3 Kỹ thuật hiệu quả để phân tích nguyên nhân gốc rễ

Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) là một phương pháp xác định nguyên nhân cơ bản của một vấn đề hoặc lỗi. Đó là một quy trình có hệ thống bao gồm thu thập thông tin, phân tích dữ liệu và xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Mục tiêu của phương pháp này là giải quyết vấn đề và ngăn không cho nó tái diễn trong tương lai. Dưới đây là 3 kỹ thuật sau vừa hiệu quả vừa dễ sử dụng để thực hiện.

1. Kỹ thuật 1: Phân tích “5-Tại sao”

Phân tích “5-Tại sao” là một kỹ thuật giải quyết vấn đề đơn giản nhưng hiệu quả giúp người dùng nhanh chóng xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Kỹ thuật này đã được phổ biến vào những năm 1970 bởi Hệ thống Sản xuất Toyota, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của các quy trình sản xuất.

Chiến lược đằng sau Phân tích “5-Tại sao” là tiếp tục hỏi “tại sao” và “điều gì đã gây ra vấn đề này” cho đến khi nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được xác định. Bằng cách hỏi “tại sao” nhiều lần, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về vấn đề và phát hiện ra các vấn đề cơ bản. Đây là cơ sở cho phân tích “5-tại sao”.

Phân tích “5-Tại sao” là một quy trình đơn giản mà các cá nhân hoặc nhóm có thể sử dụng. Đầu tiên, hãy xác định rõ ràng vấn đề và sau đó hỏi “tại sao” nó lại xảy ra. Câu trả lời cho câu hỏi này sau đó sẽ dẫn đến câu hỏi “tại sao” thứ hai,… cho đến khi xác định được nguyên nhân gốc rễ.

Điều quan trọng cần lưu ý là không phải lúc nào cũng cần phải xem xét cả năm câu hỏi “tại sao” và có thể mất ít hơn hoặc nhiều câu hỏi “tại sao” hơn để tìm ra nguyên nhân gốc rễ tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề.

Kỹ thuật này có thể được áp dụng cho nhiều loại bài toán, từ đơn giản đến phức tạp. Nó là một công cụ có giá trị cho các tổ chức để cải thiện hiệu suất và hiệu quả của các quy trình của họ, cũng như để giảm chi phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nó cũng giúp các nhóm làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp bằng cách khuyến khích giao tiếp và cộng tác cởi mở.

• Lời khuyên:

Kỹ thuật “5-Tại sao” là một phương pháp đơn giản và hiệu quả để xác định nguyên nhân cốt lõi của một vấn đề. Tuy nhiên, điều quan trọng là tránh hỏi “tại sao” lặp đi lặp lại theo nghĩa đen và liên tục, vì điều này có thể khiến các bên liên quan cảm thấy bị chất vấn và không thoải mái. Thay vào đó, hãy cân nhắc sử dụng các cách diễn đạt thay thế cho câu hỏi “tại sao” và áp dụng cách tiếp cận nhẹ nhàng, không đối đầu trong giao tiếp và ngôn ngữ cơ thể để tạo bầu không khí thoải mái.

2. Kỹ thuật 2: Biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá, còn được gọi là Biểu đồ Ishikawa, là một công cụ được sử dụng để xác định các nguyên nhân tiềm ẩn của một vấn đề hoặc tác động cụ thể. Nó là một biểu diễn đồ họa về mối quan hệ giữa một vấn đề và các nguyên nhân tiềm ẩn của nó và thường được gọi là biểu đồ nguyên nhân và kết quả. Thiết kế của Sơ đồ xương cá có hình dạng giống như bộ xương của một con cá, đó là lý do nó có tên như vậy.

Bắt nguồn từ quy trình quản lý chất lượng, đây là một công cụ phân tích cung cấp một cách có hệ thống để xem xét các tác động và nguyên nhân tạo ra hoặc góp phần vào các tác động đó. Nó cho phép các nhóm xác định các yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ và tập trung vào những lĩnh vực cần cải thiện. Để sử dụng biểu đồ xương cá, trước tiên, hãy xác định rõ ràng vấn đề và sau đó động não tìm ra các nguyên nhân tiềm ẩn trong các loại khác nhau.

Biểu đồ xương cá là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ có thể được sử dụng trong nhiều ngành và lĩnh vực, bao gồm sản xuất, chăm sóc sức khỏe, dịch vụ và giáo dục. Một trong những mô hình xương cá thường được sử dụng trong sản xuất là 5 M’s. 5 M là nhân lực, máy móc, vật liệu, phương pháp và đo lường. Nhân lực đề cập đến con người, máy móc bao gồm thiết bị và công nghệ, vật liệu bao gồm nguyên liệu thô, vật tư tiêu hao và thông tin, phương pháp đề cập đến quy trình và đo lường bao gồm kiểm tra và môi trường.

• Lời khuyên:

Biểu đồ xương cá là một công cụ trực quan minh họa mối quan hệ giữa một vấn đề và các nguyên nhân tiềm ẩn của nó. Để sử dụng kỹ thuật này một cách hiệu quả, bạn nên có một bảng trắng vật lý hoặc giấy bán thịt để vẽ sơ đồ trên đó. Tuy nhiên, nó có thể không phải là tùy chọn phù hợp nhất khi làm việc từ xa vì bạn không thể vẽ nhanh bằng chuột như bằng bút đánh dấu.

3. Kỹ thuật 3: Động não

Động não là một công cụ mạnh mẽ để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Quá trình động não liên quan đến việc tập hợp một nhóm người có kiến thức và kinh nghiệm liên quan để tạo ra nhiều ý tưởng và giải pháp tiềm năng. Mục đích là để loại bỏ sự ức chế và khuyến khích dòng ý tưởng tự do. Phiên động não thường được dẫn dắt bởi một người điều hành, người hướng dẫn nhóm trong suốt quá trình và đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội đóng góp ý tưởng của mình.

Trong phiên động não, tất cả các ý tưởng được ghi lại và không có ý tưởng nào bị chỉ trích hoặc bác bỏ. Điều này cho phép một loạt các ý tưởng được tạo ra và đánh giá. Người hướng dẫn cũng có thể sử dụng các kỹ thuật như sơ đồ tư duy, liên kết từ hoặc tạo từ ngẫu nhiên để kích thích quá trình động não. Sau phiên động não, các ý tưởng được đánh giá và phân tích để xác định nguyên nhân gốc rễ có khả năng nhất của vấn đề.

Động não có thể là một cách hiệu quả để tạo ra các ý tưởng và giải pháp một cách nhanh chóng và hiệu quả trong môi trường nhóm. Nó cho phép tận dụng kiến thức và kinh nghiệm tập thể của nhóm và nó giúp xác định các nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn mà các cá nhân làm việc một mình có thể chưa xem xét đến. Nó cũng khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm và thúc đẩy ý thức làm việc theo nhóm và hợp tác.

• Lời khuyên:

Các phiên động não có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt nếu có nhiều ý tưởng được tạo ra và cần có thời gian để đánh giá và phân tích tất cả chúng. Ngoài ra, những cá nhân mạnh mẽ hoặc những cá nhân có ưu thế cao có thể chiếm ưu thế trong phiên động não và ngăn cản những cá nhân trầm tính hơn hoặc kém tự tin hơn đóng góp ý kiến của họ. Một người điều phối có kinh nghiệm là điều cần thiết cho sự thành công của một phiên động não

Một khi nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được xác định, một giải pháp có thể được phát triển. Điều quan trọng là không chỉ giải quyết vấn đề trước mắt mà còn phải giải quyết nguyên nhân sâu xa để ngăn chặn nó tái diễn trong tương lai. Thực hiện một giải pháp dài hạn là rất quan trọng để cải thiện hiệu suất tổng thể và độ tin cậy của hệ thống.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật quan trọng để các Business Analyst thực hiện nhiệm vụ công việc của họ vì nó giúp xác định nguyên nhân cơ bản của các vấn đề hoặc sự cố trong một tổ chức. Mong rằng những chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp