7 kỹ năng Excel cần biết trong năm 2024

Excel là một công cụ phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt là khi cần làm việc với dữ liệu. Có rất nhiều kỹ năng Excel, từ cơ bản đến nâng cao, từ nhập số cho đến thực hiện các phép tính với công thức phức tạp. Bạn không cần phải làm chủ tất cả mọi thứ nhưng đừng bỏ qua các kỹ năng cơ bản dưới đây.

Excel là công cụ mạnh mẽ có nhiều ứng dụng

1. Học cách sử dụng các phím tắt

Bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian chỉ bằng cách học một số phím tắt trên bàn phím. Dù việc không dùng chuột sẽ gây ra một chút khó khăn ban đầu nhưng bạn sẽ sớm nhận ra lợi ích của việc này. Một số phím tắt bạn sẽ thấy quen thuộc như Ctrl+C và Ctrl+V để sao chép và dán hay Ctrl+Z, để hoàn tác hành động trước đó. Có rất nhiều phím tắt và bạn nên bắt đầu từ một vài phím thường dùng trong công việc hằng ngày.

2. Nhúng dữ liệu từ một website

Nhập dữ liệu từ một website là tính năng rất hữu ích của Excel. Để nhập dữ liệu từ một website bất kỳ vào Excel, bạn chọn Tệp > Nhập dữ liệu bên ngoài và nhấn vào Truy vấn web mới. Một cửa sổ mới sẽ mở ra hiển thị trang chủ trình duyệt của bạn với URL của trang được đánh dấu. Chọn trang web bạn muốn hiển thị, sau đó sao chép và dán liên kết vào hộp Địa chỉ. Nhấn OK và dữ liệu của bạn được nhập vào bảng tính Excel!

Thao tác lấy dữ liệu từ một website vào Excel

3. Lọc các kết quả

Việc lọc các kết quả từ một bảng tính lớn để lấy thông tin chi tiết là rất quan trọng. Bạn có thể sử dụng tính năng Tự động lọc bằng cách nhấp vào Dữ liệu > Bộ lọc > Bộ lọc tự động. Sau đó, bạn có thể nhấp vào một trong các hộp nhỏ và lọc kết quả theo mong muốn. Bằng cách này, bạn có thể làm việc với những tập dữ liệu khổng lồ, đang ngày một phổ biến.

4. Sử dụng hàm SUM

Việc sử dụng hàm là một trong những kỹ năng không thể thiếu để làm việc với Excel. Trong đó, hàm SUM dùng để tính tổng được sử dụng khá thường xuyên. Ngoài cách nhập trực tiếp tên hàm và công thức vào ô thì bạn còn có thể dùng phím tắt. Bạn dùng phím Alt + = sau khi bạn đã chọn ô trống đầu tiên trong cột (ô nằm ở cuối các số). Sau khi bạn thực hiện lệnh này, hãy nhấn Tab và Excel sẽ hiển thị cho bạn kết quả.

5. Tự động sửa lỗi và tự động điền

Khác với Word, trong Excel, bạn cần gõ ít hơn nếu muốn tiết kiệm nhiều thời gian. Có hai cách để làm điều đó, một là AutoFill (Tự động điền) và hai là AutoCorrect (Tự động sửa lỗi). Tính năng tự động sửa lỗi sẽ tự động sửa lại các từ sai chính tả và lỗi đánh máy. Để bật Tự động sửa lỗi, bạn hãy nhấp vào tab Công cụ và chọn Tự động sửa lỗi.

Trong khi đó, tính năng Tự động Điền sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi bạn đang cố gắng nhập danh sách đánh số theo cách thủ công. Để sử dụng, bạn hãy chuyển đến menu Chỉnh sửa, trỏ tới Điền và nhấp vào Chuỗi.

6. Hiển thị các công thức

Có thể bạn chưa biết, bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ hiển thị thông thường tiêu chuẩn của Excel và chế độ hiển thị các công thức xuất hiện trong hệ thống. Bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + ~. Khi bạn nhấn tổ hợp này một lần bạn đang ở trong bảng tính và Excel sẽ hiển thị các công thức thay vì kết quả của các công thức này.

Cách hiển thị công thức trong Excel

7. Quản lý bố cục trang

Trong thời đại của các thiết bị di động lên ngôi, bạn sẽ cần đảm bảo bản in hiển thị tốt nhất trên mọi thiết bị. Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn quản lý bố cục trang bằng cách nhấp vào tab Bố cục Trang. Bạn nên cân nhắc việc thử nghiệm các tùy chọn như đánh số trang, cột và viền trang để xem chúng hoạt động như thế nào, sau đó phân nhánh.

Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây có thể giúp các bạn nắm được những kỹ năng Excel quan trọng trong năm 2024. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog này nhé.

Nguồn tham khảo:
https://www.simplilearn.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp