khi kết quả mong muốn được xác định, nó sẽ được chia thành các mục tiêu nhỏ hơn. Sau đó, các bên liên quan trong kinh doanh quyết định dữ liệu liên quan cần thiết để giải quyết vấn đề. Một số câu hỏi quan trọng phải được trả lời trong giai đoạn này, chẳng hạn như: Loại dữ liệu nào có sẵn? Có đủ dữ liệu không?

• Bước 2: Khám phá dữ liệu

Khi vấn đề được xác định, bước tiếp theo là thu thập dữ liệu (nếu cần) và quan trọng hơn là làm sạch dữ liệu, hầu hết các tổ chức sẽ có nhiều dữ liệu nhưng không phải tất cả các điểm dữ liệu đều chính xác hoặc hữu ích. Các tổ chức thu thập lượng dữ liệu khổng lồ thông qua các phương pháp khác nhau, nhưng đôi khi, dữ liệu rác hoặc điểm dữ liệu trống sẽ xuất hiện trong tập dữ liệu. Những phần dữ liệu bị lỗi này có thể cản trở quá trình phân tích. Do đó, điều rất quan trọng là làm sạch dữ liệu phải được phân tích.

Để làm điều này, bạn phải tính toán dữ liệu bị thiếu, loại bỏ các giá trị ngoại lai và tìm các biến mới dưới dạng kết hợp của các biến khác. Bạn cũng có thể cần vẽ biểu đồ chuỗi thời gian vì chúng thường biểu thị các mẫu và giá trị ngoại lai. Điều rất quan trọng là loại bỏ các giá trị ngoại lai vì chúng có thể ảnh hưởng lớn đến độ chính xác của mô hình mà bạn tạo. Hơn nữa, làm sạch dữ liệu giúp bạn hiểu rõ hơn về tập dữ liệu.

• Bước 3: Phân tích

Khi dữ liệu đã sẵn sàng, điều tiếp theo cần làm là phân tích nó. Bây giờ để thực hiện điều tương tự, có nhiều loại phương pháp thống kê khác nhau (chẳng hạn như kiểm tra giả thuyết, tương quan,….) liên quan để tìm ra thông tin chi tiết mà bạn đang tìm kiếm. Bạn có thể sử dụng tất cả các phương pháp mà bạn có dữ liệu.

Cách chính để phân tích là xoay quanh biến mục tiêu, vì vậy bạn cần tính đến bất kỳ yếu tố nào ảnh hưởng đến biến mục tiêu. Thêm vào đó, rất nhiều giả định cũng được xem xét để tìm ra những kết quả có thể xảy ra. Nhìn chung, ở bước này, dữ liệu được chia nhỏ và so sánh được thực hiện. Thông qua các phương pháp này, bạn đang tìm kiếm để có được những hiểu biết có thể hành động.

• Bước 4: Dự đoán và tối ưu hóa

Trong thời đại ngày nay, phân tích kinh doanh hoàn toàn là về tính chủ động. Trong bước này, bạn sẽ sử dụng các kỹ thuật dự đoán, chẳng hạn như mạng thần kinh hoặc cây quyết định, để lập mô hình dữ liệu. Những kỹ thuật dự đoán này sẽ giúp bạn tìm ra những thông tin chuyên sâu tiềm ẩn và mối quan hệ giữa các biến, điều này sẽ giúp bạn khám phá thêm các mẫu trên các chỉ số quan trọng nhất.

Theo nguyên tắc, nhiều mô hình được sử dụng đồng thời và các mô hình có độ chính xác cao nhất được chọn. Trong giai đoạn này, nhiều điều kiện cũng được kiểm tra dưới dạng tham số và câu trả lời cho rất nhiều câu hỏi ‘điều gì sẽ xảy ra nếu…?’ được cung cấp.

• Bước 5: Ra quyết định và đánh giá kết quả

Từ thông tin chi tiết mà bạn nhận được từ mô hình được xây dựng dựa trên các biến mục tiêu, một kế hoạch hành động khả thi sẽ được thiết lập trong bước này để đáp ứng các mục tiêu và kỳ vọng của tổ chức. Kế hoạch hành động nói trên sau đó được đưa vào thực hiện và thời gian chờ đợi bắt đầu. Bạn sẽ phải đợi để xem kết quả thực tế của những dự đoán của mình và tìm hiểu xem bạn đã thành công như thế nào trong nỗ lực của mình. Khi bạn nhận được kết quả, bạn sẽ phải đo lường và đánh giá chúng.

• Bước 6: Tối ưu và cập nhật

Sau khi thực hiện giải pháp, các kết quả được đo lường như đã đề cập ở trên. Nếu bạn tìm thấy một số phương pháp mà kế hoạch hành động có thể được tối ưu hóa, thì những phương pháp đó có thể được thực hiện. Nếu không phải như vậy, thì bạn có thể tiếp tục đăng ký kết quả của toàn bộ quá trình.

Bước này rất quan trọng đối với bất kỳ phân tích nào trong tương lai, vì bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ngày càng cải tiến. Thông qua cơ sở dữ liệu này, bạn có thể ngày càng tiến gần hơn đến việc tối ưu hóa tối đa. Ở bước này, việc đánh giá ROI (lợi tức đầu tư) cũng rất quan trọng. Hãy xem sơ đồ bên dưới về vòng đời của phân tích kinh doanh.

Trên đây là chi tiết từng bước phân tích nghiệp vụ mà bạn có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:

https://intellipaat.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp