5 bước giúp bạn quản lý thời gian thành công

Quản lý thời gian là quy trình lập kế hoạch và thực hiện kiểm soát có ý thức thời gian dành cho các hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả và năng suất. Những kỹ thuật quản trị thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn cải thiện cách làm việc của bản thân. Quản lý thời gian đề cập đến việc quản trị thời gian một cách hiệu quả để thời gian được phân bổ một cách hiệu quả. Dưới đây là 5 bước sẽ giúp bạn làm điều đó.

Quản lý thời gian hiệu quả mang đến nhiều lợi ích

1. Nghiên cứu – nghiên cứu sử dụng thời gian

Để xác định thời lượng dành cho các hoạt động khác nhau và cách dùng nó, bạn có thể duy trì viết nhật ký hằng ngày và lập kế hoạch thời gian, phân tích thời gian dành cho từng hoạt động cụ thể. Bạn cũng nên lập kế hoạch số giờ cần thiết cho các hoạt động khác nhau (hằng ngày và hằng tháng).

Các nghiên cứu sử dụng thời gian bao gồm việc quan sát một cách có hệ thống và ghi nhận thời gian chết đối với các hoạt động được thực hiện bởi các cá nhân đang nghiên cứu. Việc ghi nhật ký thời gian có thể do cá nhân có liên quan tự thực hiện (bằng cách ghi nhật ký chi tiết với ghi chú về việc sử dụng thời gian thực tế) hoặc tốt nhất là một người khác.

Thời gian có thể được ghi chính xác trong khoảng từ năm đến mười phút. Người quản lý nên phân loại tất cả các hoạt động đã ghi để xác định tỷ lệ tổng thời gian làm việc được dành cho mỗi loại hoạt động để có một bức tranh tương đối đầy đủ về mô hình sử dụng thời gian, các nghiên cứu này cần được lặp lại để bao gồm các biến thể hằng ngày hoặc theo mùa trong mô hình làm việc.

Nếu phân tích cho thấy bạn đã dành quá nhiều thời gian cho một hạng mục và không đủ thời gian cho một hạng mục quan trọng, thì người quản lý cần sắp xếp để điều chỉnh sự mất cân bằng này.

2. Xác định – Xác định khoảng thời gian lãng phí

Phân tích mô hình sử dụng thời gian hiện tại cho phép người quản lý xác định các khoảng thời gian không được dùng hiệu quả để đạt mục tiêu đề ra. Những khoảng thời gian này có thể được xem là bẫy thời gian. Trong một số loại hoạt động, xác suất sử dụng thời gian không hiệu quả là cao.

Những công việc gây lãng phí thời gian cần được loại bỏ

Một vài ví dụ về các hoạt động như vậy mà thời gian bị kẹt lại là các hoạt động hội họp không hiệu quả, khách đến thăm đột xuất, thời gian di chuyển kéo dài, thủ tục rườm rà và trì hoãn không cần thiết bởi những cuộc điện thoại. Các cuộc họp thiếu hiệu quả, thiếu chương trình làm việc đã được lên kế hoạch và thảo luận không đạt với các nhà lãnh đạo sẽ đánh cắp rất nhiều thời gian.

3. Phân tích – Những nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Sử dụng thời gian dưới mức có thể do hệ thống bị lỗi hoặc do lỗi của người quản lý/ cán bộ/ lãnh đạo hoặc do thiếu kế hoạch. Có thể có nhiều yếu tố thúc đẩy hành vi trì hoãn như các vấn đề về hệ thống, thói quen làm việc cá nhân, thiếu sự ủy quyền, đặc điểm tính cách, thói quen làm việc không tốt của người lãnh đạo, không giải quyết được xung đột cá nhân, thiếu tầm nhìn.

4. Quyết định – Các biện pháp xử lý

Sau khi nghiên cứu và phân tích các sử dụng thời gian, tại sao thời gian bị lãng phí và lãng phí ở đâu, bạn cần quyết định những thay đổi cần thiết để sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Vì mục đích này, bạn có thể thực hiện một số lượng lớn các biện pháp xử lý. Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định việc sử dụng thời gian có kế hoạch và có mục đích là phát triển ý thức về giá trị thời gian ở tất cả các cấp của tổ chức. Lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu và xác định các ưu tiên là những mối quan tâm cần giải quyết ngày.

5. Thực hiện – Đưa chiến lược vào hành động

Khi bạn đã xác định, phân tích và quyết định hành động, bây giờ là lúc bạn phải đưa kế hoạch của mình vào giai đoạn thực hiện. Bắt đầu thực hiện chiến lược và bạn sẽ nhận ra rằng bạn đang trở nên tốt hơn từng ngày trong việc quản lý thời gian của mình. Các kỹ thuật quản lý thời gian tốt nhất sẽ cải thiện cách bạn làm việc, kiểm soát sự phân tâm và tăng cường sự tập trung. Biết cách sử dụng thời gian, đặt mức độ ưu tiên, sử dụng các công cụ lập kế hoạch, sắp xếp, lên lịch, ủy quyền và tránh trì hoãn, lãng phí thời gian và đa nhiệm là chìa khóa thành công.

Hy vọng với 5 bước trên đây, các bạn đã có thể tự mình lập kế hoạch và bắt đầu quy trình quản lý thời gian của bản thân. Đây là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai ở độ tuổi nào cũng cần trang bị, đừng quên đón xem các nội dung hữu ích sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.technofunc.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp