Cách làm việc với các bên liên quan “không hợp tác” dành cho Business Analyst

Khi các nhà phân tích kinh doanh (Business Analyst) cải thiện quy trình kinh doanh, không có gì lạ khi bạn gặp phải các bên liên quan nghi ngờ điều đó và tin rằng bất kể điều gì hoặc giải pháp nào sẽ không hiệu quả với họ. Dưới đây chính 5 cách để bạn làm việc với họ.

1. Xây dựng mối quan hệ cá nhân

Đầu tiên là xây dựng mối quan hệ cá nhân. Đảm bảo rằng bạn đang dành một chút thời gian để đầu tư vào mối quan hệ với bên liên quan đó. Không chỉ với tư cách là “một bên liên quan”, mà còn với tư cách là một con người.

Xây dựng mối quan hệ giúp cuộc trò chuyện hiệu quả hơn

Một mối quan hệ công việc không nhất thiết phải giống như hai bạn là bạn thân và đi uống cà phê mỗi ngày, mà là bạn quan tâm đến họ như một con người và rằng bạn không chỉ ở đó vì nhu cầu của một dự án, mà là bạn có mối quan hệ với họ bên ngoài bối cảnh của dự án cụ thể.

Điều đó sẽ giúp xây dựng lòng tin và làm trơn tru các bánh xe để có nhiều cuộc trò chuyện hơn, các cuộc trò chuyện sâu sắc hơn và một cơ sở thực sự của sự tin tưởng và hiểu biết.

2. Hiểu quy trình kinh doanh hiện tại của họ

Hãy dành thời gian để hiểu quy trình hiện tại của họ. Quy trình kinh doanh hiện tại của họ, có thể là giấy tờ, họ đang ghi chép những gì, họ quản lý thông tin như thế nào, đặc biệt là khi đó là sự chống lại công nghệ, họ thích sử dụng giấy tờ thủ công và tại sao giấy lại dễ dàng hơn đối với họ? Tại sao họ cảm thấy dễ dàng hơn? Nhu cầu đó phục vụ điều gì?

Bạn chỉ cần hiểu nó và không cần cố gắng thay đổi, cải thiện hoặc làm bất cứ điều gì với nó. Tôi muốn đảm bảo rằng, bất kể chúng tôi đưa ra giải pháp nào, nó đều đáp ứng được nhu cầu, quy trình, cách làm việc của bạn. Bởi vì, có lẽ, họ giỏi những gì họ làm và đó là lý do tại sao họ đảm nhận những vai trò mà họ đảm nhận và có thể là lý do tại sao họ cũng có một chút phản kháng. Hãy dành một chút thời gian và hiểu điều đó là một cách tuyệt vời để củng cố mối quan hệ với bên liên quan.

3. Tập trung vào các vấn đề của họ

Tập trung vào vấn đề của họ. Họ thất vọng vì điều gì? Trong kịch bản mà BA đưa ra với chúng tôi, có vẻ như có, có thể, một số thất vọng vì họ đã đi du lịch rất nhiều. Họ có tất cả những ghi chú giấy này ở trong tủ hồ sơ mà họ không thể dễ dàng tham khảo.

• Đó có phải là một điểm khiến họ thất vọng hay không?
• Họ có cách giải quyết vấn đề đó không? Nếu vậy, nó là cái gì? Sự thất vọng của họ là gì?
• Nếu hệ thống có thể làm một việc cho họ, nó sẽ là gì? Điều gì sẽ thay đổi thái độ cho họ?

Đôi khi, nếu bạn đang giao dịch với các bên liên quan cấp cao hơn và có nhiều quyền lực trong tổ chức nhưng chưa thực sự tham gia vào dự án cho đến nay, đây là nơi bạn có thể sử dụng một chút ảnh hưởng mà bạn có với tư cách là Business Analyst.

Bạn đang giải quyết một vấn đề mà họ quan tâm, mà họ muốn được giải quyết và bạn đang đưa nó vào bối cảnh của dự án và bạn đang đặt vấn đề đó ra. Nếu chúng tôi có thể giải quyết vấn đề này, chúng tôi cũng sẽ giải quyết tất cả những vấn đề lớn hơn về bức tranh này, đó có lẽ là lý do tại sao dự án được bắt đầu ngay từ đầu.

4. Chia sẻ chiến thắng

Chia sẻ những chiến thắng để mọi người công nhận

Khi bạn làm điều này, thì bạn cũng muốn chia sẻ chiến thắng. Đây là một chút ở trên và xa hơn. Bây giờ bạn thấy những nhân viên bán hàng khác đang làm việc và sử dụng CRM, khi dự án của bạn bắt đầu được triển khai, nếu bạn vẫn gặp phải sự phản đối, hãy chia sẻ chiến thắng.

• Những người đang sử dụng hệ thống một cách hiệu quả là ai?
• Quy trình của họ là gì?
• Họ đã tổ chức công việc của họ khác nhau như thế nào?

Chia sẻ những chiến thắng và điều chỉnh. Nó ảnh hưởng đến doanh số bán hàng hoặc số lượng của họ như thế nào? Bất kể điều gì có thể quan trọng đối với bên liên quan, hãy chia sẻ những chiến thắng đó. Khi bạn thấy ai đó thành công, hãy chia sẻ điều đó rộng rãi hơn để mọi người bắt đầu thấy mọi người đang sử dụng hệ thống và có kết quả, đồng thời họ đang giải quyết những vấn đề này.

5. Hỗ trợ từ cấp cao hơn

Cuối cùng, với tư cách là một Business Analyst, chúng tôi có ảnh hưởng, chúng tôi không có thẩm quyền. Chúng tôi không thể sa thải mọi người, không thể loại bỏ giấy của họ. Chúng tôi không thể làm bất cứ điều gì cụ thể để khiến mọi người làm bất cứ điều gì, không ai có thể bắt bạn làm bất cứ điều gì. Nhưng với tư cách là Business Analyst, chúng tôi không thể sử dụng quyền hạn trực tiếp.

Đôi khi chúng ta phải có sự tham gia của các bên liên quan cấp cao hơn. Điều đó có thể được chuyển đến giám đốc, phó chủ tịch hoặc người quản lý. Ai là người đó lên cấp từ người đó chống. Họ tùy thuộc vào việc cho biết vấn đề cần giải quyết của dự án này hay không, nếu lợi tức đầu tư của việc sử dụng hệ thống mới này là rất quan trọng đối với công ty, thì chúng tôi sẽ xác định các chỉ số hiệu suất của mình vào đó.

Hy vọng rằng với 5 mẹo này, các bạn Business Analyst có thể cải thiện hiệu quả làm việc với các bên liên quan. Để không bỏ lỡ những kiến thức quan trọng, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo: 
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp