Cách chuẩn bị tài liệu yêu cầu trong 4 bước cho Business Analyst

Bạn đã gặp các bên liên quan của mình và thu thập thông tin về quy trình kinh doanh, nhu cầu kinh doanh hoặc cách thức hoạt động của hệ thống hiện nay. Làm thế nào để bạn thực sự biến điều này thành tài liệu yêu cầu? Dưới đây là 4 bước để giúp các bạn làm điều đó.

Lập tài liệu yêu cầu là công việc của mọi Business Analyst

1. Ghi chú tài liệu cuộc họp

Thay vì ngồi xuống và cố gắng dịch những gì bạn vừa nghe thành tài liệu có thể sử dụng được. Trước tiên bạn nên nhập các ghi chú cuộc họp đại diện hơn cho cách viết “dòng ý thức”. Đọc qua các ghi chú viết tay của bạn và nhập không chỉ những gì bạn quản lý để viết ra giấy mà còn mọi thứ khác mà những lời nhắc này kích hoạt. Mục tiêu đầu tiên của bạn là viết ra giấy “những gì bạn đã nghe” và sau đó là “những gì bạn đang nghĩ”. Bạn có thể dùng sử dụng dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc vuông để chỉ ra hàm ý của những gì đã nghe.

2. Đặt câu hỏi tiếp theo

Nếu bạn tìm thấy những lỗ hổng lớn, bạn sẽ muốn quay lại gặp các chuyên gia về chủ đề của mình và hỏi một số câu hỏi tiếp theo. Nếu câu hỏi của bạn dành riêng cho một tính năng hoặc bạn không mong đợi câu trả lời có hàm ý quan trọng, thì bạn có thể hỏi những câu hỏi đó trong quá trình xác thực. Đảm bảo nắm bắt những câu hỏi đó để bạn không bỏ lỡ chúng, trong danh sách các vấn đề về yêu cầu hoặc trong tài liệu bạn đang tạo.

3. Phân tích và tài liệu

Bây giờ là lúc bắt đầu phân tích thông tin mà bạn đã thu thập được. Sử dụng một mẫu có cấu trúc có thể giúp bạn phân tích không gian vấn đề. Bạn có thể dùng Use Case vì việc bố trí chức năng theo trình tự các bước, với các đường dẫn thay thế và luồng ngoại lệ để suy nghĩ thấu đáo về tất cả các tình huống có thể xảy ra và xác định các lỗ hổng trong suy nghĩ của mình. Nhưng có nhiều định dạng tài liệu yêu cầu khác nhau mà BA có thể chọn. Chọn một trong số đó giải quyết tốt nhất vấn đề sẽ được giải quyết bởi dự án của bạn.

Khi bạn đã soạn thảo tài liệu và trước khi bắt đầu gửi nó đi để xem xét, hãy để nó nghỉ ngơi trong một hoặc hai ngày. Quay trở lại với một góc nhìn mới mẻ với tư cách là một người đọc tài liệu mới tiềm năng. Hãy đặt những câu hỏi như:

• Tài liệu có rõ ràng không?
• Bạn có thể đạt được sự hiểu biết về hệ thống?
• Bạn có thể thêm vào nó khi hệ thống thay đổi hoặc bạn tìm hiểu thêm về dự án không?

4. Xác thực tài liệu

Khi bạn đã có một bản nháp sẵn sàng để sử dụng, bạn sẽ muốn xác thực tài liệu của mình với các chuyên gia về chủ đề của bạn. Hoạt động này kết thúc vòng lặp (đối với họ và đối với bạn) bằng cách trình bày lại chi tiết những gì bạn hiểu. Nếu các chuyên gia về chủ đề của bạn chưa quen với loại tài liệu này, bạn có thể muốn tổ chức một buổi hướng dẫn ngắn gọn về tài liệu là gì và nó sẽ được sử dụng như thế nào.

Luôn thẳng thắn về loại phản hồi mà bạn mong đợi và rất cởi mở với những nhận xét như “bạn không hiểu đúng”. Trong hầu hết các trường hợp, tôi khuyên bạn nên xem qua tài liệu một cách ngắn gọn trực tiếp hoặc qua điện thoại và đây là thời điểm tuyệt vời để đặt các câu hỏi tiếp theo nhỏ hơn của bạn.

Không có gì khiến cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ như việc bạn thừa nhận rằng bạn đã không nắm bắt được tất cả các chi tiết trong cuộc thảo luận ban đầu. Nó làm cho mọi người cởi mở hơn để cung cấp thông tin phản hồi. Đôi khi, bạn và nhóm của bạn sẽ xác định một số lỗ hổng quan trọng cần được lấp đầy. Các lỗ hổng quan trọng được lấp đầy tốt nhất trong các phiên khơi gợi mới, không phải trong cuộc họp xác nhận. Vì vậy, hãy sao lưu, tiến hành phiên khơi gợi và tìm cách quay lại bốn bước.

Mong rằng với 4 bước này, các bạn đã có thể tự mình chuẩn bị tài liệu yêu cầu sau mỗi cuộc họp. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp