7 bước tạo ra bản đồ quy trình kinh doanh

Bản đồ quy trình là một mô hình trực quan cho thấy cách một tập hợp các hoạt động được sắp xếp theo trình tự để hoàn thành công việc trong một tổ chức. Một trong những điều tuyệt vời về bản đồ quy trình là chúng thường được các bên liên quan hiểu bằng trực giác. Chúng cũng là những công cụ giao tiếp cực kỳ mạnh mẽ vì cho phép nhận được phản hồi tuyệt vời về quy trình trong quy trình yêu cầu.

1. Bản đồ quy trình là gì?

Bản đồ quy trình là một mô hình trực quan cho thấy cách một tập hợp các hoạt động được sắp xếp theo trình tự để hoàn thành công việc trong một tổ chức. Các thuật ngữ khác cho bản đồ quy trình là sơ đồ dòng quy trình, sơ đồ quy trình công việc, sơ đồ làn bơi hoặc đơn giản là dòng quy trình hoặc đơn giản là bản đồ quy trình. Rất nhiều thuật ngữ khác nhau thường đề cập đến cùng một kỹ thuật.

2. 7 bước vẽ bản đồ quy trình kinh doanh

• Bước 1: Xác định quy trình

Điều đầu tiên là xác định một quy trình. Một quy trình nắm bắt bất kỳ tập hợp các bước lặp lại nào. Nó khác với dự án ở chỗ dự án là một tập hợp các công việc cần được hoàn thành trong một lần duy nhất để đạt được một kết quả cụ thể.

Một quy trình có thể lặp lại, tìm kiếm công việc hoặc hoạt động diễn ra lại trong tổ chức của bạn hoặc là một phần của công việc lặp lại liên quan đến phần mềm mà bạn có thể đang xác định các yêu cầu. Xác định quá trình đó là gì.

• Bước 2: Đặt tên quy trình

Đặt tên cho quy trình của bạn là thực sự quan trọng. Chúng tôi dạy, tại Bridging the Gap, bắt đầu bằng một động từ. Vì vậy, nó sẽ là “Thu các khoản thanh toán quá hạn” so với “Quy trình quá hạn”. Đừng chỉ sử dụng một cái tên chung chung như “Quy trình quản lý email” hoặc “Quy trình thu thập”,…. Chúng ta sẽ thấy trong bước tiếp theo, điều đó dẫn đến tất cả các loại vấn đề và thực sự quá mơ hồ để cung cấp cho bạn một ý tưởng rõ ràng về quá trình đó là gì.

• Bước 3: Xác định điểm khởi đầu và kết thúc rõ ràng

Cách tiếp theo để hiểu rõ quy trình là xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc của quy trình. Sai lầm phổ biến nhất khi tạo quy trình là chúng không có điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc rõ ràng. Về mặt trực quan, điều này dẫn đến các mô hình có các hộp ở bên cạnh và không được tích hợp vào bản đồ quy trình.

Vì vậy, hãy tự hỏi bản thân, điều đầu tiên cần xảy ra hoặc hoạt động đầu tiên cần xảy ra là gì và điều gì phải đúng trước khi quá trình có thể bắt đầu? Và sau đó hoạt động cuối cùng xảy ra là gì? Hoặc những tín hiệu nào cho thấy quá trình đã hoàn tất? Điều này tạo ra thùng chứa của bạn, phạm vi của bạn, quy trình này là gì.

• Bước 4: Xác định mục đích của bạn để lập sơ đồ quy trình làm việc

Phần cuối cùng của công việc chuẩn bị là xem xét mục đích tạo bản đồ quy trình này của bạn là gì. Bạn đang cố gắng thể hiện nhiều cơ hội cho một nhóm các bên liên quan cấp cao? Bạn có đang cố gắng thực sự cụ thể và chi tiết với một nhóm các bên liên quan kinh doanh cụ thể không? Đây có phải là thứ cuối cùng sẽ được hiển thị cho nhóm phát triển phần mềm của bạn dưới dạng bối cảnh giải thích lý do tại sao họ thực hiện các yêu cầu hoặc triển khai các yêu cầu, yêu cầu cụ thể không?

Khi bạn hiểu mục đích đó, nó sẽ giúp bạn biết nên đi sâu vào mức độ chi tiết nào bởi vì bạn có thể thực hiện các bản đồ quy trình này ở nhiều mức độ chi tiết khác nhau sẽ mang lại cho bạn một cái nhìn khác về một quy trình hình ảnh thực sự lớn hoặc cụ thể hơn, gần như quy trình cấp thủ tục.

• Bước 5: Liệt kê hoặc vẽ ra một loạt các bước

Bước thứ năm, đó là thực sự vẽ bản đồ quy trình. Những gì chúng ta có ở đây chỉ là một sơ đồ quy trình công việc đơn giản. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng các đường bơi, đây là một kỹ thuật tuyệt vời để làm cho nó thực sự rõ ràng ai đang làm gì.

Bạn sẽ thấy mỗi đường bơi ở đây đều có một vai trò. Người đóng góp, người quản lý truyền thông, người đọc. Điều đó làm cho nó thực sự rõ ràng ai đang làm gì. Nếu bạn không sử dụng đường bơi, thì bạn cần bao gồm sự rõ ràng về việc ai đang làm gì bên trong mỗi hộp này, đó là các bước hoạt động của bạn.

Chỉ cần sử dụng một hộp hình chữ nhật, logic thực sự đơn giản ở đây. Đơn giản, thường là tốt nhất, phức tạp hơn nhiều lần, hình dạng khác nhau, màu sắc khác nhau. Chúng chỉ gây nhầm lẫn cho mô hình của bạn trừ khi bạn rất rõ ràng và có chìa khóa về cách thực hiện chúng và ý nghĩa của chúng. Mỗi bước hoặc mỗi hộp có một bước hoạt động. Đây sẽ là các bước thực tế trong quy trình của bạn.

Kim cương là một viên kim cương quyết định, vì vậy điều này có nghĩa là có nhiều hơn một kết quả từ bước đó. Trong trường hợp này, câu trả lời có dẫn đến một viên kim cương quyết định khác, câu trả lời không dẫn đến một bước cụ thể. Điều đó có thể hữu ích khi có những con đường thay thế thông qua các bước của bạn.

Sau đó, những biểu tượng nhỏ này ở đây thường được sử dụng khi có một số loại tạo tài liệu hoặc phân phối hoặc cập nhật cơ sở dữ liệu. Tài liệu là những gì chúng thường được gọi trong hầu hết các công cụ.

Và sau đó, tất nhiên, bạn có những mũi tên này chạy suốt. Đó là thể hiện dòng chảy và quá trình thực sự chảy như thế nào và nó chảy qua đâu.

Điều cuối cùng là các hộp hoạt động này có các dòng nhỏ trên đó. Đó chỉ là một tiêu chuẩn được sử dụng để thực sự đại diện cho một quy trình con. Điều đó cho phép bạn xem ở chế độ xem cấp cao và cho thấy rằng có nhiều chi tiết hơn đằng sau bước này mà bạn không thấy ở đây.

Khi đó, bạn sẽ có một sơ đồ dòng quy trình riêng hoặc bản đồ quy trình riêng để hiển thị các bước trong các quy trình phụ đó. Nó chỉ cho phép bạn trình bày một số thông tin theo những cách nhất định. Một lần nữa, đó là lý do tại sao việc biết mục đích của bạn lại quan trọng đến vậy. Tại sao bạn tạo bản đồ quy trình này và đối tượng của bạn là ai?

• Bước 6: Tìm kiếm ngoại lệ hoặc quy tắc

Bước tiếp theo của bạn ở đây là tìm kiếm các ngoại lệ hoặc quy tắc. Lúc đầu, bạn có thể lập biểu đồ này, bạn không nên lấy một công cụ lập biểu đồ được tích hợp sẵn, hãy vẽ nó ra giấy. Bởi vì sau đó bạn có thể nói, vâng, có phải bước này luôn diễn ra theo cùng một cách không? Và nếu không, đó là nơi bạn kết thúc với những sơ đồ quyết định hoặc kim cương quyết định này.

Trong trường hợp này, câu hỏi này có thể trả lời được qua một bài đăng trên blog không? Nếu có, chúng tôi gửi bài viết trên blog. Nếu không, chúng tôi làm một cái gì đó khác. Chúng tôi có thể xem xét nó cho một bài viết blog trong tương lai. Bạn muốn tìm kiếm những ngoại lệ và quy tắc đó, đồng thời bạn muốn hỏi các bên liên quan trong doanh nghiệp của mình có phải mọi thứ luôn diễn ra theo cách này không? Điều gì có xu hướng đi sai? Và thêm thông tin đó vào mô hình của bạn.

Thông thường, đó là những trường hợp ngoại lệ và quy tắc và luồng thay thế nơi xảy ra sự nhầm lẫn. Với tư cách là một Business Analyst, bạn có thể mang lại nhiều điều rõ ràng bằng cách tìm ra các quy tắc đó và gợi ý các quy tắc đó từ các bên liên quan của bạn.

• Bước 7: Tạo ra một mô hình quy trình kinh doanh dạng văn bản đi kèm

Đây là bước không bắt buộc nhưng khuyến khích các bạn nên có Dù bản đồ quy trình có thể giúp chúng ta nhanh chóng làm rõ phạm vi tổng thể nhưng chúng thường không đủ chi tiết để hiểu đầy đủ về một quy trình. Và đó là lý do bạn nên có một mô hình dạng văn bản đi kèm.

Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu được thế nào là một bản đồ quy trình kinh doanh và cách tạo ra một mô hình quy trình kinh doanh. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.iiba.org/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp