9 kỹ năng mà mọi nhà phân tích kinh doanh giỏi cần có

Trở thành một Business Analyst (BA) thành công có nghĩa là bạn phải trang bị các kỹ năng khác nhau và có khả năng thích ứng với môi trường luôn thay đổi. Mỗi BA sẽ mang sự kết hợp độc đáo giữa các kỹ năng và kinh nghiệm của họ vào vai trò này. Trang BATimes đã tổng hợp 9 kỹ năng mà các BA giỏi cần.

Các Business Analyst sẽ cần nhiều kỹ năng khác nhau

1. Hiểu mục tiêu của bạn

Nếu bạn không hiểu đầy đủ và những gì quan trọng hơn là tại sao bạn được yêu cầu làm điều gì đó, thì có nguy cơ bạn sẽ không thực hiện được những gì được yêu cầu. Đừng lo lắng về việc hỏi thêm thông tin nếu bản tóm tắt của bạn không rõ ràng.

2. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói tốt

Điều quan trọng là bạn phải là người giao tiếp tốt, bất kể phương thức giao tiếp nào. Bạn phải có khả năng đưa ra quan điểm của mình một cách rõ ràng và dứt khoát. Bạn cần học cách đặt những câu hỏi sâu sắc để lấy thông tin bạn cần từ các bên liên quan.

Ví dụ, nếu bên liên quan của bạn không phải là chuyên gia kỹ thuật, bạn có thể cần đặt câu hỏi bằng tiếng Anh đơn giản, tránh các thuật ngữ và từ viết tắt. Khả năng truyền đạt thông tin ở cấp độ phù hợp là rất quan trọng, một số bên liên quan sẽ cần thông tin chi tiết hơn những bên khác.

3. Khả năng tổ chức các cuộc họp với các bên liên quan

Mặc dù, email cung cấp một quy trình kiểm tra hữu ích nhưng đôi khi việc liên lạc với các bên liên quan qua email là không đủ. Đừng đánh giá thấp giá trị của những cuộc gặp mặt trực tiếp để thảo luận các vấn đề chi tiết hơn và giải đáp mọi khuất mắc.

Tổ chức các cuộc họp là một kỹ năng quan trọng

Thông thường, bạn sẽ khám phá thêm về dự án của mình từ cuộc gặp mặt trực tiếp, nơi mọi người có xu hướng cởi mở hơn trong việc thảo luận các tình huống. Bạn luôn có thể theo dõi cuộc họp bằng văn bản xác nhận nếu cần có bản kiểm tra.

4. Hãy là người biết lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe là chìa khóa để trở thành một BA thành công. Bạn phải có khả năng lắng nghe và tiếp thu thông tin. Điều này sẽ cho phép bạn phân tích kỹ lưỡng thông tin được thu thập để xác định các yêu cầu. Điều quan trọng là bạn không chỉ lắng nghe những gì đang được nói mà còn có thể hiểu được bối cảnh của những gì đang được nói, động cơ đằng sau, hoàn cảnh đằng sau những gì được nói và thậm chí cả những gì không được nói. Giọng nói và ngôn ngữ cơ thể có thể giúp bạn hiểu được thông điệp đằng sau lời nói.

5. Rèn luyện kỹ năng thuyết trình của bạn

Có thể tại một thời điểm nào đó trong sự nghiệp BA của mình, bạn sẽ cần tổ chức một hội thảo hoặc trình bày một phần công việc cho các bên liên quan hoặc nhóm dự án. Hãy xem xét nội dung bài thuyết trình của bạn và đảm bảo nó phù hợp với mục tiêu của cuộc họp. Những bài thuyết trình này không chỉ dành cho bạn để trình bày thông tin. Chúng cũng có thể hoạt động như một cách tuyệt vời để thu thập thêm thông tin hoặc sự rõ ràng từ các bên liên quan nếu bạn chưa rõ điều gì đó hoặc đang tìm kiếm thêm chi tiết về một lĩnh vực cụ thể của dự án.

6. Hãy quản lý thời gian một cách xuất sắc

BA phải có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và dự án không bị chậm tiến độ. Đa tác vụ là một kỹ năng quan trọng nhưng bạn cũng phải có khả năng sắp xếp các hoạt động theo thứ tự ưu tiên. Bạn cần hiểu được hoạt động nào quan trọng hơn những hoạt động khác và tập trung vào chúng.

Business Analyst cần có kỹ năng quản lý thời gian

Hãy nhớ rằng bạn cần quản lý thời gian và hoạt động của chính mình nhưng bạn cũng cần quản lý thời gian của người khác nếu bạn phụ thuộc vào thông tin của họ. Đảm bảo rằng họ biết khi nào bạn cần họ.

7. Kỹ năng tài liệu và viết

Yêu cầu tài liệu, báo cáo, thông số kỹ thuật, kế hoạch và phân tích. Với tư cách là một BA, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp nhiều loại tài liệu khác nhau. Bạn sẽ cần đảm bảo rằng tài liệu của bạn được viết một cách rõ ràng và ngắn gọn, đồng thời ở mức độ phù hợp với các bên liên quan của bạn. Tránh các sắc thái cụ thể cho một quy trình làm việc cụ thể vì tất cả các bên liên quan có thể không hiểu được chúng. Là một BA thiếu kinh nghiệm hoặc người mới bắt đầu, bạn khó có thể có kinh nghiệm viết tài liệu yêu cầu, tuy nhiên, kỹ năng viết tốt là điểm khởi đầu tuyệt vời. Kinh nghiệm sẽ dẫn đến tài liệu yêu cầu rõ ràng và ngắn gọn.

8. Quản lý các bên liên quan

Điều cần thiết là bạn phải biết cách quản lý tất cả các bên liên quan cũng như biết mức độ quyền lực và ảnh hưởng của họ đối với dự án của bạn. Các bên liên quan có thể là những người ủng hộ mạnh mẽ nhất hoặc những người chỉ trích bạn nhiều nhất. Một BA có kinh nghiệm sẽ có thể phân tích mức độ quản lý mà mỗi bên liên quan cần và cách họ nên được quản lý riêng lẻ.

Họ có cần gặp mặt trực tiếp và cung cấp thông tin chi tiết hay họ hài lòng với các báo cáo cấp cao? Họ có ủng hộ dự án của bạn không? Biết câu trả lời cho những câu hỏi chính này sẽ giúp bạn quản lý các bên liên quan và dự án rộng hơn. Bạn có thể tác động trực tiếp đến họ hay bạn cần tác động đến ai đó có thể tác động đến họ.

9. Phát triển kỹ năng mô hình hóa của bạn

Như người ta vẫn nói, một bức tranh có thể vẽ nên hàng ngàn lời nói. Các kỹ thuật như mô hình hóa quy trình là công cụ hiệu quả để truyền tải lượng lớn thông tin mà không cần dựa vào văn bản. Trình bày trực quan cho phép bạn có được cái nhìn tổng quan về vấn đề hoặc dự án để bạn có thể thấy điều gì hoạt động tốt và những khoảng trống nằm ở đâu. Một mô hình quy trình điển hình sẽ có nhiều cấp độ chi tiết khác nhau để cho phép BA tương tác với các bên liên quan bằng ngôn ngữ mà họ hiểu.

Bên cạnh đó, mỗi BA hoạt động trong các miền khác nhau sẽ có những yêu cầu về kỹ năng khác nhau. Mong rằng với tất cả những thông tin được tổng hợp trên đây sẽ giúp các bạn có được sự chuẩn bị tốt nhất cho năm mới 2024. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog này nhé.

Nguồn tham khảo:
https://www.batimes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp