5 kỹ thuật khơi gợi yêu cầu các Business Analyst nên dùng trong năm 2023

Có một số nhu cầu về công nghệ hoặc các bên liên quan không được liệt kê chính thức nhưng có tầm quan trọng. Các Business Analyst (BA) phải xác định các điều kiện cần thiết để truy cập dữ liệu thích hợp, đây là lúc các kỹ thuật khơi gợi phát huy tác dụng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ thuật khơi gợi tốt nhất để thu thập thông tin một cách hiệu quả.

Có khá nhiều kỹ thuật khơi gợi yêu cầu trên thị trường

1. Tầm quan trọng của việc đánh giá yêu cầu trong phân tích kinh doanh

Vì điều cần thiết là phải ước tính ngân sách, thời gian và phạm vi của dự án, nên "nêu ra yêu cầu" là một trong những bước phức tạp và khó khăn nhất của quy trình phát triển phần mềm. Do đó, nhiệm vụ chính của BA là đảm bảo rằng quy trình khơi gợi yêu cầu kỹ lưỡng và dễ hiểu.

BA có thể hoạt động như một liên kết giữa các lập trình viên, nhà đầu tư và người tiêu dùng cuối bằng cách đưa các kỹ thuật khơi gợi yêu cầu vào các kỹ thuật phân tích kinh doanh. Điều này hợp lý hóa việc tạo ra các chương trình nhạy cảm với nhu cầu của người dùng.

2. Những kỹ thuật khơi gợi tốt nhất mà các Business Analyst cần biết

Trước khi sử dụng các kỹ thuật khơi gợi yêu cầu, nhóm đánh giá nghiệp vụ nên xem xét các yếu tố như hồ sơ người dùng và cơ cấu tổ chức, bên cạnh các đặc điểm của dự án. Để có được thông tin quan trọng từ các chuyên gia trong lĩnh vực này và các bên liên quan, có một số kỹ thuật khơi gợi yêu cầu, trong đó tốt nhất là như sau:

• Phân tích giao diện

Kỹ thuật đầu tiên là "phân tích giao diện", giúp tìm ra các giao diện trong các ứng dụng và giải pháp nhằm xác định những thông số kỹ thuật cần thiết để đảm bảo các thành phần hoạt động chính xác với nhau hay không.

Nói một cách đơn giản, các yêu cầu chỉ định cách người dùng tương tác với hệ thống, cách chương trình kết nối và cách phần cứng kết nối với ứng dụng đều phải được xác định để hệ thống hoạt động hiệu quả. Có thể nhanh chóng tìm thấy các yêu cầu để tích hợp phần mềm vào một vị trí mới thông qua phân tích giao diện.

• Phỏng vấn

Một phương pháp có cấu trúc để thu thập thông tin từ một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân là thông qua một cuộc phỏng vấn. BA là người thực hiện cuộc phỏng vấn trong trường hợp này.

Phỏng vấn là một trong những kỹ thuật khơi gợi hiệu quả nhất

Phỏng vấn là một cách tiếp cận tuyệt vời để thu thập thông tin cần thiết, vì tương tác trực tiếp với người dùng sẽ cho phép bạn tìm hiểu nhiều hơn là dựa vào bất kỳ phương pháp nào khác. Tại đây, các BA đặt câu hỏi từ các bên liên quan, chuyên gia về chủ đề và người dùng cuối. Sau đó, họ tiến hành một cuộc họp nhóm hoặc phỏng vấn trực tiếp.

Các cuộc phỏng vấn có thể diễn ra trong một khung cảnh bình thường hoặc trang trọng, bất cứ điều gì họ cảm thấy thích. Tuy nhiên, hãy nhớ theo dõi sau cuộc phỏng vấn bằng cách gửi một bản sao các ghi chú phỏng vấn cho người được phỏng vấn để họ có thể xem lại các ghi chú nhằm đảm bảo chúng chính xác.

Thực hiện các cuộc phỏng vấn mang lại cơ hội để kiểm tra và làm rõ các nhu cầu một cách thấu đáo. Điều này rất cần thiết vì bạn phải biết rằng rất khó để đáp ứng các yêu cầu nếu bạn không có kiến thức về kỳ vọng và mục tiêu của các bên liên quan. Vì vậy, xem xét các kỹ thuật khơi gợi như vậy sẽ giúp bạn thực hiện hiệu quả dự án của mình.

• Tạo mẫu

Tạo mẫu là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của quá trình khơi gợi yêu cầu. Nó cho phép chủ doanh nghiệp và người dùng cuối trực quan hóa các mô hình ứng dụng thực tế trước khi chúng được phát triển. Ngoài ra, nguyên mẫu giúp tạo phản hồi sớm, thúc đẩy sự tham gia của các bên liên quan trong việc khơi gợi yêu cầu.

BA nên cân nhắc sử dụng PPT Templates Free Download để hiển thị kiến thức về nguyên mẫu của bạn. Sử dụng các trang trình bày đồ họa thông tin sẽ cho phép bạn trình bày dữ liệu một cách đơn giản nhưng hấp dẫn, giúp các bên liên quan kết nối hiệu quả với những gì bạn nói.

Bạn có thể bắt đầu một cuộc tranh luận bằng cách đăng một nguyên mẫu. Nguyên mẫu có thể được sử dụng làm người bắt đầu cuộc trò chuyện. Nguyên mẫu có thể được sử dụng với các nhóm tập trung, phỏng vấn hoặc cả hai.

Những nguyên mẫu này hỗ trợ các bên liên quan thấy được hoạt động của hệ thống vào thời điểm thích hợp. Ngoài ra, nó còn giúp các BA có thể phát hiện ra những lỗ hổng và vấn đề có trong phần mềm trước khi sản phẩm trở nên hoàn thiện. Làm như vậy sẽ cho phép bạn giới thiệu sản phẩm tốt nhất cho người dùng.

• Phân tích các bên liên quan

Ngoài các kỹ thuật gợi ý đã thảo luận ở trên, hãy cân nhắc tiến hành phân tích các bên liên quan. Các chuyên gia trong ngành phải biết rằng đó không chỉ là về người dùng hiện tại mà bất kỳ cá nhân nào có khả năng bị ảnh hưởng bởi dự án cũng có thể được xem là một bên liên quan.

Mẫu Phân tích các bên liên quan được thực hiện bằng cách sử dụng mẫu PowerPoint của SlideModel

Họ có thể là người dùng cuối, khách hàng, nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng, quản lý, giảng viên, nhà tài trợ dự án, cơ quan quản lý, chuyên gia về miền chủ đề và nhân viên hỗ trợ vận hành. Các bên liên quan của hệ thống được xác định bằng cách sử dụng quy trình gọi là phân tích các bên liên quan.

• Hội thảo

Đối với các dự án phức tạp, có nhiều bên liên quan, hội thảo là một trong những kỹ thuật khai thác tài nguyên hiệu quả nhất.

Người dùng và các bên liên quan tham gia vào việc xác định nhu cầu trong các hội thảo như vậy. Sắp xếp một hội thảo có lẽ là phương pháp có tổ chức nhất để thu thập thông tin, vì mọi người ở một nơi làm cho quy trình được sắp xếp hợp lý. Ngoài ra, có tất cả các thông tin liên quan sẽ cho phép bạn xác định và ưu tiên các yêu cầu của hệ thống một cách phù hợp.

Hơn nữa, bạn có thể khiến tất cả các bên giải quyết xung đột, thúc đẩy giao tiếp mạnh mẽ và hiểu biết lẫn nhau giữa các bên liên quan và nhóm dự án để mang lại kết quả tốt.

Bạn có thể tìm thấy nhiều kỹ thuật khơi gợi khác và hãy nhớ rằng mỗi kỹ thuật sẽ phát huy thế mạnh trong các dự án khác nhau. Trong vai trò Business Analyst, bạn phải tìm ra những kỹ thuật khơi gợi nào sẽ hoạt động tốt cho các dự án của bạn. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.modernanalyst.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp