Một ngày của một Business Analyst sẽ như thế nào?

Nếu bạn đã từng mong muốn trở thành một Business Analyst (BA) trong tương lai thì bạn đã bao giờ nghĩ về một ngày của mình sẽ như thế nào chưa?. Đây là chia sẻ từ Laura, một người đã hoạt động nhiều năm trong vai trò BA và hiện là tác giả của nhiều bài viết tại Bridging the Gap, nơi cung cấp các chương trình đào tạo và nhận chứng chỉ BA trực tuyến.

Business Analyst luôn có nhiều hoạt động trong một ngày

1. Hoạt động

Thật khó để nói mọi cách chính xác về một ngày điển hình của một BA, bởi vì thực sự không hề có một ngày như vậy. Đây cũng là điều thú vị của công việc BAC, vì bạn sẽ có rất nhiều việc để làm. Dù vẫn có những ngày giống nhau nhưng chắc chắn sẽ luôn có những điều bất ngờ thú vị chờ đợi bạn.

Hãy bắt đầu từ những hoạt động thường xuyên nhất, đó chính là các cuộc họp yêu cầu (requirement). Đây là cuộc họp có cả các bên liên quan doanh nghiệp để khám phá và tìm kiếm các yêu cầu cùng với các bên liên quan kỹ thuật để xác thực các yêu cầu là khả thi và có thể thực hiện. Từ đó, các bên sẽ cùng thảo luận các vấn đề để hiểu được cách mà công nghệ có thể hỗ trợ những gì doanh nghiệp muốn và cách vấn đề được giải quyết. Khi trở thành một BA, bạn sẽ thấy mình trong một loạt các cuộc họp khác nhau tùy vào giai đoạn của dự án.

Bạn cũng sẽ dành thời gian để làm việc độc lập trên các tài liệu yêu cầu và các mô hình trực quan. Bạn sẽ dùng bất kỳ phương pháp luận và công cụ nào như  mô hình quy trình kinh doanh, mô hình dữ liệu, đặc tả yêu cầu chức năng, bảng thuật ngữ… để mang đến những điều tốt nhất cho doanh nghiệp. Và bạn cần thời gian làm việc tại bàn làm việc của mình để suy nghĩ về các yêu cầu, biên soạn thông tin mà bạn thu thập được trong các cuộc họp để đưa nó vào một định dạng có cấu trúc để xem xét và xác nhận với một bên liên quan.

2. Các cuộc họp và làm việc độc lập

Một câu hỏi thường gặp là: “Tôi cần dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp và bao nhiêu để làm việc độc lập”. Hầu hết thời gian bạn sẽ làm việc trên máy tính của mình nhưng theo thống kê khoảng 1 phần 3 vai trò của các BA là tương tác với mọi người trong nhiều môi trường khác nhau như các cuộc họp, còn lại là làm việc độc lập.

Business Analyst phải tham gia nhiều cuộc họp

Tùy vào vai trò của bạn và mức độ tương tác của các bên liên quan mà tỉ lệ công việc có thể phân chia khác nhau. Tuy nhiên, một điều chắc chắn là bạn sẽ luôn cần thời gian để làm việc độc lập và suy nghĩ về các yêu cầu. Không loại trừ thời gian thực sự dành cho các bên liên quan để khám phá những gì mà họ muốn trong việc cộng tác. Đó vừa là công việc nhóm (cộng tác) vừa là làm việc độc lập.

Một số việc khác mà bạn sẽ làm là chuẩn bị cho các cuộc họp. Để có được một cuộc họp thành công, bạn sẽ cần đến một kế hoạch chi tiết hoặc hơn thế nữa. Bạn sẽ phải tạo các bản thảo, lập một chương trình làm việc, đôi khi là gặp gõ các cá nhân chủ chốt nếu đó là một buổi hội thảo dài.

Ngoài ra, bạn còn cần thêm thời gian để giải quyết các vấn đề, những vấn đề với các yêu cầu hoặc xuất hiện trong quá trình thực thi. Bạn cũng cần lưu ý đến khoảng thời gian lập kế hoạch, những kế hoạch cho các dự án, kế hoạch ngày, kế hoạch tuần, kế hoạch tháng….

3. Vai trò tự quản lý

Thông thường, BA là công việc có vai trò tự quản lý. Bạn là người lên kế hoạch cho công việc, đảm bảo mọi thứ được hoàn thành đúng thời điểm, không có ai quản lý bạn. Dù vậy, bạn cũng nên dành những khoảng trống để sẵn sàng cho những điều bất ngờ có thể xảy ra, đặc biệt nếu tổ chức của bạn có nhiều hoạt động.

Business Analyst cần có khả năng tự quản lý

Tự quản lý thời gian giúp bạn có thêm những giờ phút quý giá cho việc học các kỹ năng mới. Hãy nhớ rằng, hợp tác chính là chìa khóa của thành công. Những BA giỏi luôn dành thời gian cho các bên liên quan, đó có thể là một buổi ăn trưa, việc này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra trong tổ chức.

4. Các giai đoạn khác nhau của dự án

Điều cuối cùng bạn cần lưu ý chính là những giai đoạn khác nhau của dự án có thể thay đổi một ngày của bạn.

• Giai đoạn bắt đầu

Khi bắt đầu một dự án, bạn có thể cảm thấy choáng ngợp bởi những thông tin mới. Dù vậy, hãy cố gắng giữ sự điềm tĩnh và tập trung, tất cả những gì bạn cần làm trong giai đoạn này chỉ gói gọn trong 4 bước: định hướng, khám phá mục tiêu kinh doanh, tìm phạm vi và thực hiện kế hoạch.

• Giai đoạn xây dựng

Khi bạn đã có được những thông tin chi tiết hay nói cách khác là bước vào giai đoạn xây dựng, đây chính là bước thứ 5. Bạn sẽ bắt đầu khám phá, bạn sẽ khám phá ở một cấp độ chi tiết hơn. Bạn sẽ thực hiện các phân tích của mình và quay lại xác định với các bên liên quan để đảm bảo rằng nhóm phát triển phần mềm có những gì họ cần để thiết kế và triển khai giải pháp.

Mặc dù, đôi lúc vẫn sẽ có những vấn đề nảy sinh nhưng chắc chắn nó sẽ dễ đoán hơn và chứa đựng nhiều thông tin mà bạn đang khám phá.

• Giai đoạn thực hiện

Trong suốt giai đoạn thực hiện, bạn sẽ đóng vai trò hỗ trợ nhiều hơn. Bạn có thể ngừng tập trung chính vào một dự án khác vào thời điểm đó nhưng vẫn cần sẵn sàng nếu nhóm phát triển có câu hỏi hoặc người kiểm tra muốn bạn xem xét các trường hợp thử nghiệm của họ hoặc nhóm kinh doanh cần hỗ trợ về việc triển khai giải pháp.

5. Trong môi trường Agile

Khi bạn là một BA trong môi trường Agile, bạn có thể ở tất cả các giai đoạn này cùng lúc và điều này có thể hơi choáng ngợp. Chính vì vậy, chìa khóa trong môi trường này chính là lập kế hoạch thời gian. Ngoài ra, mỗi một BA thường đảm nhận nhiều dự án cùng một lúc, điều này có thể khiến một ngày của bạn trải qua đầy đủ mọi giai đoạn kể trên.

Hy vọng những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn đọc. Hiện nay, các bạn có thể tham gia các khóa học Business Analyst ở nhiều cấp độ tại BAC để trang bị kiến thức từ nền tảng đến nâng cao. Các khóa học được thiết kế phù hợp nhiều đối tượng từ người bắt đầu cho đến các bạn BA muốn ôn tập, cập nhật kiến thức bản thân.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp