7 kỹ thuật cộng tác từ xa dành cho Business Analyst 2023

Phân tích kinh doanh là một quá trình cải tiến liên tục được thực hiện ở cấp độ chiến lược, chiến thuật và hoạt động. Trong hành trình phát triển doanh nghiệp này, Business Analyst (BA) đóng vai trò quan trọng. Các BA cộng tác với đồng nghiệp và các bên liên quan để phát triển ý tưởng trong các nhóm chức năng chéo. Thông thường, sự hợp tác này xảy ra thông qua các tương tác trực tiếp, với việc BA truy cập trang web của khách hàng để tổ chức hội thảo,…. Để tối ưu hóa hiệu quả trong tình huống này, các BA cộng tác bằng cách sử dụng các ứng dụng cộng tác trực tuyến như Slack, Microsoft Teams, Zoom,… Nhưng đó không phải là tất cả. Khi làm việc từ xa hoặc trong môi trường phân tán, BA cần áp dụng các kỹ thuật sau để giao tiếp và cộng tác với nhóm và các bên liên quan một cách hiệu quả.

Business Analyst cần có kỹ năng cộng tác từ xa

1. Lập bản đồ các bên liên quan

Mục đích là để xác định và liệt kê các thành viên trong nhóm và những người ra quyết định có liên quan, để phân tích và hiểu quan điểm của họ và để kết nối chúng dựa trên mục tiêu, động cơ và đề xuất giá trị để được trợ giúp trong việc quản lý chúng trong suốt dự án.

Dựa trên các hiện vật được xác định, các nhà phân tích kinh doanh tạo bản đồ các bên liên quan. Ví dụ: Ma trận các bên liên quan

• Ảnh hưởng cao & Tác động thấp
  • BA để đảm bảo nhu cầu của các bên liên quan được đáp ứng
  • BA thu hút và hỏi ý kiến họ thường xuyên để khiến họ hài lòng

• Ảnh hưởng cao & Tác động cao
  • Các bên liên quan là nhân tố chính trong nỗ lực thay đổi
  • BA để đảm bảo họ đồng ý và hỗ trợ thay đổi
  • BA nên tập trung vào nhóm này và tương tác với họ thường xuyên

• Ảnh hưởng thấp & Tác động thấp
  • BA để theo dõi và đảm bảo lợi ích hoặc ảnh hưởng của các bên liên quan không thay đổi
  • BA để thông báo cho họ mọi lúc

• Ảnh hưởng thấp & Tác động cao
  • Các bên liên quan có thể cảm thấy lo lắng và lo lắng về việc thiếu kiểm soát
  • BA để thông báo cho họ
  • BA để thu hút họ để có được thông tin đầu vào của họ
  • BA để thể hiện sự quan tâm đến nhu cầu của họ

2. Định nghĩa yêu cầu với nhiều khía cạnh

Mục đích là để cung cấp một cái nhìn toàn diện về các yêu cầu thông qua các trường hợp sử dụng và kịch bản, sơ đồ luồng, mô hình hóa quy trình, wireframe hoặc mô hình,….

BA giao tiếp và cộng tác với các bên liên quan (chủ sở hữu sản phẩm, nhóm kinh doanh, kiến trúc sư giải pháp,….) trong quá trình xác định các yêu cầu. Điều này bao gồm các bài thuyết trình, hội thảo trực tuyến, động não với các nhóm, các cuộc họp và theo dõi để làm rõ và các nhiệm vụ mở.

• Để sắp xếp suy nghĩ của bạn và cung cấp cái nhìn tổng thể về các yêu cầu, hãy tạo sơ đồ tư duy hoặc sử dụng sơ đồ Ishikawa (còn gọi là Fishbone hay xương cá).
• Để theo dõi các ghi chú và ghi lại các thành phần tạo tác quan trọng, hãy sử dụng các công cụ tài liệu trực tuyến như Office 365, Google Docs, Libre Office, JIRA, Confluence, Trello,…, theo yêu cầu của dự án và được tổ chức hỗ trợ.

3. Kỹ thuật mô phỏng

Mục đích là để hiểu cách hệ thống hoạt động, xác định giao diện người dùng và tương tác luồng dữ liệu bằng cách sử dụng mô phỏng.

Các sơ đồ UML và BPMN được sử dụng rộng rãi để xác định các luồng quy trình và kết quả của chúng trong các trường hợp cụ thể. Sử dụng phương pháp này, BA:

• Tạo sơ đồ hoạt động để mô tả những gì cần xảy ra trong hệ thống
• Sắp xếp các kết quả động não thông qua các bản đồ tư duy đặc trưng
• Tạo lộ trình sản phẩm
• Minh họa cách các thực thể (con người, đối tượng hoặc khái niệm) liên quan với nhau trong hệ thống bằng Entity Relationship (ER) Diagram

4. Công cụ bảng trắng trực tuyến

Mục đích là để cho phép các nhóm cộng tác trong thời gian thực và mang lại cảm giác có mặt trực tiếp.

Thu hút nhóm bằng kỹ thuật số và thực hiện cộng tác đồng thời, các công cụ bảng trắng trực tuyến được BA và nhóm sử dụng. Có rất nhiều công cụ có sẵn trực tuyến, cả miễn phí và được cấp phép. Một số công cụ được sử dụng rộng rãi là:

• Miro: dẫn dắt các hội thảo và cuộc họp hấp dẫn, phác thảo thiết kế sản phẩm, lên ý tưởng
• Lucidspark: để tổ chức một phiên động não năng động
• Mural: để kích hoạt sự đổi mới bằng cách cung cấp một nền tảng cho mọi thứ, từ chiến lược sản phẩm và lập kế hoạch đến các hội thảo nhập vai bằng cách sử dụng các phương pháp tư duy thiết kế và nhanh nhẹn
• Webex App/Microsoft Teams/Skype: để cho phép gọi điện, họp và nhắn tin trên các thiết bị, địa điểm và tổ chức
• ClickUp: để có tài liệu, lời nhắc, mục tiêu và lịch để lập kế hoạch, tổ chức và cộng tác
• Microsoft Whiteboard: cung cấp canvas kỹ thuật số để trình bày ý tưởng và nội dung
• Planning Poker: để cho phép bỏ phiếu đồng thời cho toàn bộ nhóm

5. Ghi âm cuộc họp

Mục đích là tập trung vào cuộc trò chuyện, bổ sung các ghi chú, đánh giá và hoàn thiện các kỹ năng điều hành.

Có rất nhiều công cụ ghi âm có sẵn trực tuyến. Theo chính sách của công ty và các yêu cầu của dự án, BA sử dụng cơ chế ghi lại khi được yêu cầu. Một số công cụ được sử dụng rộng rãi cho mục đích này là:

• Máy ghi âm Windows
• Bản ghi cuộc họp khả dụng dưới dạng tính năng tích hợp sẵn trong Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Slack, GoToMeeting, Webex, Skype for Business, BlueJeans,…

6. Trò chơi hợp tác

Mục đích là giúp thúc đẩy sự hợp tác và tinh thần đồng đội, thu hút mọi người tham gia vào một tình huống vui vẻ và an toàn, khám phá và chia sẻ kiến thức cũng như kinh nghiệm về một chủ đề nhất định, đồng thời xác định các giả định, rủi ro và giải pháp tiềm ẩn khó thực hiện trong các tương tác thông thường .

BA có thể sử dụng các trò chơi cộng tác như một công cụ phá băng trong quá trình khơi gợi và cộng tác. Điều này khuyến khích những người tham gia hợp tác để xây dựng sự hiểu biết chung về một vấn đề hoặc tình huống. Một số ví dụ:

• Hộp sản phẩm

Mỗi người hoặc nhóm xây dựng hộp cửa hàng bán lẻ, liên kết một tính năng với hộp đó (tức là các tính năng giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng) và minh họa hộp sản phẩm. Mọi người bình chọn cho hộp sản phẩm tốt nhất (không bao gồm sản phẩm của họ). Hộp sản phẩm có số phiếu bầu tối đa sẽ thắng.

• Bản đồ mối quan hệ

Mỗi người chơi viết ra các đặc điểm trên ghi chú dán, sau đó các đặc điểm tương tự được nhóm lại với nhau và các mẫu trong dữ liệu được phát hiện. Nó giúp hiểu được suy nghĩ của hầu hết mọi người tập trung vào đâu.

7. Công cụ quản lý dự án

Mục đích là để đảm bảo quyền truy cập thích hợp vào trạng thái dự án (từ khi bắt đầu đến khi giao hàng) cho nhóm và các bên liên quan

Có nhiều công cụ quản lý dự án được BA sử dụng tùy thuộc vào chính sách của công ty và yêu cầu của dự án. Một số ví dụ là:

• Atlassian JIRA và Confluence được sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi, phát hành và báo cáo về các hoạt động của dự án
• Wrike, bao gồm biểu đồ Gantt, bảng Kanban, bảng điều khiển được cá nhân hóa và biểu mẫu yêu cầu tùy chỉnh
• WorkflowMax, phần mềm quản lý công việc và quy trình công việc dựa trên đám mây
• Microsoft WBS

Các kỹ thuật được đề cập ở trên không chỉ giúp BA cộng tác và quản lý hoạt động trong môi trường phân tán mà còn hỗ trợ tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan trong việc phát triển và phân phối sản phẩm. Mong rằng bài viết đã cung cấp những nội dung hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:

https://anywhere.epam.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp