Các bên liên quan là một trong những thành phần quan trọng của bất kỳ dự án nào, và việc quản lý các bên liên quan tham gia vào dự án một cách hiệu quả là điều không thể thiếu để giúp cho một dự án thành công tốt đẹp.
Các bên liên quan ở đây có thể là một người, một nhóm người, hay một tổ chức, thành viên hoặc hệ thống mà họ chịu ảnh hưởng bởi những hoạt động của tổ chức và việc quản lý các bên liên quan trong suốt dự án là rất quan trọng.Việc phân tích các bên liên quan bao gồm các hoạt động phân tích thái độ của họ.
Người phân tích nghiệp vụ hay còn gọi là Business Analyst – BA được xem là cầu nối giữa các bên liên quan, họ đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý các nhóm và cá nhân liên quan. Việc quản lý các bên liên quan tác động trực tiếp với sự thành công của dự án. Nếu việc quản lý này kém sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực trong quá trình phát triển dự án và điều này có thể dẫn đến sự thất bại của dự án. Kết quả của việc quản lý các bên liên quan là thiết lập mối quan hệ đồng minh và xây dựng quan hệ đối tác tiềm năng giữa các bên liên quan và phát triển mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau.
Các bên liên quan là ai? Họ là những người có vai trò sau đây:
- Tham gia vào sự phát triển của sản phẩm
- Quản lý sự phát triển của sản phẩm
- Làm việc với các sản phẩm
- Trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến các quy tắc và quy định của việc sử dụng sản phẩm
- Chủ nhân của những sản phẩm
- Chịu ảnh hưởng bởi sự phát triển sản phẩm
Có thể kết luận rằng, dù một dự án nhỏ đến thế nào đi chăng nữa cũng luôn có các bên liên quan, do đó, nhiệm vụ của nhà phân tích nghiệp vụ hoặc quản lý dự án là xác định được các bên liên quan này, phân tích nhu cầu của họ và cùng họ thực hiện công việc.
Các bước quản lý các bên liên quan
Có ba bước cơ bản bao gồm toàn bộ quá trình quản lý các bên liên quan như sau :
- Xác định các bên liên quan
- Phân tích các bên liên quan
- Vạch ra chiến lược quản lý các bên liên quan
Điều quan trọng trong mỗi dự án là quá trình xác định các bên liên quan phải được thực hiện một cách chính xác. Nếu thiếu sự chính xác này sẽ dẫn đến khó khăn trong việc phân tích và thiết lập chiến lược phù hợp để quản lý các bên liên quan.
1. Xác định các bên liên quan
Đây là một trong những công việc khó khăn nhất trong quá trình phát triển dự án. Các bên liên quan được phân loại như sau:
- Các đối tác (Partners): làm việc cùng với đội thực hiện dự án trong quá trình phát triển của dự án. Có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp một cách tích cực đến tiến độ của dự án.
- Nhà cung cấp (Suppliers): được xem như bên thứ ba, là những người làm việc trong lĩnh vực cho thuê ngoài hoặc cung cấp hỗ trợ cho các lĩnh vực cụ thể như quản lý hạ tầng
- Cơ quan lãnh đạo (Regulators): Các cơ quan pháp lý hoặc cơ quan quản lý nhà nước, là những người tham gia vào công tác giám định và đưa ra các quy định.
- Quản lý (Managers): là những người có vai trò trong quản lý tiến độ của dự án. Họ ở trên nhóm phát triển từ một đến hai cấp bậc trong hệ thống phân cấp.
- Chủ sở hữu (Owners): được xem như các chủ doanh nghiệp, người chịu trách nhiệm chính trong việc phê chuẩn việc phát triển các tính năng và chốt các yêu cầu của dự án.
- Đối thủ cạnh tranh (Competitors): họ tranh giành khách hàng với chúng ta trong thị trường. Do đó, việc cấp thiết cần phải làm là duy trì công việc kinh doanh cũng như giữ được niềm tin với khách hàng của doanh nghiệp.
- Khách hàng (Customers): là người sử dụng trực tiếp sản phẩm do doanh nghiệp tạo ra.
2. Phân tích các bên liên quan
Khi các bên liên quan đã được xác định thì điều quan trọng là chú ý đến quyền năng cũng như sự quan tâm của các bên liên quan. Không nên bỏ qua bất kỳ bên liên quan nào trong suốt quá trình quản lý nhưng cách tiếp cận với mỗi đối tượng thì nên khác nhau. Việc phân tích các bên liên quan cụ thể là họ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào, quyết định cái gì tổ chức cần từ trong các nhu cầu và xếp hạng chúng dựa trên tiêu chí tầm ảnh hưởng và mức độ quan trọng. Các bên liên quan được phân tích theo dạng ma trận giữa quyền hạn so với sự quan tâm của họ đối với dự án, trong đó thể hiện được quyền hạn của các bên liên quan trong việc thực hiện bất kỳ những thay đổi nào so với sự quan tâm của họ để thực hiện những thay đổi đó.
Sơ đồ ma trận giữa quyền hạn và sự quan tâm ở trên được mô tả bởi Eden và Ackermann năm 1998. Sơ đồ này phân loại các bên liên quan theo mức độ ảnh hưởng của họ đến tổ chức. Kết quả được chia thành bốn loại:
- Players: những người quan tâm đến dự án và có quyền hạn cao.
- Subjects: người có quan tâm nhưng quyền hạn thấp
- Context Setters: những người có quyền hạn nhưng ít quan tâm đến dự án
- Crowd: người ít quan tâm và quyền hạn thấp.
Bằng cách này, những bên liên quan có trách nhiệm trong dự án có thể được quản lý dễ dàng.
3. Vạch ra chiến lược quản lý các bên liên quan
Các nhà phân tích nghiệp vụ hoặc các nhà quản lý dự án khác nhau có những chiến lược khác nhau để quản lý các bên liên quan. Chiến lược mô tả cách mà nhóm dự án sẽ phân tích danh sách các bên liên quan đã được xác định. Một vài BA sử dụng ma trận quyền hạn/ mức độ quan tâm trong việc quản lý các bên liên quan của họ. Những chiến lược này được xem xét hoặc sửa đổi trong suốt giai đoạn thực hiện dự án.
Ma trận RACI là ma trận được sử dụng rộng rãi để quản lý danh sách các bên liên quan
Ma trận RACI
Ma trận RACI là một công cụ quan trọng được sử dụng để hoạt động đúng quy trình. Nó được giải thích như sau:
- Responsible: là người hoặc một nhóm người tham gia vào thực hiện công việc. Họ là những cá nhân thực hiện công việc được giao.
- Accountable: là người ra quyết định cuối cùng và có quyền sở hữu cuối cùng. Thông thường, người chủ sở hữu quy trình là chịu trách nhiệm cho một quy trình, và thường chỉ có một “Accountable” được chỉ định cho từng công việc và kết quả chuyển giao.
- Consulted: là người hoặc một nhóm người được hỏi ý kiến trước khi quyết định hay hành động được thực hiện,
- Informed: là người hay một nhóm người được thông báo về hành động và quyết định.
Ma trận RACI hiện nay được giới thiệu thêm một chữ “S” và được biết như ma trận RASCI với chữ “S” là Support (hỗ trợ), bao gồm người hoặc nhóm người có thể cung cấp thông tin đầu vào cho công việc và hỗ trợ trong việc hoàn thành công việc.
Ví dụ về một ma trận RASCI:
(Ghi chú: FR/NFR: Funcional and Non-functional requirements)
4. Bảng tính quản lý các bên liên quan
Một vài nhà phân tích nghiệp vụ sử dụng biểu mẫu hoặc bảng tính được định sẵn để quản lý tất cả các bên liên quan. Bảng tính này có để được thiết kế riêng biệt cho từng bên liên quan hoặc trên một biểu mẫu có thể được thiết kế chi tiết cho tất cả các bên liên quan.
Các tiêu đề phổ biến nhất trong biểu mẫu là:
- Tên của bên liên quan – Name of Stakeholder
- Chức vụ hiện tại – Current Power ( có liên quan đến ma trận Chức vụ với mức độ quan tâm)
- Mức độ quan tâm hiện tại – Current Interest
- Thái độ hiện tại – Current Attitude
- Hỗ trợ mong muốn – Desired Support
- Hành động mong muốn – Desired Actions
- Liên lạc – Communication
Các phần được đề cập ở trên có thể được thiết kế bằng định dạng file excel để xác định các chi tiết liên quan đến các bên liên quan.
Nguồn: http://expertbusinessanalyst.com/
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.
Ban biên tập nội dung BAC.