I. Tổng quan
Cho dù dự án tự xây dựng hay mua phần mềm, dự án ngắn hạn hay dài hạn thì bạn cũng có thể điều chỉnh dựa trên 8 bước mẫu của Quy trình Phân tích nghiệp vụ dưới đây. Quy trình có thể áp dụng cho tất cả các loại dự án và trong môi trường Agile lẫn môi trường truyền thống.
II. Phân tích quy trình
Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng BAC tìm hiểu sâu hơn về từng bước trong quy trình.
1. Bước 1 – Định hướng
Thông thường, BA sẽ được phân công vào các dự án để đóng góp, tạo ra những tác động tích cực. Đôi khi dự án đã được tiến hành, nhưng BA vẫn còn mơ hồ về dự án. Với vai trò là một BA, nhiệm vụ của BA là làm rõ phạm vi, yêu cầu và mục tiêu kinh doanh trong dự án. Nhưng điều này, không có nghĩa là BA phải làm rõ yêu cầu ngay từ đầu, vì làm như vậy rất dễ dẫn đến việc bắt đầu sai hướng.
Hãy dành chút thời gian, ít nhất là vài giờ hoặc thậm chí là vài tuần để định hướng dự án, như vậy sẽ đảm bảo sự đóng góp của BA là hiệu quả, giúp dự án tiến bộ nhanh chóng.
Trong bước định hướng, nhiệm vụ chính của BA gồm:
- Làm rõ vai trò của BA để chắc chắn rằng bạn sẽ tạo ra các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Xác định các bên liên quan để tham gia vào việc xác định các mục tiêu và phạm vi kinh doanh của dự án.
- Hiểu lịch sử dự án để không lặp lại công việc đã hoàn thành hoặc bỏ sót các vấn đề chưa được giải quyết.
- Hiểu cách thức hoạt động của hệ thống và quy trình kinh doanh để có một bức tranh hợp lý rõ ràng về các vấn đề hiện tại cần thay đổi.
Có thể nói, đây là bước BA học cách tìm hiểu những gì chưa biết. Bước này cung cấp cho BA thông tin cần thiết để thành công và hoạt động hiệu quả trong dự án.
2. Bước 2 – Khám phá các mục tiêu kinh doanh chính
Việc BA và PM (Project Manager: Quản lý dự án) kết hợp để xác định phạm vi của dự án là điều hiển nhiên cần làm trong mỗi dự án. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến những cơn đau đầu không đáng có. Điều tra và lấy được yêu cầu kinh doanh trước khi xác định phạm vi là con đường ngắn nhất đưa dự án đến thành công.
Trong bước khám phá các mục tiêu chính, nhiệm vụ chính của BA gồm:
- Điều tra các mong muốn, nhu cầu từ các bên liên quan.
- Để bắt đầu dự án, cần thống nhất các mục tiêu kinh doanh, không dựa trên quan điểm riêng của ai.
- Đảm bảo các mục tiêu kinh doanh rõ ràng và có tính khả thi nhằm cung cấp cho nhóm dự án động lực làm việc.
Việc điều tra các mục tiêu kinh doanh chính là cơ sở tạo tiền đề cho việc xác định phạm vi dự án, đảm bảo rằng BA không đưa ra một giải pháp giải quyết vấn đề sai hoặc thậm chí là một giải pháp mà không ai có thể xác định là thành công hay không.
3. Bước 3 – Xác định phạm vi dự án
Một tài liệu rõ ràng và đầy đủ về phạm vi dự án là điều vô cùng cần thiết. Phạm vi này giúp các nhóm tham gia biết được họ đóng góp gì và thực hiện dự án như thế nào trong dự án.
Trong bước xác định phạm vi dự án, nhiệm vụ chính của BA gồm:
- Xác định các giải pháp tiếp cận để xác định phạm vi và tính chất dự án.
- Soạn thảo một bản phạm vi và đánh giá nó với các bên liên quan cho đến khi họ xem và chia sẻ tài liệu cho doanh nghiệp/ tổ chức.
- Xác nhận các trường hợp kinh doanh (business case) để đảm bảo rằng doanh nghiệp/ tổ chức mang lại hiệu quả trong dự án.
Phạm vi không phải là một kế hoạch thực hiện, nhưng nó là cơ sở hướng dẫn tất cả các bước đi của quá trình phân tích kinh doanh và các nhiệm vụ của những người tham gia dự án.
4. Bước 4 – Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ
Lập kế hoạch giúp mang lại sự rõ ràng cho quá trình phân tích nghiệp vụ, từ đó xác định mức độ thành công cho dự án này.
Trong bước lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ, nhiệm vụ chính của BA gồm:
- Lựa chọn cách phân tích kinh doanh phù hợp nhất dựa trên phạm vi dự án, các khía cạnh và bối cảnh của dự án.
- Xác định danh sách các tính năng sẽ giao cho khách hàng, có thể sẽ bao gồm phạm vi của dự án và xác định các bên liên quan.
- Xác định thời gian để hoàn thành công việc (deadline).
Trong trường hợp nếu không lập kế hoạch đáng tin cậy và thực tế, sẽ khó xác định vai trò, trách nhiệm trong công việc cũng như các mục tiêu thực tế.
5. Bước 5 – Xác định các yêu cầu chi tiết
Các yêu cầu chi tiết cung cấp cho nhóm phát triển các thông tin cần để triển khai giải pháp. Nếu không có các yêu cầu chi tiết rõ ràng và ngắn gọn, các nhóm phát triển dễ bị lúng túng và khó kết nối được các tính năng theo yêu cầu khách hàng.
Trong bước xác định các yêu cầu chi tiết, nhiệm vụ chính của BA gồm:
- Tìm hiểu những thông tin cần thiết để hiểu được các yêu cầu khách hàng.
- Phân tích thông tin có được và sử dụng nó để tạo bộ tài liệu phân tích nghiệp vụ gồm các yêu cầu chi tiết cho dự án.
- Xem xét và giao từng sản phẩm cho các bên liên quan, và đặt câu hỏi để lấp đầy bất kỳ khoảng trống nào giúp có được yêu cầu chi tiết đúng hơn.
Chuyên gia phân tích nghiệp vụ hiệu quả là người biết sắp xếp các công việc của thành viên trong nhóm sao cho hiệu quả nhất có thể, tạo động lực thúc đẩy dự án về phía trước. Giảm thiểu sự mơ hồ và phức tạp để tăng khả năng đáp ứng đúng nhu cầu của các bên liên quan, từ đó giúp dự án thành công nhanh chóng như mong đợi.
6. Bước 6 – Hỗ trợ triển khai công nghệ
Các dự án triển khai giải pháp công nghệ phần mềm thì càng không thể thiếu vai trò của người BA. Trong quá trình đó cần có nhiều sự hỗ trợ từ tất cả các bên liên quan như các phòng ban chịu tác động trực tiếp của giải pháp, các bộ phận hỗ trợ khác, nhằm giúp thúc đẩy sự thành công của dự án và đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Trong bước hỗ trợ triển khai công nghệ, nhiệm vụ chính của BA gồm:
- Xem lại bản thiết kế giải pháp để đảm bảo nó đáp ứng tất cả các yêu cầu và tìm kiếm cơ hội để đáp ứng các nhu cầu bổ sung mà không làm tăng phạm vi kỹ thuật của dự án.
- Cập nhật, đóng gói các tài liệu yêu cầu cần thiết cho quá trình thiết kế và triển khai công nghệ.
- Thuê các chuyên gia đảm bảo chất lượng (Quality Assurance: QA) để đảm bảo họ hiểu bối cảnh kinh doanh đối với các yêu cầu công nghệ. Trách nhiệm này có thể bao gồm đánh giá kế hoạch kiểm tra (test plan), các mô hình test case để đảm bảo rõ ràng và đầy đủ các yêu cầu chức năng.
- Luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi và giúp giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong quá trình thiết kế công nghệ, triển khai công nghệ hoặc giai đoạn thử nghiệm của dự án.
- Quản lý các yêu cầu thay đổi.
- Đảm bảo rằng việc triển khai phần mềm đáp ứng nhu cầu của người dùng cuối (end users).
Tất cả những nỗ lực này giúp nhóm triển khai hoàn thành các lợi ích dự kiến của dự án và đảm bảo khoản đầu tư mang lại lợi nhuận tích cực.
7. Bước 7 – Giúp doanh nghiệp triển khai giải pháp
Nếu doanh nghiệp quay lại với cách làm việc như thường lệ, dự án triển khai sẽ không đat được mục tiêu đã đặt ra.
Trong bước giúp doanh nghiệp triển khai giải pháp, nhiệm vụ chính của BA gồm:
- Phân tích, phát triển tài liệu quy trình kinh doanh và trình bày những thay đổi cần thực hiện đối với quy trình kinh doanh.
- Đào tạo người dùng cuối để đảm bảo họ hiểu tất cả các thay đổi về quy trình và thủ tục hoặc cộng tác với nhân viên đào tạo để tạo ra bộ tài liệu đào tạo phù hợp.
- Cộng tác với người dùng để xác định các phòng ban trong tổ chức sẽ chịu tác động của sự thay đổi công nghệ này, từ đó lường trước những trường hợp có thể xảy ra khi thực thi giải pháp.
Bước này nhằm đảm bảo tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đã sẵn sàng để đón nhận những thay đổi.
8. Bước 8 – Đánh giá các giá trị mà giải pháp đem lại
Rất nhiều điều xảy ra trong suốt quá trình thực hiện một dự án như là kết quả kinh doanh được thảo luận, các vấn đề lớn và nhỏ đều được giải quyết, các mối quan hệ được xây dựng, thay đổi được quản lý, công nghệ được thực hiện. nhân viên trong doanh nghiệp (business users) được đào tạo để thay đổi cách họ làm việc.
Các giá trị sẽ được thể hiện thông qua việc trả lời được các câu hỏi: Tại sao chúng tôi thực hiện tất cả những thay đổi này và chúng mang lại giá trị gì cho tổ chức? Và quan trọng hơn là giải pháp đang thực thi liệu có thực sự mang lại giá trị mà khách hàng mong đợi ban đầu không?,…
Trong bước đánh giá các giá trị mà giải pháp đem lại, nhiệm vụ chính của BA gồm:
- Đánh giá tiến độ thực tế đạt được so với mục tiêu dự đoán, để chỉ ra mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
- Thông báo kết quả cho các bên liên quan (stakeholders)
- Đề xuất các bước tiếp theo để thực hiện các mục tiêu kinh doanh đã đưa ra hoặc để giải quyết các vấn đề vừa mới phát sinh khi đã triển khai dự án.
Sau khi hoàn thành bước này, có thể bạn sẽ khám phá ra nhiều cơ hội hơn để cải thiện hoạt động kinh doanh, điều này sẽ dẫn bạn đến các dự án bổ sung. Và như vậy chu kỳ lại bắt đầu lại!
III. Tổng kết
Tóm lại, quy trình hoàn chỉnh của Phân tích nghiệp vụ tập trung vào việc lập kế hoạch cho quá trình phân tích, xác định phạm vi, nhận các yêu cầu chi tiết, xác nhận giá trị của chúng trong dự án, phân tích cách đạt được những yêu cầu này và cuối cùng tài liệu hóa lại chúng.
Hi vọng với bài viết ngắn được tổng hợp từ BAC đã mang đến cho các bạn nhiều thông tin bổ ích giúp bạn hình dung được cách suy nghĩ và làm việc chung nhất trong các dự án mà đa số các BA vẫn thường làm. Những bước trên sẽ giúp bạn chuẩn bị tư thế và kiến thức trước khi bắt đầu vào một dự án phát triển phần mềm ở vị trí là một chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA).
Để hiểu rõ hơn về vai trò BA, các bạn cũng có thể tham gia hội thảo miễn phí của Briding the Gap – Quick Start to Success as a Business Analyst
Ở buổi hội thảo này, Bridging the gap sẽ cung cấp cho bạn một số kiến thức:
- Con đường phát triển nghề nghiệp của BA. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tham khảo bài viết lộ trình phát triển nghề nghiệp BA do giảng viên tại BAC hướng dẫn: Tại đây.
- Cách phân tích quy trình kinh doanh để tối đa hóa hiệu quả dự án của bạn.
- Giải đáp các câu hỏi thường gặp về kỹ năng hoặc chuyên môn về lĩnh vực kinh doanh mà BA cần biết.
Nguồn tham khảo:
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.
Ban biên tập nội dung – BAC