1. Quy trình nghiệp vụ là gì?
Bạn có biết để cung cấp và phân phối bất kỳ một sản phẩm hay dịch vụ nhất định nào đến khách hàng đều cần trải qua một hoặc khá nhiều công đoạn. Để thực hiện được các công đoạn một cách suôn sẻ, một số nghiệp vụ nhất định điển hình dưới đây sẽ có ích cho bạn:
- Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm bán hàng,
- Bộ phận kho chịu trách nhiệm lưu trữ,
- Bộ phận phân phối chịu trách nhiệm giao hàng…
Quy trình nghiệp vụ là gì?
Hầu hết mọi công việc này đều được phân bổ và liên kết với nhau để tạo ra luồng công việc được gọi là “quy trình nghiệp vụ” (business process).
→ Đây chính là tài sản, là mấu chốt tạo ra giá trị cung cấp cho khách hàng. Tuy nhiên vấn đề này hiện tại rất ít được các công ty nhận ra và định nghĩa rõ ràng.
Mô hình minh hoạ triển khai quy trình nghiệp vụ
2. Làm thế nào để Xác định – Xây dựng – Triển khai các quy trình nghiệp vụ?
Tài sản được phân chia thành dạng hữu hình và vô hình. Trong đó hữu hình bao gồm vật chất, máy móc, hạ tầng,… Còn vô hình thuộc các loại tài sản không thể “chạm” được như: tri thức, quan hệ, quy trình, thông tin,… Vậy có cách nào để làm việc được với nó hay không? Câu trả lời là “có”!
Hãy thể hiện nó ra bằng “mô hình hóa quy trình” (process modeling). Nếu một công việc, một ý tưởng nào đó bạn ý thức rằng cần phải thực hiện thì nên xác định nó cụ thể rõ ràng và phân tích từng chi tiết, cuối cùng sẽ là cải tiến tối ưu.
Hãy tham khảo ví dụ công việc của một trung tâm hỗ trợ khách hàng ở hình dưới đây đã được chuyển biến thành mô hình hóa quy trình nghiệp vụ.
Ví dụ: Công việc của một trung tâm hỗ trợ khách hàng được chuyển thành mô hình hóa quy trình nghiệp vụ.
Nhìn vào những ví dụ được miêu tả trong hình trên bạn sẽ thấy được lợi ích của mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, mô hình giúp bạn dễ dàng phân tích, cải tiến được và quản lý được hệ thống vận hành quy trình kinh doanh. Hãy thử hình dung mô hình hóa quy trình nghiệp vụ hỗ trợ khách hàng như ví dụ trên nếu được phân công công việc cụ thể.
Ngoài ra, để mô hình hóa thể hiện được mối quan hệ của các bên liên quan như khách hàng, đối tác, đồng nghiệp…, cần có một môi trường tương tác chung, và sử dụng ngôn ngữ chung. Sự ra đời của chuẩn “BPMN” chính là lý do để chuẩn hóa tất cả các vấn đề trên.
➠ Tìm hiểu về khóa học “Quản trị Quy trình nghiệp vụ” tại đây
3. Sơ lược về BPMN
BPMN là viết tắt của Business Process Model and Notation
BPMN là viết tắt của từ Business Process Model and Notation, tạm dịch là tập hợp các ký hiệu và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, trong đó có 3 yếu tố như sau:
- Yếu tố thứ nhất: Quy trình nghiệp vụ (Business process)
➠ Chuỗi các công việc liên quan, các hoạt động, tác vụ có cấu trúc để tạo ra những dịch vụ, sản phẩm cung cấp cho khách hàng. - Yếu tố thứ hai: Mô hình (Modeling)
➠ Mô hình này để thể hiện đại diện cho các quy trình nghiệp vụ tương ứng. - Yếu tố cuối cùng: Các ký hiệu (Notation)
➠ Các ký hiệu này giúp thể hiện tương ứng với các tác vụ của nghiệp vụ.
Từ các thông tin trên ta kết luận được rằng từ mô hình BPMN tổ chức có khả năng hiểu được các thủ tục kinh doanh nội bộ thông qua các ký hiệu đồ họa, từ đó họ có thể truyền đạt các thủ tục này theo một cách tiêu chuẩn, đảm bảo tất cả các cá nhân xuyên suốt không chỉ trong tổ chức mà bất kể các tổ chức nào cũng có thể hiểu, giao tiếp, cải tiến và mở rộng một cách linh hoạt hơn.
Điều cuối cùng cần lưu ý khi sử dụng BPMN, bạn nên hạn chế trong phạm vi hỗ trợ các khái niệm mô hình hóa quy trình nghiệp vụ.
Tham khảo thêm:
- Quy trình nghiệp vụ dưới cái nhìn thực tiễn từ công tác giảng dạy & đào tạo
- Tổng quan về BPMN dành cho Business Analyst
Nguồn tham khảo:
Long Nguyễn
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.
Ban biên tập nội dung – BAC