Gần như mọi tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày nay đều đang sử dụng hoặc thử nghiệm các công nghệ tự động hóa BPA, BPM và RPA ở một mức độ nào đó. Nhu cầu về những công nghệ này cũng đang tăng lên khi CIO và các giám đốc điều hành của công ty nhận thức rõ hơn về chúng.
1. Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là gì?
Tự động hóa quy trình kinh doanh (Business process automation – BPA) là việc sử dụng phần mềm để tự động hóa các giao dịch kinh doanh nhiều bước, có thể lặp đi lặp lại. Trái ngược với các loại tự động hóa khác, các giải pháp BPA có xu hướng phức tạp hơn, được kết nối với nhiều hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) doanh nghiệp và được điều chỉnh cụ thể theo nhu cầu của một tổ chức.
BPA không bị giới hạn ở một số chức năng. Một số yếu tố chỉ ra nhu cầu tự động hóa bao gồm:
- Khối lượng nhiệm vụ lớn
- Cần nhiều người để thực hiện các nhiệm vụ
- Bản chất liên quan đến thời gian
- Tác động đáng kể đến các quy trình và hệ thống khác
- Cần tuân thủ và theo dõi kiểm toán
Nếu một hoạt động đáp ứng tất cả các tiêu chí trên, BPA sẽ là giải pháp hữu ích giúp bạn trong các quy trình kinh doanh của mình. Một số hoạt động mà bạn có thể áp dụng trong tổ chức, doanh nghiệp:
- Email và thông báo đẩy
- Tạo nghiên cứu trường hợp khách hàng
- Tổng hợp và di chuyển dữ liệu
- Sao lưu và phục hồi
- Lương bổng
2. Tại sao bạn nên tự động hóa doanh nghiệp?
Các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh để hỗ trợ công ty trong các lĩnh vực cụ thể. Các công cụ tự động hóa doanh nghiệp này chạy trên các loại cơ sở hạ tầng khác nhau chẳng hạn như các điện toán nơi diễn ra các quyết định kinh doanh và trong môi trường đám mây có thể mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu.
Một số lợi ích mà bạn cần biết để áp dụng các công nghệ tự động hóa doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu suất
- Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
- Bảo mật thông tin an toàn
- Hợp lý hóa quy trình
- Tăng tốc quá trình kinh doanh
- Chuẩn hóa các thủ tục và giảm thiểu lỗi
3. BPA có liên quan như thế nào đến quá trình tự động hóa bằng robot (RPA)?
Tự động hóa quy trình bằng robot (Robotic process automation – RPA) là phần mềm công nghệ giúp dễ dàng xây dựng, triển khai và quản lý rô bốt phần mềm mô phỏng các hành động của con người khi tương tác với các hệ thống và phần mềm kỹ thuật số. Robot phần mềm có khả năng thực hiện một loạt các tác vụ được xác định trước, bao gồm hiểu nội dung trên màn hình, thực hiện các thao tác gõ phím thích hợp, điều hướng hệ thống cũng như trích xuất và xác định dữ liệu.
Phần mềm BPA có xu hướng xử lý các tác vụ phức tạp hơn RPA. Thông thường, người dùng cuối có thể đào tạo và triển khai các bot RPA mà không cần có quá nhiều kỹ năng chuyên sâu. Công nghệ RPA là các công cụ phần mềm dựng sẵn được cài đặt dễ dàng chạy trên hệ thống hiện có mà không cần phải kết nối với cơ sở dữ liệu hoặc truy cập giao diện lập trình ứng dụng (Application Programming Interfaces – APIs). Trong khi đó, BPA được tùy chỉnh cho một tổ chức cụ thể, Thường được tích hợp vào hệ thống dữ liệu hoặc kết nối với API. Tuy nhiên, BPA cũng có thể được kết hợp với một số phần mềm của RPA.
Cả hai công nghệ BPA và RPA đều được sự dùng ngày càng nhiều tại các công ty và tích hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (Machine Learning – ML) để diễn giải tốt nhất các dữ liệu phi cấu trúc như email, hình ảnh và tệp âm thanh. Điều này dẫn đến trải nghiệm của người dùng được cá nhân hóa vì công nghệ có thể vượt qua sự mơ hồ và tương tác với nhu cầu của người dùng.
4. BPA có liên quan như thế nào đến quản lý quy trình kinh doanh (BPM)?
Quản lý quy trình kinh doanh (Business process management – BPM) là phương pháp quản lý các quy trình và luồng công việc trong một tổ chức, doanh nghiệp. Mục tiêu của BPM là tăng hiệu quả, hiệu suất và sự linh hoạt trong các hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp. BPM đã được các tổ chức áp dụng rộng rãi và rất cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn cạnh tranh trên thị trường ngày nay.
Cả BPA và BPM đều được sử dụng để cải thiện các nhiệm vụ và quy trình được lặp đi lặp lại, đang diễn ra hoặc có thể dự đoán được. Cả hai đều nhằm mục đích nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và sai sót nhằm cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
Mặc dù BPA và BPM có mục đích sử dụng giống nhau, tuy nhiên, chúng có những sự khác biệt nhất định. BPM mang lại tầm nhìn bao quát về tổ chức, trong khi BPA là một chiến lược để cải thiện các quy trình cụ thể. Bạn có thể kết hợp BPA và BPM vì đây có thể là một sự kết hợp hoàn hảo. BPM có thể vạch ra và cung cấp một khuôn mẫu cho tất cả các quy trình kinh doanh được ánh xạ và tự động hóa. Khi được kết hợp cùng nhau, BPA có thể được sử dụng để liên tục theo dõi và nâng cao hiệu quả của quy trình. Ngoài ra, khi BPA và BPM được tách rời khỏi giải pháp tự động hóa kinh doanh tích hợp thì chúng vẫn có thể hoạt động như những sáng kiến độc lập để cải thiện hiệu quả và lợi nhuận.
Việc quyết định sử dụng phương pháp nào để hỗ trợ quy trình kinh doanh của bạn đều phụ thuộc vào các yếu tố của trường hợp kinh doanh. Ngoài ra, các doanh nghiệp phải có những nhận thức đầy đủ về sự khác biệt giữa các công nghệ tự động hóa và chức năng mà mỗi công nghệ có thể đáp ứng. Điều này sẽ giúp họ hiểu công nghệ nào sẽ phù hợp nhất cho nhu cầu cụ thể của tổ chức về mặt chuyển đổi quy trình. Hy vọng rằng những chia sẻ BAC chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC’s Blog bạn nhé!
Nguồn tham khảo:
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung – BAC