7 bước để viết một báo cáo phân tích dữ liệu tốt cho Business Analyst

Là một nhà phân tích dữ liệu, bạn có thể phân tích dữ liệu và đạt được kết quả mong muốn. Nhưng đó không phải là tất cả, bạn cần viết một báo cáo phân tích dữ liệu giải thích những phát hiện của mình cho những người khác, khách hàng hoặc đồng nghiệp. Bạn cần nghĩ về đối tượng mục tiêu của mình, họ gần như không có nhiều kiến thức về phân tích dữ liệu như bạn. Vì vậy, báo cáo cần phải đơn giản và đầy đủ thông tin. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó bằng 7 bước.

Business Analyst phải trình bày những phát hiện dữ liệu của mình

1. Xem xét đối tượng của bạn

Bạn đang viết báo cáo của mình cho một đối tượng mục tiêu nhất định và bạn cần ghi nhớ họ khi viết. Tùy thuộc vào mức độ chuyên môn của họ, bạn sẽ cần điều chỉnh báo cáo của mình và đảm bảo báo cáo phù hợp với họ. Vì vậy, trước khi bạn đi xa hơn, hãy tự hỏi bản thân:

Ai sẽ đọc báo cáo này? Họ hiểu chủ đề như thế nào?

Giả sử bạn đang giải thích phương pháp luận bạn đã sử dụng để đưa ra kết luận và tìm dữ liệu được đề cập. Nếu người đọc không quen với những công cụ và phần mềm này, bạn sẽ phải đơn giản hóa nó cho họ và cung cấp các giải thích bổ sung.

Vì vậy, bạn sẽ không viết cùng một loại báo cáo cho một đồng nghiệp đã ở trong nhóm của bạn trong nhiều năm hoặc một khách hàng lần đầu tiên xem phân tích dữ liệu. Dựa trên yếu tố quyết định này, bạn sẽ nghĩ về:

• Ngôn ngữ và từ vựng bạn đang sử dụng
• Chữ viết tắt và mức độ kỹ thuật
• Chiều sâu bạn sẽ đi để giải thích điều gì đó
• Loại hình ảnh bạn sẽ thêm vào

Kiến thức chuyên môn của người đọc quyết định giọng điệu của báo cáo và bạn cần cân nhắc trước khi viết dù chỉ một từ.

2. Soạn thảo các phần

Điều tiếp theo bạn cần làm là tạo bản thảo báo cáo phân tích dữ liệu của mình. Đây chỉ là bản tóm tắt về nội dung báo cáo của bạn sau khi bạn hoàn thành. Nhưng bạn cần một điểm khởi đầu. Vì vậy, hãy nghĩ về các phần bạn sẽ thêm vào và những gì mỗi phần sẽ trình bày. Thông thường, báo cáo của bạn nên được chia thành các phần sau:

• Giới thiệu
• Nội dung (Dữ liệu, Phương pháp, Phân tích, Kết quả)
• Kết luận

Đối với mỗi phần, hãy viết ra một số gạch đầu dòng ngắn về nội dung cần trình bày. Dưới đây, chúng ta sẽ thảo luận kỹ hơn về từng phần.

3. Phát triển nội dung

Phần nội dung báo cáo là phần quan trọng nhất. Bạn cần tổ chức nó thành các mục nhỏ và trình bày tất cả thông tin mà độc giả sẽ quan tâm. Ví dụ:

• Dữ liệu

Giải thích dữ liệu nào bạn đã sử dụng để thực hiện phân tích của mình. Hãy cụ thể và giải thích cách bạn thu thập dữ liệu, mẫu của bạn là gì, công cụ và tài nguyên nào bạn đã sử dụng cũng như cách bạn tổ chức dữ liệu của mình. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu sâu hơn về mẫu dữ liệu của bạn và làm cho báo cáo của bạn chắc chắn hơn.

Ngoài ra, hãy giải thích lý do bạn chọn dữ liệu cụ thể cho mẫu của mình. Ví dụ: bạn có thể nói “Mẫu chỉ bao gồm dữ liệu của những khách hàng có được trong năm 2021, trong thời kỳ cao điểm của đại dịch.”

• Phương pháp

Tiếp theo, bạn cần giải thích những phương pháp bạn đã sử dụng để phân tích dữ liệu. Điều này đơn giản có nghĩa là bạn cần giải thích tại sao và cách bạn chọn các phương pháp cụ thể. Bạn cũng cần giải thích lý do tại sao những phương pháp này phù hợp nhất với mục tiêu đã đặt ra và kết quả bạn đang cố gắng đạt được.

Sao lưu phần phương pháp của bạn với thông tin cơ bản về từng phương pháp hoặc công cụ được sử dụng. Giải thích cách các tài nguyên này thường được sử dụng trong phân tích dữ liệu.

• Phân tích

Sau khi bạn giải thích dữ liệu và phương pháp bạn đã sử dụng, phần tiếp theo này sẽ kết hợp hai phương pháp đó lại với nhau. Phần phân tích cho biết cách bạn đã phân tích dữ liệu cụ thể bằng các phương pháp cụ thể.

Điều này có nghĩa là bạn sẽ hiển thị các tính toán, biểu đồ và phân tích của mình theo từng bước. Thêm mô tả và giải thích từng bước. Cố gắng làm cho nó càng đơn giản càng tốt để ngay cả những độc giả thiếu kinh nghiệm nhất cũng có thể hiểu được từng từ.

• Kết quả

Phần cuối cùng của phần nội dung này có thể được coi là phần quan trọng nhất trong báo cáo của bạn. Hầu hết khách hàng của bạn sẽ đọc phần còn lại của báo cáo để đến phần này. Bởi vì nó sẽ trả lời các câu hỏi mà tất cả các bạn đã nêu ra. Nó chia sẻ các kết quả đã đạt được và cung cấp cho người đọc những phát hiện, sự kiện và bằng chứng mới.

Vì vậy, hãy giải thích và mô tả kết quả bằng cách sử dụng các con số. Sau đó, thêm mô tả bằng văn bản về ý nghĩa của mỗi con số và ý nghĩa của nó đối với toàn bộ phân tích. Tóm tắt kết quả của bạn và hoàn thành báo cáo trên một ghi chú mạnh mẽ.

4. Viết phần giới thiệu

Có vẻ lạ khi viết phần giới thiệu ở cuối nhưng đó lại là cách thông minh nhất. Phần này giải thích ngắn gọn những gì báo cáo sẽ đề cập. Đó là lý do tại sao bạn nên viết nó sau khi viết xong phần Thân bài.

Trong phần giới thiệu của bạn, hãy giải thích:

• Câu hỏi bạn đã nêu ra và trả lời bằng phân tích
• Bối cảnh của phân tích và thông tin cơ bản
• Dàn ý ngắn của báo cáo

Nói một cách đơn giản, bạn đang cho khán giả biết những gì họ mong đợi.

5. Thêm một kết luận ngắn

Phần cuối cùng của bài báo cáo của bạn là một kết luận ngắn gọn. Nó chỉ lặp lại những gì bạn đã mô tả trong Thân bài, nhưng chỉ nêu ra những chi tiết quan trọng nhất.

Nó phải dài dưới một trang và sử dụng ngôn ngữ đơn giản để cung cấp những phát hiện quan trọng nhất. Nó cũng nên bao gồm một đoạn văn về ý nghĩa và tầm quan trọng của những phát hiện đó đối với khách hàng, doanh nghiệp hoặc công ty đã thuê bạn.

6. Thêm các đối tượng trực quan hóa dữ liệu

Bạn có tất cả dữ liệu, con số trong đầu và dễ dàng hiểu được dữ liệu đang nói gì. Tuy nhiên, đối với một người ít kinh nghiệm hơn bạn, đó có thể là một câu đố. Tất cả thông tin mà phân tích dữ liệu của bạn đã tìm thấy có thể tạo ra một mớ hỗn độn trong đầu người đọc.

Vì vậy, bạn nên đơn giản hóa nó bằng cách sử dụng các yếu tố trực quan hóa dữ liệu. Trước tiên, hãy xác định đâu là yếu tố hình ảnh hóa dữ liệu hữu ích và phổ biến nhất mà bạn có thể sử dụng trong báo cáo của mình:

• Đồ thị
• Biểu đồ
• Hình ảnh
• Bảng
• Bản đồ

Có các danh mục phụ cho mỗi yếu tố và bạn nên khám phá tất cả chúng để quyết định điều gì sẽ hoạt động tốt nhất cho trường hợp cụ thể của bạn. Ví dụ bạn sẽ tìm thấy các loại biểu đồ khác nhau như biểu đồ hình tròn, biểu đồ thanh, biểu đồ vùng hoặc biểu đồ hình con nhện.

Đối với mỗi phần tử trực quan hóa dữ liệu, hãy thêm một mô tả ngắn gọn để cho người đọc biết nó chứa thông tin gì. Bạn cũng có thể thêm tiêu đề cho mỗi phần tử và tạo mục lục chỉ cho các phần tử trực quan.

7. Chỉnh sửa trước khi gửi

Tất cả công sức bạn đã đầu tư để viết một báo cáo phân tích dữ liệu tốt có thể trở nên lãng phí nếu bạn không đọc lại và chỉnh sửa. Việc này sẽ giúp bạn loại bỏ những sai sót tiềm ẩn và còn có cái nhìn khách quan khác về báo cáo của bạn.

Đầu tiên, hãy thực hiện phần chỉnh sửa. Nó bao gồm các bước:

• Đọc toàn bộ báo cáo một cách khách quan, giống như bạn đang nhìn thấy nó lần đầu tiên
• Để lại một tâm trí cởi mở cho những thay đổi
• Thêm hoặc bớt thông tin
• Sắp xếp lại các phần
• Tìm những từ tốt hơn để nói điều gì đó

Bạn nên lặp lại giai đoạn chỉnh sửa một vài lần cho đến khi bạn hoàn toàn hài lòng với kết quả. Khi bạn chắc chắn nội dung đã được sắp xếp gọn gàng, bạn có thể chuyển sang giai đoạn rà soát lỗi. Nó bao gồm:

• Tìm và loại bỏ các lỗi ngữ pháp và chính tả
• Suy nghĩ lại các lựa chọn từ vựng
• Cải thiện độ rõ ràng
• Cải thiện khả năng đọc

Bạn có thể sử dụng công cụ rà lỗi trực tuyến để làm mọi thứ nhanh hơn. Nếu bạn thực sự muốn được trợ giúp chuyên nghiệp, Grab My Essay là một lựa chọn tuyệt vời. Các nhà văn chuyên nghiệp của họ có thể chỉnh sửa và viết lại toàn bộ báo cáo của bạn, để đảm bảo rằng nó hoàn hảo trước khi gửi.

Dù bạn chọn làm gì, hãy tự kiểm tra lại hoặc nhờ sự trợ giúp, hãy đảm bảo rằng báo cáo của bạn được tổ chức tốt và hoàn toàn không có lỗi. Mong rằng qua các bước trên đây, bạn đã có thể tự mình viết báo cáo trong vai trò Business Analyst. Đừng quên đón xem các bài viết mới sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo: 
https://www.modernanalyst.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp