Cách đo lường hiệu quả phân tích dành cho Business Analyst

Là một Business Analyst (BA), chắc chắn bạn sẽ phải làm quen với các hoạt động phân tích trong suốt vòng đời của mỗi dự án. Tuy nhiên, bạn đã bao giờ tự hỏi những phân tích của mình có thực sự hiệu quả?. Đây chính xác là những gì mà BAC sẽ gửi đến bạn đọc trong bài viết này.

Phân tích là công việc quen thuộc với các Business Analyst

1. Đo lường hiệu suất của các hoạt động phân tích

Hiện nay, có rất nhiều cách giúp bạn đo lường sự hiệu quả của các hoạt động phân tích. Dưới đây là một số cách mà bạn nên tham khảo và tự mình trải nghiệm.

Cách 1: Khảo sát/ phỏng vấn/ thăm dò ý kiến/ bảng câu hỏi

Hãy bắt đầu từ những phản hồi của các bên liên quan trong dự án về các hoạt động đang diễn ra. Họ có thể chỉ ra những điều chưa hài lòng, tài liệu, thông tin liên lạc…, bạn cũng nên chủ động đưa ra các câu hỏi như:

• Cảm nhận của bạn khi tham gia vào dự án?
• Bạn có được thông báo định kỳ về tiến độ và những thay đổi của dự án không?
• Các đề xuất và nhận xét của bạn có được đánh giá cao không?
• Các cuộc họp có mang tính xây dựng không?

Những cuộc thăm dò ý kiến như vậy đảm bảo các nhu cầu, kỳ vọng từ các bên liên quan trong dự án được đáp ứng và duy trì tiếng nói chung giữa các bên.

Cách 2: Rà soát lại quá trình

Xem xét lại quy trình thường xuyên và chỉnh sửa khi cần

Rà soát lại quy trình của dự án để khám phá những vấn đề về hiệu suất và đảm bảo quy trình này là tốt nhất. Một số quy trình đáng chú ý như: Requirements Gathering and Elicitation Process, Documentation Process, Requirements Verification & Validation process, Communication Process, and Change Management Process.

Trong khi đánh giá quy trình hãy xác định nhu cầu đằng sau, các yếu tố bên trong và đặt câu hỏi về lợi ích mà quy trình mang đến cho dự án. Một sai lầm phổ biến của nhiều BA là tuân theo các quy trình của tổ chức mà không có bất kỳ chỉnh sửa nào để phù hợp với dự án.

Cách 3: Chỉ số và KPI

Thông thường, các chỉ số đo lường và Key Performance Indicator (KPI) được dùng để đo lường các hoạt động phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch và sau đó giúp đánh giá hiệu suất của các nỗ lực phân tích. Các KPI bao gồm:

• Requirements Conformity (tỷ lệ phần trăm yêu cầu phù hợp phạm vi dự án)
• Requirements Defect Density
• Customer Satisfaction Ratings (xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng đối với yêu cầu)
• Timely Reception

Cách 4: Phân tích phương sai

Phương sai biểu thị “khoảng cách giữa kết quả được lập kế hoạch và kế hoạch thực tế” và phân tích phương sai được thực hiện để đo lường mức độ chênh lệch giữa các thông số hoạt động theo kế hoạch và thực tế của dự án.

Phân tích phương sai có thể thực hiện với các lĩnh vực dự án quan trọng như phạm vi, thời gian/ tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro, nguồn lực, sự hài lòng của khách hàng và mua sắm. Khi một phương sai được tìm thấy, phương sai đó sẽ được phân tích hợp lý về nguyên nhân, ảnh hưởng, sau đó cần thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa tương ứng để đưa dự án về đúng hướng.

Cách 5: Sự phù hợp với nhu cầu và phạm vi kinh doanh

Tất cả yêu cầu, phân tích và tài liệu trong dự án phải được điều chỉnh theo hướng cân bằng và đạt được nhu cầu kinh doanh.

Cần đo lường xem có bất kỳ sai lệch nào so với phạm vi yêu cầu hay không:

• Thực hiện khám phá yêu cầu có bỏ sót yêu cầu nào không?
• Các yêu cầu bổ sung được thêm vào có thuộc phạm vi dự án không?

Ngoài ra, cần lưu ý các yêu cầu hiện tại có phù hợp với thỏa thuận và nghĩa vụ trong hợp đồng không? Việc đo lường và phân tích đều đặn sẽ đảm bảo dự án đi đúng hướng và giữ được phạm vi hoạt động.

2. Báo cáo kết quả phân tích

2.1. Kết quả đánh giá hiệu suất

Báo cáo đánh giá hiệu suất sẽ cho biết hiệu quả của phân tích

Khi thực hiện đo lường hiệu suất phân tích, cần ghi lại trong một báo cáo đánh giá hiệu suất bao gồm:

• Quy trình đang sử dụng
• Mức độ hiệu quả của các quy trình đó
• Hiệu suất hiện tại
• Thoát khỏi các vấn đề và mối quan tâm

Báo cáo này thường do người quản lý dự án chuẩn bị và chia sẻ với các bên liên quan chính để cập nhật tình trạng và hiệu suất dự án. Nếu kết quả dưới ngưỡng, Project Manager (PM) cùng các bên liên quan cần một kế hoạch cải thiện hoặc sửa đổi quy trình.

2.2. Báo cáo xu hướng và phương sai

Trong khi thực hiện và kiểm soát một dự án, xu hướng là chỉ số quan trọng cần theo dõi liên tục. Ngoài ra, phân tích phương sai như đã đề cập ở trên cũng cần được lưu tâm để chuẩn bị một báo cáo gồm:

• Khu vực mà phương sai được quan sát
• Nguyên nhân dẫn đến phương sai
• Phương sai được giảm thiểu như thế nào và cách ngăn phương sai tái diễn

2.3. Bài học kinh nghiệm

Là một BA hãy ghi chú lại các bài học qua từng dự án

Một cách cơ bản nhưng luôn hiệu quả đó là ghi lại những bài học kinh nghiệm từ mỗi dự án. Điều này sẽ giúp bạn không lặp lại các sai lầm trong quá khứ, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao hơn trong các dự án sau.

Hy vọng rằng những thông tin được BAC chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với các bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất tại website bacs.vn và tham khóa học Business Analyst tại BAC để cập nhật những thông tin mới nhất và trang bị  cho mình các kiến thức quan trọng trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ.

Nguồn tham khảo:

https://thebusinessanalystjobdescription.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.