8 tài liệu phân tích giúp bạn đặt những câu hỏi đúng với các bên liên quan

Khi cần hiểu các yêu cầu đối với một dự án cụ thể, người ta thường nghĩ ngay đến việc tổ chức hội thảo yêu cầu hoặc tổ chức phỏng vấn các bên liên quan. Khó khăn là dành đủ thời gian cho các bên liên quan và biết nên đặt câu hỏi nào với thời gian có hạn. Các bên liên quan trong kinh doanh thường quá bận rộn. Điều quan trọng là phải chuẩn bị càng nhiều thông tin càng tốt và kỹ thuật phân tích tài liệu có thể cực kỳ hữu ích. Vậy phân tích tài liệu nghĩa là gì?

Phân tích tài liệu đúng cách giúp bạn đưa ra các câu hỏi chính xác

Về bản chất, nó chỉ có nghĩa là “tìm hiểu những tài liệu liên quan mà doanh nghiệp có và đọc hoặc tham khảo tài liệu đó”. Đây là điều mà bạn gần như chắc chắn sẽ làm bằng trực giác, nhưng bằng cách lập kế hoạch một cách có ý thức, bạn có thể mở rộng phạm vi tài liệu mà bạn xem xét. Dưới đây là một số loại tài liệu cần chú ý:

• Form (Biểu mẫu): Nếu bạn đang kiểm tra một quy trình liên quan đến biểu mẫu giấy, hãy yêu cầu xem bản sao của biểu mẫu. Điều này sẽ cho bạn biết rất nhiều về quá trình! Nó sẽ giúp bạn hiểu dữ liệu được thu thập và thậm chí nó có thể gợi ý các quy tắc kinh doanh được áp dụng (ví dụ: bạn có thể thấy rằng biểu mẫu nêu rõ: “Tất cả các ứng dụng trên 3.000 đô la phải sử dụng biểu mẫu XYZ2”. Khi đó, bạn sẽ biết rằng một cái gì đó khác nhau xảy ra trong những trường hợp này).
• Business Architecture diagrams (Sơ đồ kiến trúc nghiệp vụ): Những sơ đồ này thường sẽ hiển thị ai làm gì, ở đâu và dịch vụ kinh doanh nào là nguồn trong hoặc nguồn ngoài,…. Chúng có thể cung cấp cho bạn chế độ xem cấp vĩ mô về miền của bạn.
• Process or procedure diagrams (Sơ đồ quy trình hoặc thủ tục): Các khu vực hoạt động thường lưu giữ các bản sao được ghi lại của các quy trình của họ. Nhưng hãy cẩn thận: Chúng có thể không được cập nhật và những người thực tế có thể đang làm điều gì đó khác biệt một cách tinh tế (vì vậy, luôn luôn đáng để theo dõi các cuộc phỏng vấn hoặc quan sát).
• User guides/help screens (Hướng dẫn người dùng/màn hình trợ giúp): Nếu bạn đang làm việc với một hệ thống hiện có, hướng dẫn người dùng và màn hình trợ giúp có thể giúp bạn hiểu các luồng màn hình “nguyên trạng”. Chúng thậm chí có thể gợi ý về logic quy trình cơ bản và quy tắc kinh doanh.
• Previous requirements documents (Các tài liệu yêu cầu trước đây): Đôi khi, bạn có thể phát hiện ra rằng một BA trước đây đã đưa ra một bộ đầy đủ các yêu cầu cho hệ thống hoặc quy trình mà bạn đang hướng tới thay đổi. Nếu đúng như vậy, đây sẽ là một điểm tham chiếu tuyệt vời, nhưng hãy nhớ rằng không phải tất cả các yêu cầu đều được triển khai, vì vậy, bạn nên kiểm tra xem có điều gì đã được thu hẹp phạm vi hay không.
• Customer complaints (Phàn nàn của khách hàng): Nghe có vẻ lạ phải không? Nhưng những lời phàn nàn của khách hàng thường có thể cho bạn cái nhìn sâu sắc về nơi các quy trình bị hỏng. Nếu bạn đang làm việc để khắc phục hoặc cải thiện một quy trình hoặc hệ thống, bạn nên tìm hiểu xem có bất kỳ khiếu nại nào liên quan của khách hàng hay không.
• Defect logs (Nhật ký lỗi): Đôi khi, người dùng doanh nghiệp sẽ giữ nhật ký về “điểm khó khăn” và lỗi nhận thấy trên hệ thống mà họ làm việc. Đôi khi chúng sẽ nằm trên hệ thống quản lý lỗi trung tâm, nhưng đôi khi chúng sẽ được lưu giữ không chính thức trên nhật ký Excel hoặc trong tệp giấy. Yêu cầu một bản sao. Rất hữu ích để hiểu phần nào của quy trình hoặc hệ thống đang gây khó khăn.
• Product/service promotional material (Tài liệu quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ): Thường thì tài liệu tiếp thị cho sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách thức hoạt động của sản phẩm hoặc dịch vụ đó. Ví dụ: nếu bạn đang thực hiện một dự án liên quan đến việc thay đổi sản phẩm Đầu tư, thì bản cáo bạch/tờ giới thiệu hiện tại sẽ cung cấp toàn bộ thông tin hữu ích về sản phẩm “nguyên trạng”.

Phân tích tài liệu là một cách tuyệt vời để nhanh chóng thu thập đủ thông tin nhằm đảm bảo bạn đang hỏi đúng câu hỏi. Nó có thể giúp bạn nhanh chóng bắt kịp tốc độ và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng thời gian của các bên liên quan một cách hiệu quả. Một cuộc gọi nhanh ban đầu kéo dài 5 phút để hỏi, “Bạn có bất kỳ tài liệu nào trong số này không, và nếu có, bạn có thể gửi chúng cho tôi không?”.

Mong rằng 8 tài liệu trên sẽ giúp các bạn Business Analyst đặt ra các câu hỏi đúng. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.