3 mẹo giúp Business Analyst hạn chế các thay đổi không cần thiết

Tất cả Business Analyst (BA) đều biết rằng việc giảm các yêu cầu thay đổi không cần thiết từ các stakeholder (bên liên quan) là một trong những cách tốt nhất nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, chúng ta phải làm gì nếu như các bên liên quan vẫn tiếp tục giữ các yêu cầu của họ?

1. Giải quyết đúng vấn đề

Cách đầu tiên để có thể hạn chế những yêu cầu không cần thiết chính là bạn phải giải quyết đúng vấn đề. Muốn làm được điều đó, trong vai trò là một Business Analyst bạn cần xác định được vấn đề và phạm vi của nó. Việc này không chỉ giúp giải quyết đúng vấn đề mà còn đảm bảo cho các vấn đề có thể phát sinh.

Ví dụ, khi bạn giải quyết vấn đề bán hàng trong hôm nay và ngày hôm sau là vấn đề giữ chân khách hàng. Tuy nhiên, nếu như ngay từ đầu bạn không xác định được nguồn gốc vấn đề và phạm vi ảnh hưởng, bạn có thể mất nhiều thời gian để quay trở lại những phần đã làm trước đó.

Trong thực tế, các yêu cầu từ các bên liên quan có thể liên tục thay đổi vì vấn đề mà bạn đang giải quyết trong dự án chưa được doanh nghiệp hiểu rõ. Vì thế, việc xác định các yêu cầu để giải quyết thực sự khó khăn. Đó chính là lý do bạn cần chắc chắn mình giải quyết đúng vấn đề, hãy bắt đầu từ việc tìm hiểu, xác định phạm vi và làm việc với các bên liên quan.

2. Xem xét và xác thực yêu cầu của bạn

Mẹo thứ hai chính là xem xét quá trình đánh giá và xác nhận của bạn. Bạn có những người phù hợp trong quá trình đó hay không? Bạn có đang cân nhắc các yêu cầu theo cách mà các bên liên quan của bạn có thể thực sự hiểu được ý nghĩa của chúng và cách chúng tác động đến doanh nghiệp của họ không?.

Thông thường, chúng ta có thể có một danh sách dài các yêu cầu chức năng trong quá khứ hoặc ngày nay là user stories. Vì thế, bạn có thể xem xét tất cả cùng một lúc, tự mình đặt ra những câu hỏi như liệu cái này có tốt không? bạn có muốn cái này hay không?. Thật khó để có thể theo dõi bức tranh toàn cảnh và đáp ứng tất cả các yêu cầu riêng lẻ.

Chính vì vậy, bạn hãy nghĩ về cách bao gồm nhiều mô hình phân tích và nhiều mô hình trực quan hơn là lý do vì sao sử dụng mô hình quy trình kinh doanh, use cases, wireframe, process diagram và entity relationship diagrams, context diagrams hoạt động như thế nào và giúp mọi người thấy vai trò của họ trong hệ thống. Khi bạn nhận được các yêu cầu được chấp thuận, mọi người biết họ đang phê duyệt điều gì và điều đó sẽ tác động đến họ như thế nào.

3. Truyền đạt ý nghĩa của các thay đổi

Mẹo thứ ba giúp hạn chế các thay đổi chính là hiểu rõ về những tác động của thay đổi và ý nghĩa của việc chấp nhận các yêu cầu. Hãy làm rõ với doanh nghiệp và đội ngũ phát triển của bạn về tác động của sự thay đổi. Một người nào đó sẽ phải chịu trách nhiệm cho sự thay đổi này, nếu muốn xây dựng lại sẽ tiêu tốn thêm thời gian và trì hoãn các yêu cầu khác hay thậm chí là tăng chi phí.

Hãy đảm bảo thông điệp của bạn được truyền tải đến những người chịu trách nhiệm về chi phí hoặc phụ trách phạm vi và để hiểu rõ ý nghĩa của sự thay đổi. Điều này có nghĩa là sẽ có những thay đổi nhưng chắc chắn đó là những thay đổi cần thiết. Và bạn trong vai trò một Business Analyst đã làm tốt nhất những gì có thể để loại bỏ hoặc ít nhất là giảm thiểu các thay đổi.

Hy vọng rằng với 3 mẹo trên sẽ hữu ích với các bạn đã đang và sẽ trở thành một Business Analyst trong tương lai. Hiện nay, bạn đọc quan tâm đến lĩnh vực phân tích dữ liệu doanh nghiệp có thể tham khảo khóa học Business Analyst tại BAC và đừng quên theo dõi các nội dung mới nhất tại website bacs.vn.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp