10 mẹo thu hút các bên liên quan dành cho Business Analyst

Làm việc với các bên liên quan (stakeholders) chính là chìa khóa thành công của một Business Analyst (BA). Tuy nhiên, đối với những người làm công việc phân tích, đặc biệt là người mới, giao tiếp thường không phải là thế mạnh của họ. Bài viết này, BAC xin tổng hợp 10 mẹo giúp bạn có thể tạo sự thu hút và thành công khi làm việc với các bên liên quan.

1. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ

Đúng vậy, bạn không nghe lầm đâu, bắt đầu cuộc họp đúng giờ chính điều đầu tiên. Không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, khi bạn bắt đầu cuộc họp của mình ngay cả có sự vắng mặt của một vài thành viên, điều đó còn khiến các bên liên quan nhận ra tầm quan trọng của những gì mà họ đã bỏ lỡ.

Việc này có thể khó khăn trong giai đoạn đầu nhưng nó lại là cơ sở để xây dựng văn hóa đúng giờ. Những người làm việc với bạn sẽ nhanh chóng nhận ra ý nghĩa và tầm quan trọng của các cuộc họp, họ sẽ nhanh chóng thích nghi và tiếp nhận thói quen này.

2. Đảm bảo hiệu quả của các cuộc họp

Trong vai trò một BA, bạn sẽ phải trải qua vô số các cuộc họp trong suốt sự nghiệp của mình. Điều quan trọng nhất không phải là số lượng mà là chất lượng, hãy đảm bảo tạo ra những cuộc họp hiệu quả, không quá sa đà vào các vấn đề không liên quan, tiêu tốn thời gian và năng lượng của những người tham gia.

Bạn cần có sự chuẩn bị tốt nhất, đưa ra các mục tiêu mà bạn muốn đạt được trong cuộc họp, phân chia các giai đoạn và tóm tắt những nội dung quan trọng sau cuộc họp. Tất cả việc này sẽ cho bạn một lộ trình cụ thể, đạt được những mục tiêu mong muốn, nâng cao chất lượng cuộc họp. Hãy xem ngay bài viết chi tiết bên dưới để biết cách xây dựng một cuộc họp thành công cho BA.

Tham khảo: 5 bí quyết xây dựng một cuộc họp hiệu quả dành cho Business Analyst

3. Đặt câu hỏi hiệu quả

Kỹ năng đặt câu hỏi luôn được chú trọng đối với một BA, trong các cuộc họp của mình, bạn cần đưa ra những câu hỏi hiệu quả, có thể thu được thông tin quan trọng. Việc đặt quá nhiều câu hỏi chỉ khiến các bên liên quan cảm thấy chán nản và nhanh chóng quên mất mục tiêu ban đầu. Thay vào đó, bạn có thể chuẩn bị trước danh sách câu hỏi và gây ấn tượng ngay từ những câu đầu tiên.

4. Sử dụng câu lệnh để loại bỏ giả định

Thỉnh thoảng, những câu hỏi của bạn có thể khiến các bên liên quan bối rối, thậm chí là không tìm được câu trả lời. Lúc này, bạn nên sử dụng những câu lệnh thay vì các câu hỏi khiến đối tác của mình hoang mang. Hãy chủ động đưa ra những câu nói để tương tác với họ như “không, đó không phải là câu trả lời”. Như vậy, bạn đã khiến bên liên quan phải suy nghĩ và tương tác với mình thay vì đưa ra một giả định không căn cứ và chờ đợi ý kiến của bạn.

5. Im lặng và lắng nghe

Mặc dù, kỹ năng đặt câu hỏi là rất quan trọng nhưng việc im lặng và lắng nghe cũng không kém. Hầu hết BA đều khá giỏi trong việc này nhưng vẫn không ít người có thói quen đặt quá nhiều câu hỏi và thể hiển sự hiểu biết của bản thân. Điều này hoàn toàn không tốt cho sự nghiệp của bạn bởi nó sẽ vô tình đánh mất thiện cảm với người đối diện.

Chính vì vậy, đặt câu hỏi hay chưa phải là tất cả mà còn phải biết đặt câu hỏi đúng lúc. Im lặng và lắng nghe còn giúp các bên liên quan tin rằng bạn đang cố gắng hiểu và đồng cảm với họ.

6. Sử dụng các công cụ phân tích

Để đặt những câu hỏi hay ngoài việc vận dụng kinh nghiệm và sự hiểu biết của bản thân, cần kết hợp các công cụ phân tích. Khi bạn đưa ra một câu hỏi dựa trên số liệu cụ thể được đo lường chắc chắn sẽ làm tăng thêm cơ sở chính xác và tạo được ấn tượng với các bên liên quan. Thật may mắn, chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ số với các công cụ phân tích được cung cấp phổ biến và miễn phí.

7. Làm rõ những điều mà bạn chưa hiểu

Đừng ngần ngại hỏi về những điều mà bạn chưa hiểu khi làm việc với các bên liên quan. Bạn có thể cho rằng điều này sẽ đánh mất sự chuyên nghiệp của bản thân nhưng trên thực tế đó lại là điều rất bình thường. Các lĩnh vực khác nhau lại có vô số những thông tin khác nhau và việc hiểu lầm sẽ dẫn đến nhiều hậu quả tai hại.

8. Phản ánh các thay đổi

Phản ánh lại những thay đổi với các bên liên quan là một cách tương tác hiệu quả khi làm việc. Điều này sẽ tăng sự tương tác giữa các bên, làm rõ những điều còn mơ hồ và đặc biệt là sự công nhận từ các bên liên quan khi bạn coi trọng đóng góp từ họ.

9. Chỉ định các công việc cần hành động

Công việc của một BA có khối lượng không hề nhỏ, điều này khiến đối tác của bạn có thể gặp khó khăn trong các cuộc họp. Hãy chuẩn bị một danh sách các mục cần hành động và liên kết nó với tiến trình của dự án, như vậy, những người làm việc với bạn sẽ biết chính xác họ cần làm gì, khi nào và đạt được những gì.

Đặc biệt, trong cuộc họp, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian và năng lượng cho việc không cần thiết và không liên quan. Nhờ đó, chất lượng cuộc họp được nâng cao và đảm bảo hiệu quả công việc theo thời gian.

10. Tin tưởng vào bản thân

Tự tin chính là điều không thể thiếu nếu bạn đã quyết định trở thành một BA. Sự tự tin của bạn của là cơ sở để các bên liên quan đánh giá và gây được ấn tượng trong lần đầu làm việc. Điều này còn ảnh hưởng trực tiếp đến cách mà bạn và bên liên quan làm việc với nhau, bạn càng tự tin chia sẻ, kết nối càng nhận được nhiều tín nhiệm từ đối tác.

Tham khảo: Cách xây dựng sự tự tin để trở thành một BA giỏi

Mong rằng với 10 mẹo được chia sẻ trên đây sẽ giúp các bạn BA cải thiện được hiệu quả khi làm việc với các bên liên quan. Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại website bacs.vn và tham gia ngay khóa học Business Analyst tại BAC để trang bị cho mình những kiến thức từ căn bản đến nâng cao trong lĩnh vực phân tích kinh doanh.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp